Assistant de Gestion Administrative (h/f)
Offre n° O062241205000326
Publiée le 05/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
13 Rue Joliot Curie, Longuenesse (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
04/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
TB+NBI+RI+CNAS+Tickets restaurant
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la cheffe de pôle, l'assistant(e) recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste la responsable dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service
Missions / conditions d'exercice
Traitement des dossiers et saisie de documents
. Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
. Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.
. Saisir des documents de formes et de contenus divers.
. Gérer et actualiser une base d'information.
. Rechercher des informations, notamment réglementaire.
. Vérifier la validité des informations traitées.
. Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion.
. Rédiger des documents administratifs.
. Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires.
. Enregistrer ou saisir des données informatiques.
. Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.
Accueil physique et téléphonique du public
. Recevoir et orienter les demandes.
. Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages.
. Rechercher et diffuser des informations.
. Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité.
. Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent.
. Conseiller les usagers et agents sur les procédures.
. Rédiger les notes synthétiques.
. Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
. Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers.
. Photocopier et assembler des documents.
. Trier, classer et archiver des documents.
. Synthétiser et présenter des informations.
. Rechercher et diffuser des informations.
. Préparer les dossiers pour les instances.
. Identifier les sources de documentation.
Planification et suivi
. Renseigner des tableaux de suivi des activités du service.
. Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.).
. Utiliser des logiciels et des progiciels.
. Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
. Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.
. Saisir des documents de formes et de contenus divers.
. Gérer et actualiser une base d'information.
. Rechercher des informations, notamment réglementaire.
. Vérifier la validité des informations traitées.
. Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion.
. Rédiger des documents administratifs.
. Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires.
. Enregistrer ou saisir des données informatiques.
. Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.
Accueil physique et téléphonique du public
. Recevoir et orienter les demandes.
. Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages.
. Rechercher et diffuser des informations.
. Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité.
. Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent.
. Conseiller les usagers et agents sur les procédures.
. Rédiger les notes synthétiques.
. Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
. Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers.
. Photocopier et assembler des documents.
. Trier, classer et archiver des documents.
. Synthétiser et présenter des informations.
. Rechercher et diffuser des informations.
. Préparer les dossiers pour les instances.
. Identifier les sources de documentation.
Planification et suivi
. Renseigner des tableaux de suivi des activités du service.
. Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.).
. Utiliser des logiciels et des progiciels.
Profils recherchés
– Compétences techniques :
• Maîtrise des outils informatiques, maîtrise expression écrite et orale, connaissance des législations, sens de l'organisation.
• Traitement des dossiers et saisie de documents.
• Accueil physique et téléphonique du public.
• Gestion de l'information, classement et archivage de documents.
• Planification et suivi
– Compétences relationnelles :
• Prise d'initiative, réactivité, gestion de l'urgence, accueil du public et gérer les situations difficiles à l'accueil.
• Maîtrise des outils informatiques, maîtrise expression écrite et orale, connaissance des législations, sens de l'organisation.
• Traitement des dossiers et saisie de documents.
• Accueil physique et téléphonique du public.
• Gestion de l'information, classement et archivage de documents.
• Planification et suivi
– Compétences relationnelles :
• Prise d'initiative, réactivité, gestion de l'urgence, accueil du public et gérer les situations difficiles à l'accueil.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Adresser CV et lettre de motivation de préférence par mail
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.