Assistant-e de gestion contractualisation-instances
Offre n° O059241114000156
Publiée le 14/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hotel de Ville, Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
21/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Affaires juridiques >
Modes de gestion et commande publique
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le budget du CCAS de Lille s'élève à environ 23 Millions d'euros, il est composé en grande partie de dépenses salariales et d'achats de fournitures et prestations diverses et variées. La plupart des achats sont transversaux avec ceux portés par la ville de Lille (fourniture d'énergie, vêtements de travail, fournitures administratives, entretien des locaux, fourniture d'outillage de maintenance, etc.).
Le service Contractualisation-Instances conçoit donc les contrats publics et les dossiers de consultations des entreprises pour tous les marchés spécifiques du CCAS, en y associant éventuellement les besoins des CCAS des communes associées de Lomme et de Hellemmes si nécessaire. Il participe également au recensement des besoins du CCAS de Lille pour les marchés transversaux portés par la Ville, et ce dans un souci d'efficience économique.
Concernant les subventions, le service coordonne la gestion administrative et financière de tous appels à projets dans le cadre des délégations solidarité, hébergement d'urgence, santé et personnes âgées.
Le service accompagne également les services opérationnels dans l'instruction des dossiers administratifs auxquels le CCAS de Lille est soucieux de répondre.
Le Service Contractualisation et Instances a aussi pour mission d'organiser en collaboration avec le Directeur du CCAS et ses différents services le Conseil d'administration, sur les plans administratif et logistique. Plusieurs étapes avant le jour J du Conseil sont à planifier et à valider : la communication, la logistique, la rédaction et mise en forme des délibérations dans le respect des règles juridiques, l'envoi en préfecture et l'archivage.
Conditions d'exercice :
Le service évolue au sein d'une direction transversale multifonctionnelle ; lien avec la direction de la commande publique, la direction des finances et la direction du contrôle de gestion de la Ville de Lille, les CCAS des communes associées de Lomme et de Hellemmes, lien avec l'ensemble des directions opérationnelles du CCAS.
Travail dans un environnement évolutif (domaine réglementaire Marchés publics et adaptation de la politique d'achat en fonction des nouvelles orientations politiques du CCAS)
Fonction de rattachement : Responsable du service contractualisation- Instances
Le service Contractualisation-Instances conçoit donc les contrats publics et les dossiers de consultations des entreprises pour tous les marchés spécifiques du CCAS, en y associant éventuellement les besoins des CCAS des communes associées de Lomme et de Hellemmes si nécessaire. Il participe également au recensement des besoins du CCAS de Lille pour les marchés transversaux portés par la Ville, et ce dans un souci d'efficience économique.
Concernant les subventions, le service coordonne la gestion administrative et financière de tous appels à projets dans le cadre des délégations solidarité, hébergement d'urgence, santé et personnes âgées.
Le service accompagne également les services opérationnels dans l'instruction des dossiers administratifs auxquels le CCAS de Lille est soucieux de répondre.
Le Service Contractualisation et Instances a aussi pour mission d'organiser en collaboration avec le Directeur du CCAS et ses différents services le Conseil d'administration, sur les plans administratif et logistique. Plusieurs étapes avant le jour J du Conseil sont à planifier et à valider : la communication, la logistique, la rédaction et mise en forme des délibérations dans le respect des règles juridiques, l'envoi en préfecture et l'archivage.
Conditions d'exercice :
Le service évolue au sein d'une direction transversale multifonctionnelle ; lien avec la direction de la commande publique, la direction des finances et la direction du contrôle de gestion de la Ville de Lille, les CCAS des communes associées de Lomme et de Hellemmes, lien avec l'ensemble des directions opérationnelles du CCAS.
