Assurer l'interface et la coordination avec les interlocuteurs concernés du domaine
Assurer l'accueil physique et téléphonique du Groupement. Assurer l'orientation et le conseil des interlocuteurs internes et externes du Groupement. Analyser et coordonner la diffusion des informations vers les Centres de secours et les services concernés. Faire le lien entre la société d'entretien des locaux, les chefs CIS, les secrétaires, les SP du Groupement avec les autres Groupements et services centraux.
Apporter connaissance et expertise dans les domaines concernés (Rh, Opération). Analyser la pertinence de l'information trouvée afin de pouvoir en établir une synthèse et la diffuser.
Gérer la planification collective, les agendas, déplacements, réunions
Planifier et suivre l'activité du Chef de groupement et du chef SOT. Planifier et organiser les réunions avec les Chefs de CIS, de services et en assurer la logistique et le suivi. Rédiger les convocations, les ordres du jour et les comptes-rendus de réunion. Gérer le planning de réservation des salles du Groupement.
Participer à l'organisation de la cérémonie de Sainte Barbe du Groupement.
Gestion administrative, technique, logistique du domaine concerné
Mettre en forme et valoriser des supports écrits en fonction de son utilité (acte administratif, document interne, note de service, ...). Organiser l'arrivée et le départ des parapheurs et du courrier (enregistrement, distribution et suivi). Classer ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous.
Assurer le suivi des dossiers spécifiques des agents du Groupement. Gestion et commande éventuelle des produits d'entretien et fournitures de bureau, en fonction de l'activité.
Mettre en place, suivre et exploiter les outils d'évaluation de l'activité
Tâches Concevoir et suivre les outils d'analyse et de suivi en terme d'effectifs, d'accidentologie, de discipline,
statistiques, etc à la demande du Chef de Groupement et du chef SOT. Assurer un suivi spécifique de l'activité opérationnelle (agressions, étude d'activité ciblée). Assurer le suivi de l'évolution des effectifs consécutivement aux campagnes de mobilité et d'avancement de grade.
Aider les agents à évoluer dans leur pratique professionnelle
Soutien des Chefs CIS dans l'utilisation des logiciels et informations sur les bonnes pratiques. Etre l'interlocuteur privilégié des CIS et des services centraux.
Instruction des demandes et rédaction des avis techniques
Préparer les indemnisations des astreintes des officiers de la chaine de commandement du groupement.
Participer au montage des dossiers de facturation des interventions non urgentes et hors missions des sapeurs-pompiers. Diffuser les ordres d'opérations aux officiers de la chaîne de commandement d'astreinte et de garde impactés ainsi qu'aux chefs de CIS concernés. Gestion administrative des événements internes au service, opérationnels et/ou de formation.