Gestionnaire administratif assistance et logistique H/F
Offre n° O059241230000904
Publiée le 30/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Quai de Goole, Dunkerque (Nord)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
02/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La direction des bâtiments, forte d’un patrimoine bâti de plus de 800 constructions municipales et communautaires, est en charge de la coordination d’opérations de construction et des travaux de maintenance du patrimoine bâtimentaire.
Dans ce contexte, rejoignez l’unité de coordination des ressources en tant que Gestionnaire administratif assistance et logistique, poste clé pour garantir la réactivité et la fiabilité de l’équipe ressources au bénéfice de toute la Direction
Dans ce contexte, rejoignez l’unité de coordination des ressources en tant que Gestionnaire administratif assistance et logistique, poste clé pour garantir la réactivité et la fiabilité de l’équipe ressources au bénéfice de toute la Direction
Missions / conditions d'exercice
Vos missions :
Le/la Gestionnaire administratif assistance et logistique assure la gestion et le suivi administratif de dossiers inhérents à un domaine d’activité donné, en appliquant les procédures et règles définies.
• Organiser la vie professionnelle ainsi que les moyens et ressources
Vous organisez la gestion logistique de la direction : fournitures, commandes spécifiques, EPI, téléphonie, informatique, bibliothèque, …
Vous alimentez et fiabilisez les outils de suivi de la Direction
Vous centralisez et gérez les demandes de stage en lien avec la direction jeunesse et relations internationales
Vous assistez les cadres dans leurs activités quotidiennes ; dans l’exécution et le suivi de dossiers thématiques
Vous organisez et planifiez les rendez-vous, réunions, et assurez la logistique nécessaire (réservation de salles, de matériel et communication)
Vous accompagnez la gestion du courrier entrant et sortant de la Direction (traitement papier et/ou informatique) et le suivi des parapheurs (internes ou externes) via les outils et logiciels dédiés (tableaux de bord et Élise)
Vous prenez des notes et mettez en forme tous types de documents
• Assurer la gestion administrative des dossiers et participer à l’organisation des activités du service
Vous contribuez à la qualité de vie au travail en assurant la gestion quotidienne de missions RH décentralisées pour toute la Direction des Bâtiments, 120 agents répartis entre le quai de goole et la régie au CTM (plannings, gestion des absences, congés exceptionnels, etc.)
Vous assurez la saisie des éléments dans les progiciels RH dédiés
Vous veillez à l’application des règles et procédures internes
Vous contribuez à la mise en œuvre du plan de formation et à toute la logistique afférente
Vous participez à l’élaboration et à la mise en œuvre de modes opératoires ainsi qu’à l’organisation d’une gestion administrative centralisée
Vous contribuez à la mise en place d’indicateurs de gestion administrative
Vous assurez une polyvalence, la continuité des missions de l’équipe administrative de la Direction
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
Vous assurez l’accueil physique et téléphonique de la Direction pour le public interne et externe
Vous recevez, filtrez les demandes, diffusez les informations et orientez vers le bon interlocuteur
Le/la Gestionnaire administratif assistance et logistique assure la gestion et le suivi administratif de dossiers inhérents à un domaine d’activité donné, en appliquant les procédures et règles définies.
• Organiser la vie professionnelle ainsi que les moyens et ressources
Vous organisez la gestion logistique de la direction : fournitures, commandes spécifiques, EPI, téléphonie, informatique, bibliothèque, …
Vous alimentez et fiabilisez les outils de suivi de la Direction
Vous centralisez et gérez les demandes de stage en lien avec la direction jeunesse et relations internationales
Vous assistez les cadres dans leurs activités quotidiennes ; dans l’exécution et le suivi de dossiers thématiques
Vous organisez et planifiez les rendez-vous, réunions, et assurez la logistique nécessaire (réservation de salles, de matériel et communication)
Vous accompagnez la gestion du courrier entrant et sortant de la Direction (traitement papier et/ou informatique) et le suivi des parapheurs (internes ou externes) via les outils et logiciels dédiés (tableaux de bord et Élise)
Vous prenez des notes et mettez en forme tous types de documents
• Assurer la gestion administrative des dossiers et participer à l’organisation des activités du service
Vous contribuez à la qualité de vie au travail en assurant la gestion quotidienne de missions RH décentralisées pour toute la Direction des Bâtiments, 120 agents répartis entre le quai de goole et la régie au CTM (plannings, gestion des absences, congés exceptionnels, etc.)
Vous assurez la saisie des éléments dans les progiciels RH dédiés
Vous veillez à l’application des règles et procédures internes
Vous contribuez à la mise en œuvre du plan de formation et à toute la logistique afférente
Vous participez à l’élaboration et à la mise en œuvre de modes opératoires ainsi qu’à l’organisation d’une gestion administrative centralisée
Vous contribuez à la mise en place d’indicateurs de gestion administrative
Vous assurez une polyvalence, la continuité des missions de l’équipe administrative de la Direction
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
Vous assurez l’accueil physique et téléphonique de la Direction pour le public interne et externe
Vous recevez, filtrez les demandes, diffusez les informations et orientez vers le bon interlocuteur
Profils recherchés
Ce poste est fait pour vous si … :
Vous disposez de bonnes compétences administratives et informatiques
L’organisation et la rigueur sont l’essence même de votre travail
Vous avez un sens du relationnel avéré
Vous n’hésitez pas à vous rendre disponible et à diversifier vos tâches
Travailler en équipe est une évidence pour vous
Vous disposez de bonnes compétences administratives et informatiques
L’organisation et la rigueur sont l’essence même de votre travail
Vous avez un sens du relationnel avéré
Vous n’hésitez pas à vous rendre disponible et à diversifier vos tâches
Travailler en équipe est une évidence pour vous
Contact et modalités de candidature
Contact
0328627000
Informations complémentaires
Temps de travail : 38h45/semaine
CV et lettre de motivation à jour
CV et lettre de motivation à jour
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.