Agent d'accueil chargé de l'état civil et des élections
Offre n° O059241206001206
Publiée le 06/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- 1180 rue Albert Ricquier, Beuvry-la-Forêt (Nord)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
28/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Traitement brut + Régime indemnitaire. Plurélya
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, l'agent d'accueil et d'état civil a pour rôle principal d'accueillir, de renseigner et d'orienter le public. Il a également pour rôle de garantir la mise à disposition des services à la population, notamment dans le cadre des actes liés aux domaines de l'état civil dont il a la charge. Parmi ses autres fonctions, l'agent d'accueil et d'état civil prend en charge la gestion du courrier postal et numérique receptionné par la commune, il assure aussi des fonctions d'assistanat auprès des élus et de la Direction.
Missions / conditions d'exercice
-Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone;
-Renseigner sur l’organisation des services de la commune;
-Orienter le public vers les services ou organismes compétents;
-Accompagner et introduire les visiteurs;
-Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers);
-Gérer l’affichage d’informations;
-Noter et transmettre les messages aux les différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet.
-Gestion du courrier arrivé (postal et électronique):
-Courrier postal: pré-trier et enregistrer le courrier postal, scanner et archiver le courrier, assurer la diffusion du courrier auprès du Maire et/ou du Directeur Général des Services;
-Courrier électronique: trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire.
-Noter les réclamations en récoltant les informations requises: identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation;
-Transmettre au service compétent la réclamation pour traitement ;
-Constituer les dossiers liés à l’état civil: naissance, mariage, décès, P.A.C.S., actes demandés par les usagers et les officiers publics;
-Gérer les dossiers de recensement militaire ;
-Affichage des ordres du jour et des comptes rendus du Conseil municipal et autres documents dont l’affichage est obligatoire;
-Assister la D.G.S. dans la préparation et tenue des Conseils Municipaux
-Assister les élus dans l’organisation des cérémonies et autres manifestations;
-Prendre des rendez-vous pour le Maire et les élus
-Assurer la gestion du cimetière (gestion des demandes, établissement des concessions ;
-Contacts avec les pompes funèbres et les marbriers pour diverses démarches lors des enterrements et travaux divers (emplacement, suivi… ;
- Participe à l'organisation du recensement démographique tous les 5 ans;
-Assurer la gestion du fichier électoral (inscriptions, radiations, mutations) ;
-Assurer la gestion et la préparation des élections (municipales, présidentielles, législatives…) ;
-Remplacer le chargé d’urbanisme en cas d’absence
-Renseigner sur l’organisation des services de la commune;
-Orienter le public vers les services ou organismes compétents;
-Accompagner et introduire les visiteurs;
-Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers);
-Gérer l’affichage d’informations;
-Noter et transmettre les messages aux les différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet.
-Gestion du courrier arrivé (postal et électronique):
-Courrier postal: pré-trier et enregistrer le courrier postal, scanner et archiver le courrier, assurer la diffusion du courrier auprès du Maire et/ou du Directeur Général des Services;
-Courrier électronique: trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire.
-Noter les réclamations en récoltant les informations requises: identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation;
-Transmettre au service compétent la réclamation pour traitement ;
-Constituer les dossiers liés à l’état civil: naissance, mariage, décès, P.A.C.S., actes demandés par les usagers et les officiers publics;
-Gérer les dossiers de recensement militaire ;
-Affichage des ordres du jour et des comptes rendus du Conseil municipal et autres documents dont l’affichage est obligatoire;
-Assister la D.G.S. dans la préparation et tenue des Conseils Municipaux
-Assister les élus dans l’organisation des cérémonies et autres manifestations;
-Prendre des rendez-vous pour le Maire et les élus
-Assurer la gestion du cimetière (gestion des demandes, établissement des concessions ;
-Contacts avec les pompes funèbres et les marbriers pour diverses démarches lors des enterrements et travaux divers (emplacement, suivi… ;
- Participe à l'organisation du recensement démographique tous les 5 ans;
-Assurer la gestion du fichier électoral (inscriptions, radiations, mutations) ;
-Assurer la gestion et la préparation des élections (municipales, présidentielles, législatives…) ;
-Remplacer le chargé d’urbanisme en cas d’absence
Profils recherchés
De formation spécialité Services (accueil, assistance, conseil), Assistanat de direction.
Expérience professionnelle : expérience vivement appréciée dans le domaine de l’accueil, de l'état civil et des éléections, en particulier au sein d’une commune de strate comparable.
Savoir et Savoir-faire:
Maîtrise des techniques d’accueil du public;
Bonnes connaissances dans les domaines de l’état civil;
Maîtrise des logiciels de gestion d'état-civil ;
Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook...);
Connaissance du fonctionnement et des missions d’une commune.
Savoir-être:
Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue;
Calme et maîtrise de soi;
Rigueur et sens de l’organisation ;
Discrétion et confidentialité;
Autonomie;
Polyvalence
Expérience professionnelle : expérience vivement appréciée dans le domaine de l’accueil, de l'état civil et des éléections, en particulier au sein d’une commune de strate comparable.
Savoir et Savoir-faire:
Maîtrise des techniques d’accueil du public;
Bonnes connaissances dans les domaines de l’état civil;
Maîtrise des logiciels de gestion d'état-civil ;
Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook...);
Connaissance du fonctionnement et des missions d’une commune.
Savoir-être:
Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue;
Calme et maîtrise de soi;
Rigueur et sens de l’organisation ;
Discrétion et confidentialité;
Autonomie;
Polyvalence
Contact et modalités de candidature
Contact
0320612061
Informations complémentaires
Curriculum Vitae + lettre de motivation
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.