AGENT D'ACCUEIL ET ADMINISTRATIF POLYVALENT
Offre n° O059241017000481
Publiée le 05/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- 2 place du Général de Gaulle, Fressain (Nord)
Poste à pourvoir le
03/03/2025
Date limite de candidature
10/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
18h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
L'agent exercera des fonctions d'accueil au guichet, la gestion et le suivi dans les domaines de l'urbanisme, de l'état civil, des élections, des services aux citoyens ainsi que de l'administratif polyvalent.
La vacante de poste fait suite au départ en retraite du titulaire.
L'agent travaillera en collaboration avec les différents partenaires liés à ses missions et le public.
Il sera rattaché hiérarchiquement et sous l'autorité de.du la.le secrétaire général(e) de Mairie.
Type de recrutement : fonctionnaire ou contractuel de droit public à titre dérogatoire (article L332-8 du CGFP)
Temps non complet : 18H par semaine
Contexte : Commune de 904 habitants environ, membre de la Communauté DOUAISIS AGGLO , 10 agents constituent le personnel communal
Conditions salariales : Statutaire + IFSE proratisé au temps de travail
Avantages : chèque cadeau en fin d'année, participation mutuelle & prévoyance labellisées pour les agents de la Fonction Publique
La vacante de poste fait suite au départ en retraite du titulaire.
L'agent travaillera en collaboration avec les différents partenaires liés à ses missions et le public.
Il sera rattaché hiérarchiquement et sous l'autorité de.du la.le secrétaire général(e) de Mairie.
Type de recrutement : fonctionnaire ou contractuel de droit public à titre dérogatoire (article L332-8 du CGFP)
Temps non complet : 18H par semaine
Contexte : Commune de 904 habitants environ, membre de la Communauté DOUAISIS AGGLO , 10 agents constituent le personnel communal
Conditions salariales : Statutaire + IFSE proratisé au temps de travail
Avantages : chèque cadeau en fin d'année, participation mutuelle & prévoyance labellisées pour les agents de la Fonction Publique
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES :
1-Assurer l'accueil physique, par courriel et téléphonique du public :
- Répondre et suivre les demandes et réclamations, conseiller, renseigner et orienter,
- Gestion de l’arrivée et départ du courrier,
- Filtrage des appels, prise et suivi des rendez-vous,
- Photocopies,
- confection, distribution et suivi des dossiers des inscriptions au CLSH ,
- délivrance et distributions de fournitures, dossiers et documents.
2 - Etat civil, recensements et services à la population :
- Recevoir, instruire et suivre les demandes en la matière ; apprécier la demande au regard des différents documents présentés et contrôle de leur authenticité,
- Tenue des registres et tables…,
- Recueil, saisies et mises à jour des données liées à la population sur tout support,
3. Urbanisme - Permis de construire, Déclarations, certificats d'urbanisme… : recevoir et renseigner tout public, enregistrement, contrôle de la complétude des dossiers avant leur transmission au service instructeur, suivi des dossiers, DICT et gestion des arrêtés et toutes demandes liées,
4. Autorisations diverses, ventes et réservations (avec planning) diverses développées auprès des citoyens par la Mairie, leur enregistrement et leur suivi,
5. Gestion des clés,
6. Suivi des inscriptions cantine, garderie, CLSH sur logiciels et listes papiers,
7. Mandatement des factures de fonctionnement arrivant par courrier et courriels,
8. Tâches de secrétariat, mise en page, tableaux et toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public,
9. Tenue des registres et fichiers : dans tous les domaines (sauf personnel communal et Conseil Municipal),
10. Classement et Archivages, traçabilité et conservation des informations et documents - (référant archives),
MISSIONS COMPLÉMENTAIRES :
- Enregistrements et suivi des dossiers,
- Affichage sur supports d’information et présentoirs dedans/dehors de la Mairie et bâtiments communaux, les mises à jour et le suivi,
- Médailles du travail et récompenses, bibliothèque, associations, débit de boisson, ventes au déballages, braderies, occupation du domaine public…
- Enregistrement informatique des délibérations du Conseil Municipal dans un tableur,
- Renseignements, organisation et suivi de l’aide sociale,
- Tenue des listes électorales et toute tâche ad hoc,
- Fonds documentaire,
- Rendre compte et remonter les informations importantes au Maire et/ou la.le SGM.
