Conseillers d'accueil et de prestation
Offre n° O059241107001223
Publiée le 07/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- Grand Place - CS 70737, Roubaix (Nord)
Poste à pourvoir le
11/12/2024
Date limite de candidature
10/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Ville de toutes les initiatives, toutes les idées, toutes les audaces, toutes les cultures, et toutes les énergies recrute un conseiller d’accueil et de prestation (f/h) sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs au sein du service Gestion Urbaine et Sociale de Proximité (GUSP) et de l’équipe Vivacité, lui-même intégré dans la Direction Politique de la ville, Participation Citoyenne et GUSP.
Prendre la vie côté Roubaix, c’est faire le choix d’une ville où l’audace, l’innovation, la création, l’ouverture ne sont pas de vains mots. Roubaix (98 000 habitants, 3e ville des Hauts-de-France), on y habite, on y travaille, on y crée, on s’y instruit. Bref, on y réussit ! Et si, comme 12 000 étudiants et 46 000 salariés, vous preniez la vie côté Roubaix ? Notre collectivité compte déjà 2500 talents Rejoignez-les !
Prendre la vie côté Roubaix, c’est faire le choix d’une ville où l’audace, l’innovation, la création, l’ouverture ne sont pas de vains mots. Roubaix (98 000 habitants, 3e ville des Hauts-de-France), on y habite, on y travaille, on y crée, on s’y instruit. Bref, on y réussit ! Et si, comme 12 000 étudiants et 46 000 salariés, vous preniez la vie côté Roubaix ? Notre collectivité compte déjà 2500 talents Rejoignez-les !
Missions / conditions d'exercice
Missions assurées par le service Vivacité
- Accueillir et renseigner le public par téléphone et par courriels, réceptionner les demandes et signalements de problématiques urbaines par l’application mobile, établir des relations avec les services pour le suivi qualitatif et quantitatif des prestations assurées.
- Suivre les fiches de la base Vivacité afin d’informer les usagers de l’état d’avancement de leurs demande.
Le conseiller d’accueil et de prestations (f/h) contribue au développement des outils de suivi (tableaux…) qui permettent aux services techniques et aux Mairies de quartier de disposer d’éléments qualitatifs et quantitatifs sur la vie du quartier : quelles sont les problématiques de cadre de vie, quelles sont les demandes ponctuelles ou récurrentes des usagers, des associations, etc.
La qualité de l’accueil attendue vis à vis des habitants nécessitent à la fois des capacités relationnelles et un fonctionnement rigoureux en équipe (horaires, homogénéité, continuité de service)/
Le suivi de la prestation requiert des qualités d’analyse, de transmission et de suivi de la demande afin de garantir le traitement des dossiers. L’adaptation des procédures d’intervention des services municipaux et le suivi de dossiers thématiques sollicitent des compétences en bureautique et des capacités de synthèse et d’expertise dans le domaine de cadre de vie.
Vous savez :
1. Assurer l’accueil et le renseignement du public dans le centre d’appel VIVACITÉ :
• Réceptionner les appels : prendre l’appel, écouter activement l’usager, analyser la demande et le problème dans son contexte, reformuler la demande, informer les usagers sur le suivi des demandes et les modalités et règlements en lien avec le cadre de vie.
• Répondre aux mails et courriers adressés à Vivacité : lecture et analyse de la demande des usagers, suivi de la réponse des services, envoi des courriers dématérialisés aux usagers, renseigner la base de suivi des courriers.
2. Assurer la circulation des informations et le suivi dans le dispositif VIVACITÉ pour garantir et faciliter l’intervention des services :
• Analyser et orienter la demande vers les services ou organismes compétents : (création de la fiche, routage de la fiche vers le service compétent, suivi de la demande et relance, recherche d’informations complémentaires.
3. Contribuer au sein de l’équipe, au suivi qualitatif des prestations assurées dans le cadre du dispositif VIVACITÉ :
• En réunion d’équipe, constitution, actualisation et diffusion des procédures d’intervention des services techniques du cadre de vie (proposition de modification des procédures existantes, travail avec les services municipaux…)
• Avec et à la demande de l’encadrant, conception de tableau de suivi VIVACITÉ sur différents aspects du cadre de vie.
• Participer à l’accueil et à la prise en charge collective des nouveaux agents arrivants dans l’équipe.
