ASSISTANT ADMINISTRATIF
Offre n° O061250313000402
Publiée le 13/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place foch - cs 50362, Alençon (Orne)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
13/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Mission du poste : Assurer l’accueil et le secrétariat de la direction Cadre de Vie
Rattachement hiérarchique : Rattaché(e) au Directeur Cadre de Vie
Temps de travail : 38h30mn par semaine avec 25 CP et 21 RTT – Eligible au télétravail.
Action sociale : Participation à la mutuelle – Adhésion au CNAS (Comité National d’Action Sociale) – Amicale du personnel
Contraintes particulières liées au poste :
Rattachement hiérarchique : Rattaché(e) au Directeur Cadre de Vie
Temps de travail : 38h30mn par semaine avec 25 CP et 21 RTT – Eligible au télétravail.
Action sociale : Participation à la mutuelle – Adhésion au CNAS (Comité National d’Action Sociale) – Amicale du personnel
Contraintes particulières liées au poste :
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat
- Assurer l’accueil téléphonique,
- Assurer l’accueil physique des personnels du Service,
- Gérer les agendas de la Direction,
- Mettre en forme et rédiger tous types de courriers pour le compte du Responsable et de l’ensemble du Service,
- Rédiger des rapports, comptes rendus de réunions, notes,
- Suivre les délibérations,
- Assurer la constitution, le suivi administratif et le classement des dossiers (marchés publics, commande de produits, consultation des fournisseurs…),
- Centraliser les commandes de fleurissement pour le Centre Horticole
- Préparer les évènements organisés par le Service Espaces Verts (Jardins Familiaux et Décoration florale, RDV aux jardins…).
Gestion administrative des agents :
- Assurer le suivi des agents : congés, absences, arrêts maladie, accidents de travail : transmission des informations au Département des Ressources Humaines,
- Etablir les tableaux de bord de suivi de l’absentéisme,
- Transmettre aux agents toutes demandes relatives à leur quotidienneté (fiches travaux, vêtements, réservation de véhicules, ordres de mission…),
- Transmettre diverses demandes des agents du service aux autres services ou départements,
- Gérer les stagiaires école (affectations dans les différents secteurs).
- Réaliser des bons de commande et réaliser le suivi et mandatement en l’absence de la personne en charge de la comptabilité.
- Travailler également en transversalité avec le Service Déchets et Propreté sur le poste secrétariat accueil
- Assurer l’accueil téléphonique,
- Assurer l’accueil physique des personnels du Service,
- Gérer les agendas de la Direction,
- Mettre en forme et rédiger tous types de courriers pour le compte du Responsable et de l’ensemble du Service,
- Rédiger des rapports, comptes rendus de réunions, notes,
- Suivre les délibérations,
- Assurer la constitution, le suivi administratif et le classement des dossiers (marchés publics, commande de produits, consultation des fournisseurs…),
- Centraliser les commandes de fleurissement pour le Centre Horticole
- Préparer les évènements organisés par le Service Espaces Verts (Jardins Familiaux et Décoration florale, RDV aux jardins…).
Gestion administrative des agents :
- Assurer le suivi des agents : congés, absences, arrêts maladie, accidents de travail : transmission des informations au Département des Ressources Humaines,
- Etablir les tableaux de bord de suivi de l’absentéisme,
- Transmettre aux agents toutes demandes relatives à leur quotidienneté (fiches travaux, vêtements, réservation de véhicules, ordres de mission…),
- Transmettre diverses demandes des agents du service aux autres services ou départements,
- Gérer les stagiaires école (affectations dans les différents secteurs).
- Réaliser des bons de commande et réaliser le suivi et mandatement en l’absence de la personne en charge de la comptabilité.
- Travailler également en transversalité avec le Service Déchets et Propreté sur le poste secrétariat accueil
Profils recherchés
Formation :
Bac pro secrétariat ou équivalent
Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques et des techniques administratives
Notions de comptabilité publique,
Maîtrise des logiciels métiers : courrier (Logico), gestion des congés (Astre), délibérations (Kdelib), urbanisme(Gnau).
Aptitudes personnelles :
Bon relationnel,
Sens du travail en équipe,
Bonne organisation,
Savoir évaluer l'urgence de la demande,
Discrétion.
Bac pro secrétariat ou équivalent
Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques et des techniques administratives
Notions de comptabilité publique,
Maîtrise des logiciels métiers : courrier (Logico), gestion des congés (Astre), délibérations (Kdelib), urbanisme(Gnau).
Aptitudes personnelles :
Bon relationnel,
Sens du travail en équipe,
Bonne organisation,
Savoir évaluer l'urgence de la demande,
Discrétion.
Contact et modalités de candidature
Contact
0233324120
Informations complémentaires
Les candidatures accompagnées, d’une lettre de motivation et d’un CV, sont à adresser au plus tard le : 13 avril 2025
Merci de bien vouloir rappeler sur votre courrier la référence de l’offre d’emploi suivante : 25/2025.
Soit par courrier à l’attention de :
Monsieur le Président de la Communauté Urbaine d’Alençon
Département des Ressources Humaines
CS 50362 – Place Foch
61014 Alençon Cedex
Soit par mail à l’attention de :
courrier@ville-alencon.fr
Pour tout renseignement contacter le service Recrutement & Formation au 02.33.32.41.20.
Merci de bien vouloir rappeler sur votre courrier la référence de l’offre d’emploi suivante : 25/2025.
Soit par courrier à l’attention de :
Monsieur le Président de la Communauté Urbaine d’Alençon
Département des Ressources Humaines
CS 50362 – Place Foch
61014 Alençon Cedex
Soit par mail à l’attention de :
courrier@ville-alencon.fr
Pour tout renseignement contacter le service Recrutement & Formation au 02.33.32.41.20.
Adresse de l'employeur
Communauté Urbaine d'Alençon
>Place foch - cs 50362
61014 Alencon cedex
>Place foch - cs 50362
61014 Alencon cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.