 Organisation de l’activité administrative de la direction

 Gérer le standard téléphonique du CTM (centre technique municipal) et la messagerie
 Gérer le courrier et le diffuser
 Organiser et suivre l’agenda et les prises de rendez-vous du directeur, rappeler des informations importantes et transmission des informations, assurer l’accueil physique et/ou téléphonique
 Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
 Elaborer et rédiger de documents divers sur demande du Directeur (courriers, mails, rapports, compte-rendus, relevés de décisions...), les reproduire et les diffuser
 Organiser et planifier des réunions.
 Traiter le courrier et suivre la circulation des parapheurs.
 Tenir à jour de fichiers (tableaux de bord)
 Création de procédures à la demande du Directeur
 Classer et archiver les documents, les dossiers
 Saisir les bons de commandes en cas d’absence de l’assistant de gestion, et les transmettre aux entreprises

 Organisation de l’activité administrative des responsables de services de la Direction des Services Techniques
 Elaborer et rédiger de documents divers (courriers, compte-rendu, relevés de décisions...), les re-produire et les diffuser
 Accompagner les responsables de service dans l’élaboration de dossiers spécifiques, cahiers des charges
 Organiser et planifier des réunions.
 Traiter le courrier et le suivi de la circulation des parapheurs
 Réaliser les tableaux de suivi des heures des agents selon les besoins
 Accompagner dans la gestion des devis (demande – transmission – validation…) selon les besoins

 Organisation de l’activité administrative en lien avec les autres directions
 Enregistrer et diffuser des DICT
 Elaborer et suivre les renouvellements des conventions relatives à la mise à disposition des locaux associatifs, des jardins ouvriers et des terrains
 Convoquer les diverses commissions
 Gérer de la réservation de la salle de réunion du CTM
 Gérer les heures complémentaires des agents et diffuser au service RH
 Suivre les congés des agents des services techniques
 Réaliser les décisions et les mémoires
 Gérer les ouvertures et fermetures compteurs eau, électricité… en collaboration avec les services
 Service mobilité
 Accompagner le Directeur dans la préparation et le suivi budgétaire du service mobilité
 Gérer les bons de commandes du service Mobilité
 Vérifier et saisir des factures du service Mobilité
 Accompagner administrativement les agents d’accueils de la maison de la mobilité
 Traiter les demandes de remboursement et/ou exonération relatives au versement mobilité et faire suivre les demandes d’exonération au versement mobilité aux agents concernés pour prise de décision en conseil communautaire
 Réaliser la Déclaration TICP
 Effectuer les facturations diverses et réalisation de mémoires (services, organismes et établissements divers pour des transports) MOB