4. Contribuer au sein du service et de la DG à la communication pour le respect du cadre de vie
• Informations dans les écoles et auprès du réseau des correspondants VIVACITÉ
• Envoi de documents de communication sur le dispositif VIVACITÉ
• Déplacement sur le terrain avec les services, pour des actions de communication « coup de poing », pose de panneaux, contacts avec les habitants (porte à porte) pour distribution de courrier et rappel au règlement.
• Accueil physique dans le cadre de « permanences VIVACITÉ » dans les Mairies de quartiers pour assurer le suivi des demandes de riverains.
Profil :
• Le poste nécessite une très grande disponibilité vis à vis des usagers, avec la possibilité de gérer les tensions, ainsi qu’un intérêt pour les questions de cadre de vie et les différents outils de communication. Il repose sur la capacité de compréhension, de reformulation des demandes des usagers et de présentation en langage clair et compréhensible par ceux-ci de modalités d’intervention des services municipaux.
• Le suivi des demandes en cours de traitement pour un retour à l’usager ainsi que l’information des usagers sur la suite donnée à leur demande (édition d’un courrier, mail ou appel) sera également important.
- Accueillir et renseigner le public par téléphone et par courriels, réceptionner les demandes et signalements de problématiques urbaines par l’application mobile, établir des relations avec les services pour le suivi qualitatif et quantitatif des prestations assurées.
- Suivre les fiches de la base Vivacité afin d’informer les usagers de l’état d’avancement de leurs demande.
Le conseiller d’accueil et de prestations (f/h) contribue au développement des outils de suivi (tableaux…) qui permettent aux services techniques et aux Mairies de quartier de disposer d’éléments qualitatifs et quantitatifs sur la vie du quartier : quelles sont les problématiques de cadre de vie, quelles sont les demandes ponctuelles ou récurrentes des usagers, des associations, etc.
La qualité de l’accueil attendue vis à vis des habitants nécessitent à la fois des capacités relationnelles et un fonctionnement rigoureux en équipe (horaires, homogénéité, continuité de service)/
Le suivi de la prestation requiert des qualités d’analyse, de transmission et de suivi de la demande afin de garantir le traitement des dossiers. L’adaptation des procédures d’intervention des services municipaux et le suivi de dossiers thématiques sollicitent des compétences en bureautique et des capacités de synthèse et d’expertise dans le domaine de cadre de vie.
Vous savez :
1. Assurer l’accueil et le renseignement du public dans le centre d’appel VIVACITÉ :
• Réceptionner les appels : prendre l’appel, écouter activement l’usager, analyser la demande et le problème dans son contexte, reformuler la demande, informer les usagers sur le suivi des demandes et les modalités et règlements en lien avec le cadre de vie.
• Répondre aux mails et courriers adressés à Vivacité : lecture et analyse de la demande des usagers, suivi de la réponse des services, envoi des courriers dématérialisés aux usagers, renseigner la base de suivi des courriers.
2. Assurer la circulation des informations et le suivi dans le dispositif VIVACITÉ pour garantir et faciliter l’intervention des services :
• Analyser et orienter la demande vers les services ou organismes compétents : (création de la fiche, routage de la fiche vers le service compétent, suivi de la demande et relance, recherche d’informations complémentaires.
3. Contribuer au sein de l’équipe, au suivi qualitatif des prestations assurées dans le cadre du dispositif VIVACITÉ :
• En réunion d’équipe, constitution, actualisation et diffusion des procédures d’intervention des services techniques du cadre de vie (proposition de modification des procédures existantes, travail avec les services municipaux…)
• Avec et à la demande de l’encadrant, conception de tableau de suivi VIVACITÉ sur différents aspects du cadre de vie.
• Participer à l’accueil et à la prise en charge collective des nouveaux agents arrivants dans l’équipe.
4. Contribuer au sein du service et de la DG à la communication pour le respect du cadre de vie
• Informations dans les écoles et auprès du réseau des correspondants VIVACITÉ
• Envoi de documents de communication sur le dispositif VIVACITÉ
• Déplacement sur le terrain avec les services, pour des actions de communication « coup de poing », pose de panneaux, contacts avec les habitants (porte à porte) pour distribution de courrier et rappel au règlement.
• Accueil physique dans le cadre de « permanences VIVACITÉ » dans les Mairies de quartiers pour assurer le suivi des demandes de riverains.
