Gestion de l’accueil téléphonique et du courrier :
 Recevoir, filtrer les courriers électroniques à l’aide du logiciel interne de gestion du courrier,
 Filtrer des appels, prise de messages.
Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique :
 Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents, attestations et courriers,
 Réaliser la rédaction et la saisie de documents de formes et contenus divers.
Effectuer l’organisation matérielle des instances paritaires :
 Préparer les dossiers,
 Envoyer et suivre les convocations,
 Mettre à jour les listes officielles des membres,
 Coordonner l’organisation matérielle des séances,
 Suivre les comptes rendus et les avis des instances.
Effectuer le traitement et le suivi des carrières des agents ville et CCAS :
 Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers (cumul activités, demande de temps partiel….),
 Anticiper les divers renouvellements (disponibilité, congés parental….),
 Mettre à jour les dossiers administratifs des agents,
 Suivre les échéanciers du pôle et effectuer les relances,
 Effectuer et suivre le rendu exécutoire des actes dans le logiciel.
Gérer les nominations des agents permanents :
 Constituer le dossier administratif,
 Effectuer le suivi trimestriel du stagiaire avant titularisation,
 Contrôler les pièces justificatives avant titularisation,
 Numéroter les actes administratifs des dossiers des agents,
 Suivre et garantir le circuit de signature des actes administratifs,
 Enregistrer les actes et les notifier aux agents.
Effectuer le classement et l’archivage :
 Gérer l’information, classer et archiver des documents et des dossiers.
Dans un esprit de travail d’équipe vous serez amené(e) à apporter une aide ponctuelle sur d’autres missions gérées par le pôle.