Chargé(e) d’accueil / Assistant(e) de Gestion Administrative Polyvalent(e)
Offre n° O060241119001614
Publiée le 19/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
21 rue jules ferry, Fitz-James (Oise)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
18/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Traitement Indiciaire + IFSE + CIA + Participation mutuelle santé + Prime annuelle
Descriptif de l'emploi
La Mairie de Fitz-James recrute un(e) Chargé(e) d’accueil / Assistant(e) de Gestion Administrative Polyvalent(e) placé(e) sous la responsabilité de la Secrétaire Générale de Mairie.
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL / SECRÉTARIAT (en binôme) :
- Accueil physique et téléphonique et renseignement de la population (3 jours par semaine)
- Assurer l’accueil physique et téléphonique (support logiciel « Périscoweb »)
- Gestion des plannings des salles / Tenue et gestion des régies (salles + restauration scolaire)
- Divers travaux de secrétariat et de classement
- Rédaction et suivi des courriers (via Excel)
- Réception du courrier reçu, tri, distribution et suivi
- Rédaction de courriers, notes et comptes rendus en cas de besoin
- Organisation / Préparation / gestion / Suivi de réunions (en lien avec les missions)
ETAT-CIVIL (en binôme) :
- Gestion des formalités administratives et délivrance de documents administratifs dans les domaines suivants : état civil, citoyenneté, élections, affaires funéraires, recensement militaire, légalisation de signature, remise de documents administratifs…
- Mise à jour des données sur le logiciel population
- Enregistrement et rédaction des actes, suivi et gestion des dossiers Etat-Civil dans le respect de la légalité et des délais réglementaires.
COMMUNICATION :
- Préparation et gestion des commémorations / Vœux
- Gestion et suivi des outils de communication de la collectivité (Bulletin Municipal, Newsletter, site internet, Réseaux, etc.)
COMPTABILITÉ (en binôme) :
- Réception, vérification, traitement, imputation et classement des pièces comptables
- Saisie des engagements, des bons de commande, des mandatements et des titres
- Gestion et suivi des commandes générales (fournitures administrative / scolaire)
- Accueil physique et téléphonique et renseignement de la population (3 jours par semaine)
- Assurer l’accueil physique et téléphonique (support logiciel « Périscoweb »)
- Gestion des plannings des salles / Tenue et gestion des régies (salles + restauration scolaire)
- Divers travaux de secrétariat et de classement
- Rédaction et suivi des courriers (via Excel)
- Réception du courrier reçu, tri, distribution et suivi
- Rédaction de courriers, notes et comptes rendus en cas de besoin
- Organisation / Préparation / gestion / Suivi de réunions (en lien avec les missions)
ETAT-CIVIL (en binôme) :
- Gestion des formalités administratives et délivrance de documents administratifs dans les domaines suivants : état civil, citoyenneté, élections, affaires funéraires, recensement militaire, légalisation de signature, remise de documents administratifs…
- Mise à jour des données sur le logiciel population
- Enregistrement et rédaction des actes, suivi et gestion des dossiers Etat-Civil dans le respect de la légalité et des délais réglementaires.
COMMUNICATION :
- Préparation et gestion des commémorations / Vœux
- Gestion et suivi des outils de communication de la collectivité (Bulletin Municipal, Newsletter, site internet, Réseaux, etc.)
COMPTABILITÉ (en binôme) :
- Réception, vérification, traitement, imputation et classement des pièces comptables
- Saisie des engagements, des bons de commande, des mandatements et des titres
- Gestion et suivi des commandes générales (fournitures administrative / scolaire)
Profils recherchés
SAVOIRS :
- Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale et du fonctionnement des collectivités locales
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel...) et informatiques
- Capacité à se former
- Connaissances des Finances Publiques
- Maîtrise des techniques de communication et de l'information
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Réactivité, notamment dans le cadre de situations d'urgence
- Polyvalence du fait de l'exercice de missions très variées
- Sens des priorités et des responsabilités
- Disponibilité
- Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Sens du travail en équipe
- Être autonome au quotidien dans l’organisation du travail mais savoir se référer à l’autorité…
- Respect des consignes
- Sens aigu du service public
SAVOIRS SOCIO-PROFESSIONNELS :
- Notions d'organisation et de gestion de son temps de travail
- Maîtrise des techniques de secrétariat et assistance
- Parfaite maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, qualités rédactionnelles
- Savoir intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
- Bonne expression orale et écrite
- Connaissance et application de règlements administratifs (veille juridique / règlementaire)
Expérience sur poste similaire appréciée
- Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale et du fonctionnement des collectivités locales
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel...) et informatiques
- Capacité à se former
- Connaissances des Finances Publiques
- Maîtrise des techniques de communication et de l'information
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Réactivité, notamment dans le cadre de situations d'urgence
- Polyvalence du fait de l'exercice de missions très variées
- Sens des priorités et des responsabilités
- Disponibilité
- Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Sens du travail en équipe
- Être autonome au quotidien dans l’organisation du travail mais savoir se référer à l’autorité…
- Respect des consignes
- Sens aigu du service public
SAVOIRS SOCIO-PROFESSIONNELS :
- Notions d'organisation et de gestion de son temps de travail
- Maîtrise des techniques de secrétariat et assistance
- Parfaite maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, qualités rédactionnelles
- Savoir intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
- Bonne expression orale et écrite
- Connaissance et application de règlements administratifs (veille juridique / règlementaire)
Expérience sur poste similaire appréciée
Contact et modalités de candidature
Contact
0344682001
Informations complémentaires
Recrutement par voie statutaire.
Candidatures (CV + lettre de motivation) à adresser à :
Monsieur le Maire de Fitz-James
Service des Ressources Humaines
21 rue Jules Ferry
60600 Fitz-James
Candidatures (CV + lettre de motivation) à adresser à :
Monsieur le Maire de Fitz-James
Service des Ressources Humaines
21 rue Jules Ferry
60600 Fitz-James
Adresse de l'employeur
FITZ JAMES
>21 rue jules ferry
60600 Fitz james
>21 rue jules ferry
60600 Fitz james
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.