Assistant.e de direction
Offre n° O059241028000986
Publiée le 05/11/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
- 5 Route de Lourches, Douchy-les-Mines (Nord)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
05/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Véritable bras droit du Directeur Général des Services, l'assistant.e de direction le décharge de toutes les préoccupations administratives et de manière générale, l'assiste dans tous les aspects de son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité.
Il/elle suit et gère aussi quelques dossiers.
Il/elle suit et gère aussi quelques dossiers.
Missions / conditions d'exercice
ORGANISATION DE LA VIE PROFESSIONNELLE DU DGS :
• Organise l'agenda et la prise de rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
• Rappelle les informations importantes et transmet les messages
• Transmet les parapheurs (transmission selon un circuit de validation avant la mise à la signature du Président)
• Classe et archive toutes les pièces administratives traitées par le DGS
• Diffuse les « Notes au Président » (enregistrement et diffusion)
• Organise les déplacements de la Direction
• Etablit une relation de confiance avec le DGS
RÉALISATION ET MISE EN FORME DES TRAVAUX DE BUREAUTIQUE :
• Rédige et met en forme tout type de courriers (courrier du Président et de la Direction, notes de service, etc...)
• Réalise la saisie des documents de formes et de contenus divers (rapport, relevés de décisions, tableaux de bord, présentation Power Point, ...)
SUIVI DES PROJETS ET ACTIVITÉS :
• Intègre les priorités de la gestion administrative quotidienne
• Respecte les délais de transmission de documents avant les réunions
• Prend à sa charge le suivi de dossiers particuliers
ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE ET GESTION DES MAILS :
• Reçoit, filtre et transmet ponctuellement les courriers électroniques
• Assure en tant qu'interlocutrice la liaison entre les élus et la Direction (transmission de messages, etc...)
ORGANISATION ET PLANIFICATION DES RÉUNIONS :
• Participe aux réunions de la Direction et des Chefs de Services
• Rédige les ordres du jour en concertation avec le DGS
• Prépare le contenu des dossiers et la présentation
• Prend des notes afin de rédiger les comptes rendus
TENUE A JOUR DE CERTAINS DOCUMENTS :
• Tient à jour :
o La Iiste des maires du SIAVED avec Ieurs coordonnées
o A mettre à jour avec les moyens généraux les coordonnées des institutions
• Organise l'agenda et la prise de rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
• Rappelle les informations importantes et transmet les messages
• Transmet les parapheurs (transmission selon un circuit de validation avant la mise à la signature du Président)
• Classe et archive toutes les pièces administratives traitées par le DGS
• Diffuse les « Notes au Président » (enregistrement et diffusion)
• Organise les déplacements de la Direction
• Etablit une relation de confiance avec le DGS
RÉALISATION ET MISE EN FORME DES TRAVAUX DE BUREAUTIQUE :
• Rédige et met en forme tout type de courriers (courrier du Président et de la Direction, notes de service, etc...)
• Réalise la saisie des documents de formes et de contenus divers (rapport, relevés de décisions, tableaux de bord, présentation Power Point, ...)
SUIVI DES PROJETS ET ACTIVITÉS :
• Intègre les priorités de la gestion administrative quotidienne
• Respecte les délais de transmission de documents avant les réunions
• Prend à sa charge le suivi de dossiers particuliers
ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE ET GESTION DES MAILS :
• Reçoit, filtre et transmet ponctuellement les courriers électroniques
• Assure en tant qu'interlocutrice la liaison entre les élus et la Direction (transmission de messages, etc...)
ORGANISATION ET PLANIFICATION DES RÉUNIONS :
• Participe aux réunions de la Direction et des Chefs de Services
• Rédige les ordres du jour en concertation avec le DGS
• Prépare le contenu des dossiers et la présentation
• Prend des notes afin de rédiger les comptes rendus
TENUE A JOUR DE CERTAINS DOCUMENTS :
• Tient à jour :
o La Iiste des maires du SIAVED avec Ieurs coordonnées
o A mettre à jour avec les moyens généraux les coordonnées des institutions
Profils recherchés
CONNAISSANCES :
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels
ORGANISATION PERSONNELLE :
• Autonomie dans l'organisation du travail
• Sens de l'initiative
• Méthodique
RELATIONS HUMAINES :
• Sens des relations humaines
• Sens du contact et de l'écoute
• Capacité d'adaptation
• Respect de la déontologie de la fonction publique
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels
ORGANISATION PERSONNELLE :
• Autonomie dans l'organisation du travail
• Sens de l'initiative
• Méthodique
RELATIONS HUMAINES :
• Sens des relations humaines
• Sens du contact et de l'écoute
• Capacité d'adaptation
• Respect de la déontologie de la fonction publique
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV + Lettre de motivation à adresser à :
Monsieur le Président du SIAVED
5 route de Lourches
59282 DOUCHY LES MINES
Monsieur le Président du SIAVED
5 route de Lourches
59282 DOUCHY LES MINES
Adresse de l'employeur
Synd. Inter-Arr. de Valor. et d'Elim. des Déchets - SIAVED
> - 5 Route de Lourches
59282 DOUCHY-LES-MINES
> - 5 Route de Lourches
59282 DOUCHY-LES-MINES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.