Vous savez :
L’équipe des agents d’accueil, de surveillance, de billetterie et d’entretien est encadrée par trois responsables du personnel.

Le référent accompagnement, gestion du personnel et formation (f/h) est plus spécifiquement en charge de l’équipe billetterie et du personnel non permanent (CDDI et vacataires). Il ou elle peut exercer un management en transversalité sur les autres équipes d’accueil-surveillance et entretien, notamment en cas d’absence des autres responsables. Les autres responsables sont référents respectivement pour l’entretien et la prévention d’une part, la sécurité, la maintenance bâtimentaire et la planification d’autre part.

Les trois responsables du personnel travaillent au sein du département administration du musée, sous la responsabilité de l’administrateur.

Relations fonctionnelles :

Relations en étroite collaboration avec les deux responsables et l’administrateur.
Relations directes avec les différents services du musée : conservation, régie technique, service des publics, communication, relations publiques et mécénats, documentation, comptabilité, etc.

Relations fréquentes avec les services supports de la ville : DRH, services techniques, service informatique et téléphonie, service intérieur.

Relations ponctuelles les entreprises extérieures: les entreprises en concession (boutique et restaurant du musée), les fournisseurs, les artistes.

1) Management des équipes d’accueil-surveillance : activités partagées entre les trois responsables du personnel :

- Accompagner et animer l’équipe d’accueil et de surveillance dans ses missions : veiller aux œuvres, accueillir le public, orienter et renseigner les visiteurs, s’assurer du respect des règles de sécurité par le public, s’assurer de la qualité de l’accueil des visiteurs ;
- Mobiliser l’équipe pour un accueil de qualité et garantir la préservation des œuvres. Coordonner et contrôler, sur le terrain, l’activité des agents présents dans les espaces d’exposition du musée.
- Superviser la planification des équipes en lien avec les coordinateurs et garantir le bon fonctionnement du planning de travail journalier des équipes.
- Veiller à la mise en place du protocole de surveillance et d’accueil en lien avec les coordinateurs d’équipe sur le terrain ;
- Veiller au respect du règlement intérieur par le public, les entreprises ou personnes étrangères au service ;
- Assurer un weekend sur trois (samedi et dimanche après-midi), et par rotation lors des évènements exceptionnels, la permanence de cadre référent.
- Superviser le déroulement des manifestations organisées par le musée en soirée, en prenant en compte les contraintes de service : SSIAP1, SSIAP2, technicien, électricien, amplitude horaires des agents, PCS ;
- Proposer des actions visant à améliorer la qualité de vie au travail.
- Rédiger des notes d’information, des consignes destinées au personnel pour le bon fonctionnement du service.
- Enregistrer et éditer les ordres de mission pour l’équipe d’agents d’accueil, de surveillance et d’entretien ;
- Assurer un rôle de médiateur lors de situations conflictuelles vis à vis du public.
- Gérer les stocks des équipements nécessaires au fonctionnement quotidien du musée (uniformes, équipements de sécurité).
- Relayer les informations des services supports de la ville, en particulier celles de la DRH pour ses domaines de compétences.

2) Référent accompagnement et gestion du personnel :

- Pour l’ensemble du personnel (tous statuts confondus), veiller à la saisie et à la transmission des différents éléments au service Paie - carrière de la DRH : régulation des amplitudes horaires et correction des erreurs de pointage (badgeuse) ;
- Préparer les déclarations mensuelles des heures effectuées par les agents en contrats à horaires variables, ainsi que les déclarations d’heures supplémentaires.
- Conseiller et orienter, en lien avec la direction des ressources humaines, les agents du musée dans leurs démarches individuelles : mobilité, déroulement de carrière, changement de position administrative, etc. ;
- Accompagner les agents en difficulté sur leur poste de travail et alerter les services de la ville concernés. Assurer une veille des conditions de travail de l’ensemble de services du musée ;
- Effecteur les déclarations d’accident de service, et accompagner les personnels dans leurs démarches, en lien avec la DRH (prise en charge, expertise médicales) ;
- Elaborer avec l’administrateur et en lien avec la DRH le plan de recrutement, les dossiers à présenter aux instances paritaires (CAP, CT et CHSCT) ;
- Veiller à la mise en œuvre de la campagne d’évaluation annuelle.
- Assurer une veille de la pesée des postes et de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, faire remonter les souhaits de mobilité ;
- Organiser et effectuer les jurys de recrutement du musée ;
- Gérer les demandes de stages, candidatures spontanées ;
- Communication interne : relayer les informations des services supports de la ville, en particulier celles de la DRH pour ses domaines de compétences. Rédiger des notes d’information, des consignes destinées au personnel pour le bon fonctionnement du service.

3) Référent formations :

- Elaborer avec l’administrateur et en lien avec la DRH un plan de formations pour l’ensemble des agents et notamment les agents d’accueil-surveillance, billetterie et entretien ;
- Assurer la formation des agents d’accueil-surveillance, billetterie et entretien afin d’assurer un accueil des publics qualitatif, et superviser la formation à la micro-médiation en lien avec le service des publics ;
- Assurer une veille sur les nouveaux usages des visiteurs, des modes de paiement et des conditions d’accueil des publics (développement de la billetterie, gestion des flux de visiteurs, partenariats, outils numériques d’aide à la visite, démarche qualité, etc.).

4) Encadrement de l’équipe billetterie et du personnel non permanent :

Le référent accompagnement, gestion du personnel et formation (f/h) est le référent direct de l’équipe billetterie. A ce titre, elle ou il a pour missions de :
- Veiller à la sécurisation des transferts de recettes de la billetterie (encaisse, fonds de caisse)
- Garantir la bonne tenue de la comptabilité de la régie des recettes et lien avec le régisseur titulaire ;
- Être l’interlocuteur privilégié de la trésorerie municipale et des intervenants sur la billetterie (service informatique, fournisseurs du logiciel et du matériel de caisse).
- Garantir la bonne tenue du vestiaire visiteurs, l’élaboration et le respect des procédures liées au vestiaire ;
- Evaluer régulièrement et dans le cadre de l’entretien annuel le travail des agents et contribuer au développement de leurs connaissances et de leurs compétences.

En tant que référent direct des agents non permanents du musée (agents en contrat aidé, agents intérimaires et vacataires), elle ou il a pour missions de :
- Assurer la gestion des effectifs de renfort nécessaires pour les différentes périodes de l’année (évaluation des besoins, gestion des demandes, recrutement, formation).
- En lien avec les services de la Ville, accompagner les bénéficiaires des contrats aidés dans la réalisation de leur projet professionnel et suivre la mise en œuvre des actions nécessaires.
- Evaluer l’activité conduite, réaliser les entretiens avec les agents non permanents répartis sur la durée du contrat ;
- Animer le réseau des agents tuteurs des personnels en contrat aidés.