Assistant administratif
Offre n° O059250104000013
Publiée le 10/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- 9 rue Pellart - BP 589, Roubaix (Nord)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Vous serez placé.e sous l’autorité hiérarchique de la Directrice de l'Accueil, du Suivi Social et de l'Insertion, au sein d’une équipe de 47 personnes, et en lien avec deux Agentes de gestion administrative.
Missions / conditions d'exercice
- Assister la Directrice du service et faire le lien avec les différents Responsables :
- Gérer l’agenda de la Directrice,
- Prioriser les sollicitations et interpeller efficacement la Directrice D.A.S.S.I. et/ou les Responsables de pôle,
- Identifier et transmettre toute information utile à la Directrice et/ou les Responsables de pôle,
- Assurer l’accueil téléphonique de la Direction de la D.A.S.S.I. :
- Recevoir, filtrer, transcrire les messages, renseigner et réorienter les interlocuteurs si nécessaire,
- Analyser leurs requêtes et relayer autant que possible vers l’interlocuteur compétent,
- Réaliser, mettre en forme des travaux de bureautique, rédiger des courriers, courriels et documents divers :
- Mettre en forme tous types de courriers, réaliser des comptes rendus à partir de notes manuscrites prises par la Directrice et/ou les Responsables de pôles,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers de la Directrice et assurer la coordination du classement de la Direction,
- Etre Référent.e ressources humaines pour la Direction :
- Assurer la gestion des horaires variables, des congés, des ordres de mission,
- Assurer l’interface avec le service R.H.,
- Suppléer les 2 Agentes de gestion administrative sur certaines missions en cas d’absence.
Rythme de travail : mardi au samedi midi – 36h30/semaine.
- Gérer l’agenda de la Directrice,
- Prioriser les sollicitations et interpeller efficacement la Directrice D.A.S.S.I. et/ou les Responsables de pôle,
- Identifier et transmettre toute information utile à la Directrice et/ou les Responsables de pôle,
- Assurer l’accueil téléphonique de la Direction de la D.A.S.S.I. :
- Recevoir, filtrer, transcrire les messages, renseigner et réorienter les interlocuteurs si nécessaire,
- Analyser leurs requêtes et relayer autant que possible vers l’interlocuteur compétent,
- Réaliser, mettre en forme des travaux de bureautique, rédiger des courriers, courriels et documents divers :
- Mettre en forme tous types de courriers, réaliser des comptes rendus à partir de notes manuscrites prises par la Directrice et/ou les Responsables de pôles,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers de la Directrice et assurer la coordination du classement de la Direction,
- Etre Référent.e ressources humaines pour la Direction :
- Assurer la gestion des horaires variables, des congés, des ordres de mission,
- Assurer l’interface avec le service R.H.,
- Suppléer les 2 Agentes de gestion administrative sur certaines missions en cas d’absence.
Rythme de travail : mardi au samedi midi – 36h30/semaine.
Profils recherchés
- Connaissance de l’environnement institutionnel,
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
- Bonne connaissance et maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), goût pour les nouvelles technologies,
- Maîtrise des procédures administratives,
- Maîtrise des techniques d’accueil,
- Capacité d’organisation et de méthode, rigueur,
- Capacité d’adaptation et à faire face à l’urgence,
- Gestion du stress, respect des délais,
- Esprit d’équipe et capacité à travailler en transversalité,
- Sens du service public,
- Sens de la discrétion et de la confidentialité indispensable.
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
- Bonne connaissance et maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), goût pour les nouvelles technologies,
- Maîtrise des procédures administratives,
- Maîtrise des techniques d’accueil,
- Capacité d’organisation et de méthode, rigueur,
- Capacité d’adaptation et à faire face à l’urgence,
- Gestion du stress, respect des délais,
- Esprit d’équipe et capacité à travailler en transversalité,
- Sens du service public,
- Sens de la discrétion et de la confidentialité indispensable.
Contact et modalités de candidature
Contact
0320815757
Informations complémentaires
Envoyer lettre de motivation et C.V.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.