Profil :
• Le poste nécessite une très grande disponibilité vis à vis des usagers, avec la possibilité de gérer les tensions, ainsi qu’un intérêt pour les questions de cadre de vie et les différents outils de communication. Il repose sur la capacité de compréhension, de reformulation des demandes des usagers et de présentation en langage clair et compréhensible par ceux-ci de modalités d’intervention des services municipaux.
• Le suivi des demandes en cours de traitement pour un retour à l’usager ainsi que l’information des usagers sur la suite donnée à leur demande (édition d’un courrier, mail ou appel) sera également important.
Profils recherchés
Vos atouts :
❱ Savoirs
• Bonne connaissance du fonctionnement général d’une commune
• Organisation et organigramme de la collectivité
• Organismes extérieurs en relation avec la collectivité (MEL, bailleurs…)
• La connaissance de la thématique du cadre de vie et les responsabilités de la collectivité,
❱ Savoir faire
• Accueil et relations téléphoniques avec le public avec amabilité et bienveillance
• Sens de l’écoute active, règles de communications
• Prendre des messages en note et les transmettre aux bons interlocuteurs
• S’exprimer clairement et reformuler les demandes
• Favoriser l’expression de la demande
• Appliquer les règles de communication et de protocole
• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• La compréhension et l’analyse des faits signalés (signalements de problèmes de cadre de vie dans l’espace urbain) et leur codification/classement pour leur diffusion aux services compétents sur le cadre de vie (propreté urbaines, parcs et jardins, police municipale…),
• Travailler en coopération au sein d’un service
• Utilisation de la base et de l’application Vivacité
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, Power Point, Internet)
• Compétences rédactionnelles et de synthèse
❱ Savoir être
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité relationnelle
• Sens de l’organisation, respect des délais
• Capacités d’analyse et de résolution des réclamations
• Ponctualité et assiduité
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Rigueur, méthode et précision
❱ Savoirs
• Bonne connaissance du fonctionnement général d’une commune
• Organisation et organigramme de la collectivité
• Organismes extérieurs en relation avec la collectivité (MEL, bailleurs…)
• La connaissance de la thématique du cadre de vie et les responsabilités de la collectivité,
❱ Savoir faire
• Accueil et relations téléphoniques avec le public avec amabilité et bienveillance
• Sens de l’écoute active, règles de communications
• Prendre des messages en note et les transmettre aux bons interlocuteurs
• S’exprimer clairement et reformuler les demandes
• Favoriser l’expression de la demande
• Appliquer les règles de communication et de protocole
• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• La compréhension et l’analyse des faits signalés (signalements de problèmes de cadre de vie dans l’espace urbain) et leur codification/classement pour leur diffusion aux services compétents sur le cadre de vie (propreté urbaines, parcs et jardins, police municipale…),
• Travailler en coopération au sein d’un service
• Utilisation de la base et de l’application Vivacité
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, Power Point, Internet)
• Compétences rédactionnelles et de synthèse
❱ Savoir être
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité relationnelle
• Sens de l’organisation, respect des délais
• Capacités d’analyse et de résolution des réclamations
• Ponctualité et assiduité
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Rigueur, méthode et précision
Contact et modalités de candidature
Contact
0320664600
Informations complémentaires
❱ Niveau de recrutement : Cadre d’emploi des adjoints administratifs catégorie C
❱ Amplitude horaire : 38H/semaine du mardi matin au samedi midi
❱ Rémunération statutaire + régime indemnitaire de la Ville de Roubaix + open eat + participation financière éventuelle à une mutuelle labellisée
La démarche Zéro Déchet, l’indemnité kilométrique vélo, l’ambiance conviviale, et bien plus encore…
La Direction des Ressources Humaines se tient à votre entière disposition pour tous renseignements au 03 20 28 95 84
❱ Amplitude horaire : 38H/semaine du mardi matin au samedi midi
❱ Rémunération statutaire + régime indemnitaire de la Ville de Roubaix + open eat + participation financière éventuelle à une mutuelle labellisée
La démarche Zéro Déchet, l’indemnité kilométrique vélo, l’ambiance conviviale, et bien plus encore…
La Direction des Ressources Humaines se tient à votre entière disposition pour tous renseignements au 03 20 28 95 84
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.