ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F
Offre n° O061241009000797
Publiée le 09/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place foch - cs 50362, Alençon (Orne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Effectuer des tâches de secrétariat et d’assistance du service Action Cœur de Ville – Programmation & Conduite Opérationnelle (ACV – PCO) ainsi que le secrétariat polyvalent pour l’ensemble des services du Département, en complément des affectations prioritaires.
Rattachement hiérarchique : Rattaché(e) à la Responsable du service Cœur de Ville – Programmation & Conduite Opérationnelle
Temps de travail : 38h30mn par semaine avec 25 CP et 21 RTT – Eligible au télétravail.
Action sociale : Participation à la mutuelle – Adhésion au CNAS (Comité National d’Action Sociale) – Amicale du personnel.
Contraintes particulières liées au poste : Secret professionnel
Rattachement hiérarchique : Rattaché(e) à la Responsable du service Cœur de Ville – Programmation & Conduite Opérationnelle
Temps de travail : 38h30mn par semaine avec 25 CP et 21 RTT – Eligible au télétravail.
Action sociale : Participation à la mutuelle – Adhésion au CNAS (Comité National d’Action Sociale) – Amicale du personnel.
Contraintes particulières liées au poste : Secret professionnel
Missions / conditions d'exercice
Missions générales :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique : assurer le premier contact, déterminer le suivi adapté, transmettre à la cheffe de service et aux chargés de missions du service ;
- Préparer et suivre les rapports et délibérations sur le logiciel KDélib et en assurer le suivi,
- Assurer la gestion des courriers et notes du service : mettre en forme, relecture, suivre le processus de validation ;
- Participer et être force de proposition pour l’organisation du service (boîte à outils, fiche de procédure, tableau de suivi, arborescence…) ;
- Etre l’appui logistique pour l’organisation des évènements et de réunion : gestion des agendas, prise de rdv, réservation de salle, catering, installation des salles, distribution affiches et flyer, ordre de mission, inscription aux évènements, …
- Participer au suivi budgétaire du service.
Missions relatives à la revitalisation des commerces du cœur de ville :
- Assurer le suivi administratif et financier des subventions de l’Aide aux commerçants (15 mandatement env/mois), mise à jour du tableau de suivi des versements, gestion des conventions pour chaque bénéficiaire, organisation du comité de sélection;
- Assurer le suivi de la facturation liée aux animations et prestations de service (environ 10/an)
- Assurer le suivi de la subvention versée à l’association de commerçants
Missions relatives au pilotage et conduite opérationnelle de projet d’aménagement urbain ou de réhabilitation :
- Assurer la gestion administrative des marchés (logiciel MARCO) et de la facturation ;
- Suivre les conventions de mandat avec la SPL d’Alençon (Société Publique Locale)
Missions relatives à l’amélioration de l’habitat
- Suivre le Dispositif OPAH (Opération Programmée d’Amélioration de l’Habitat) & OPAH-RU (Renouvellement Urbain) : Suivi des dossiers de demande de subvention en lien avec l’animateur, organisation du comité d’attribution, engagement et versement des subventions (environ 25 par mois), tableau de suivi, coordination avec les autorisations d’urbanisme ;
- Suivre le marché de suivi animation : paiement des factures et nouveau marché à lancer fin 2024 à l’échelle de la Ville et de la CUA
Missions du secrétariat polyvalent du Département :
- Accueillir le public et assure l’orientation et une première information
- Assurer le secrétariat polyvalent des services du département, en complémentarité d’horaire et de mission des autres secrétariats ;
- Enregistrer administrativement les demandes concernant les services du Département
- Participer aux tâches d’instruction, de classement et de fonctionnement administratif.
- Assurer l’accueil téléphonique et physique : assurer le premier contact, déterminer le suivi adapté, transmettre à la cheffe de service et aux chargés de missions du service ;
- Préparer et suivre les rapports et délibérations sur le logiciel KDélib et en assurer le suivi,
- Assurer la gestion des courriers et notes du service : mettre en forme, relecture, suivre le processus de validation ;
- Participer et être force de proposition pour l’organisation du service (boîte à outils, fiche de procédure, tableau de suivi, arborescence…) ;
- Etre l’appui logistique pour l’organisation des évènements et de réunion : gestion des agendas, prise de rdv, réservation de salle, catering, installation des salles, distribution affiches et flyer, ordre de mission, inscription aux évènements, …
- Participer au suivi budgétaire du service.