Travail dans un environnement évolutif (domaine réglementaire Marchés publics et adaptation de la politique d'achat en fonction des nouvelles orientations politiques du CCAS)
Fonction de rattachement : Responsable du service contractualisation- Instances
Missions / conditions d'exercice
Marchés publics :
- En binôme : recensement des besoins, réalisation des sourcing, rédaction des pièces marchés
- Gestion des parapheurs et envoi des pièces
- Aide à l'exécution du marché
- Notification et création de fiches marchées dans le logiciel de suivi budgétaire
Appels à projets :
- Suivi du dossier administratif et instruction des dossiers
- Rédaction des délibérations et tableau de programmation
- Gestion comptable des subventions
- Rencontre avec les associations
- Rédaction des courriers de notification
Conseil d'administration du CCAS :
- Organisation et logistique du Conseil d'Administration
- Suivi des conventions et de leur signature
- Suivi du contrôle de légalité (transmission des délibérations en préfecture) et stockage
- En lien avec les porteurs de projets, suivi des délibérations
- Rédaction des arrêtés
Gestion du parc mobilier et immobilier du CCAS :
- Inventaire du mobilier des bâtiments appartenant au CCAS de Lille
- Suivi et mise à jour de la base de données (ASTECH)
- Gestion des sinistres en lien avec la Ville de Lille
Responsabilités et résultats attendus :
-Instruire les demandes de subvention et rédiger les délibérations
-Respecter les délais de paiement pour les subventions
-Rédiger et analyser en lien avec la responsable les Dossier de Consultation des Entreprises en collaboration avec le service concerné ; assurer la motivation des rejets des offres
-Formaliser les demandes des responsables opérationnels sur le plan logistique et financier
- En binôme : recensement des besoins, réalisation des sourcing, rédaction des pièces marchés
- Gestion des parapheurs et envoi des pièces
- Aide à l'exécution du marché
- Notification et création de fiches marchées dans le logiciel de suivi budgétaire
Appels à projets :
- Suivi du dossier administratif et instruction des dossiers
- Rédaction des délibérations et tableau de programmation
- Gestion comptable des subventions
- Rencontre avec les associations
- Rédaction des courriers de notification
Conseil d'administration du CCAS :
- Organisation et logistique du Conseil d'Administration
- Suivi des conventions et de leur signature
- Suivi du contrôle de légalité (transmission des délibérations en préfecture) et stockage
- En lien avec les porteurs de projets, suivi des délibérations
- Rédaction des arrêtés
Gestion du parc mobilier et immobilier du CCAS :
- Inventaire du mobilier des bâtiments appartenant au CCAS de Lille
- Suivi et mise à jour de la base de données (ASTECH)
- Gestion des sinistres en lien avec la Ville de Lille
Responsabilités et résultats attendus :
-Instruire les demandes de subvention et rédiger les délibérations
-Respecter les délais de paiement pour les subventions
-Rédiger et analyser en lien avec la responsable les Dossier de Consultation des Entreprises en collaboration avec le service concerné ; assurer la motivation des rejets des offres
-Formaliser les demandes des responsables opérationnels sur le plan logistique et financier
Profils recherchés
Savoir-faire :
- Capacité rédactionnelle et organisationnelle
- Capacité à analyser et à renseigner
- Capacité à clarifier les demandes exprimées
- Capacité à identifier les priorités et urgences
Connaissances :
- Connaissance du domaine social
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Coriolis, Astech, Outlook...)
- Connaissance des règles comptables (engagements, mandatements...)
- Connaissances techniques liées aux marchés et finances publiques
Compétences comportementales :
- Qualités relationnelles
- Rigueur
- Réactivité et capacité d'adaptation
- Dynamisme
- Sens du service public et du travail en équipe
- Sens de l'organisation
- Souci d'efficacité et de résultats
- Capacité rédactionnelle et organisationnelle
- Capacité à analyser et à renseigner
- Capacité à clarifier les demandes exprimées
- Capacité à identifier les priorités et urgences
Connaissances :
- Connaissance du domaine social
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Coriolis, Astech, Outlook...)
- Connaissance des règles comptables (engagements, mandatements...)
- Connaissances techniques liées aux marchés et finances publiques
Compétences comportementales :
- Qualités relationnelles
- Rigueur
- Réactivité et capacité d'adaptation
- Dynamisme
- Sens du service public et du travail en équipe
- Sens de l'organisation
- Souci d'efficacité et de résultats
Contact et modalités de candidature
Contact
0320495556
Informations complémentaires
Merci de déposer votre candidature (CV et lettre de motivation) sur emploi-territorial.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.