Missions relatives à la revitalisation des commerces du cœur de ville :
- Assurer le suivi administratif et financier des subventions de l’Aide aux commerçants (15 mandatement env/mois), mise à jour du tableau de suivi des versements, gestion des conventions pour chaque bénéficiaire, organisation du comité de sélection;
- Assurer le suivi de la facturation liée aux animations et prestations de service (environ 10/an)
- Assurer le suivi de la subvention versée à l’association de commerçants
Missions relatives au pilotage et conduite opérationnelle de projet d’aménagement urbain ou de réhabilitation :
- Assurer la gestion administrative des marchés (logiciel MARCO) et de la facturation ;
- Suivre les conventions de mandat avec la SPL d’Alençon (Société Publique Locale)
Missions relatives à l’amélioration de l’habitat
- Suivre le Dispositif OPAH (Opération Programmée d’Amélioration de l’Habitat) & OPAH-RU (Renouvellement Urbain) : Suivi des dossiers de demande de subvention en lien avec l’animateur, organisation du comité d’attribution, engagement et versement des subventions (environ 25 par mois), tableau de suivi, coordination avec les autorisations d’urbanisme ;
- Suivre le marché de suivi animation : paiement des factures et nouveau marché à lancer fin 2024 à l’échelle de la Ville et de la CUA
Missions du secrétariat polyvalent du Département :
- Accueillir le public et assure l’orientation et une première information
- Assurer le secrétariat polyvalent des services du département, en complémentarité d’horaire et de mission des autres secrétariats ;
- Enregistrer administrativement les demandes concernant les services du Département
- Participer aux tâches d’instruction, de classement et de fonctionnement administratif.
Profils recherchés
Formation :
Bac secrétariat bureautique ou équivalent
Compétences techniques :
Maîtrise des outils informatiques : Word – Excel – Logiciel pour les délibérations (Gedélib) – Outlook –– Logiciel courrier – Oxalis – Logiciel pour les marchés publics (Marco)
Capacités rédactionnelles
Connaissance des Marchés publics, comptabilité, environnement des collectivités
Aptitudes personnelles :
Aptitude à l’accueil du public et au travail en équipe,
Polyvalence
Qualités relationnelles indispensables –
Bonne organisation - Respect des délais –
Confidentialité des données privées et dossiers publics
Bac secrétariat bureautique ou équivalent
Compétences techniques :
Maîtrise des outils informatiques : Word – Excel – Logiciel pour les délibérations (Gedélib) – Outlook –– Logiciel courrier – Oxalis – Logiciel pour les marchés publics (Marco)
Capacités rédactionnelles
Connaissance des Marchés publics, comptabilité, environnement des collectivités
Aptitudes personnelles :
Aptitude à l’accueil du public et au travail en équipe,
Polyvalence
Qualités relationnelles indispensables –
Bonne organisation - Respect des délais –
Confidentialité des données privées et dossiers publics
Contact et modalités de candidature
Contact
0233324120
Informations complémentaires
Les candidatures accompagnées, d’une lettre de motivation et d’un CV, sont à adresser au plus tard le : 9 novembre 2024
Merci de bien vouloir rappeler sur votre courrier la référence de l’offre d’emploi suivante : 146/2024.
Soit par courrier à l’attention de :
Monsieur le Président de la Communauté Urbaine d’Alençon
Direction des Ressources Humaines
CS 50362 – Place Foch
61014 Alençon Cedex
Soit par mail à l’attention de :
courrier@ville-alencon.fr
Pour tout renseignement contacter le service Recrutement & Formation au 02.33.32.40.30.
Merci de bien vouloir rappeler sur votre courrier la référence de l’offre d’emploi suivante : 146/2024.
Soit par courrier à l’attention de :
Monsieur le Président de la Communauté Urbaine d’Alençon
Direction des Ressources Humaines
CS 50362 – Place Foch
61014 Alençon Cedex
Soit par mail à l’attention de :
courrier@ville-alencon.fr
Pour tout renseignement contacter le service Recrutement & Formation au 02.33.32.40.30.
Adresse de l'employeur
Communauté Urbaine d'Alençon
>Place foch - cs 50362
61014 Alencon cedex
>Place foch - cs 50362
61014 Alencon cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.