MISSIONS PONCTUELLES :
- Suivi et organisation des élections en relations avec la sous-préfecture et la.le SGM,
- Aide administrative, préparation et suivi des cérémonies et festivités : évènements, fêtes locales, réponses aux administrations et organismes, statistiques…
- Convocations, organisation et suivi des commissions, CCID, jury criminel…
- Gestion du cimetière et affaires funéraires – comptabilité des recettes liées,
- Suivi des visites et registres de sécurité,
- Légalisation des signatures, copie conforme, recensement citoyen, attestation d’accueil, certificats divers,
- Tâches diverses en l’absence ou en aide à la.le Secrétaire Général(e) de Mairie,
- Toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public et de la mairie.
Contraintes :
- Travail le mardi soir jusqu'à 19H30
1-Assurer l'accueil physique, par courriel et téléphonique du public :
- Répondre et suivre les demandes et réclamations, conseiller, renseigner et orienter,
- Gestion de l’arrivée et départ du courrier,
- Filtrage des appels, prise et suivi des rendez-vous,
- Photocopies,
- confection, distribution et suivi des dossiers des inscriptions au CLSH ,
- délivrance et distributions de fournitures, dossiers et documents.
2 - Etat civil, recensements et services à la population :
- Recevoir, instruire et suivre les demandes en la matière ; apprécier la demande au regard des différents documents présentés et contrôle de leur authenticité,
- Tenue des registres et tables…,
- Recueil, saisies et mises à jour des données liées à la population sur tout support,
3. Urbanisme - Permis de construire, Déclarations, certificats d'urbanisme… : recevoir et renseigner tout public, enregistrement, contrôle de la complétude des dossiers avant leur transmission au service instructeur, suivi des dossiers, DICT et gestion des arrêtés et toutes demandes liées,
4. Autorisations diverses, ventes et réservations (avec planning) diverses développées auprès des citoyens par la Mairie, leur enregistrement et leur suivi,
5. Gestion des clés,
6. Suivi des inscriptions cantine, garderie, CLSH sur logiciels et listes papiers,
7. Mandatement des factures de fonctionnement arrivant par courrier et courriels,
8. Tâches de secrétariat, mise en page, tableaux et toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public,
9. Tenue des registres et fichiers : dans tous les domaines (sauf personnel communal et Conseil Municipal),
10. Classement et Archivages, traçabilité et conservation des informations et documents - (référant archives),
MISSIONS COMPLÉMENTAIRES :
- Enregistrements et suivi des dossiers,
- Affichage sur supports d’information et présentoirs dedans/dehors de la Mairie et bâtiments communaux, les mises à jour et le suivi,
- Médailles du travail et récompenses, bibliothèque, associations, débit de boisson, ventes au déballages, braderies, occupation du domaine public…
- Enregistrement informatique des délibérations du Conseil Municipal dans un tableur,
- Renseignements, organisation et suivi de l’aide sociale,
- Tenue des listes électorales et toute tâche ad hoc,
- Fonds documentaire,
- Rendre compte et remonter les informations importantes au Maire et/ou la.le SGM.
MISSIONS PONCTUELLES :
- Suivi et organisation des élections en relations avec la sous-préfecture et la.le SGM,
- Aide administrative, préparation et suivi des cérémonies et festivités : évènements, fêtes locales, réponses aux administrations et organismes, statistiques…
- Convocations, organisation et suivi des commissions, CCID, jury criminel…
- Gestion du cimetière et affaires funéraires – comptabilité des recettes liées,
- Suivi des visites et registres de sécurité,
- Légalisation des signatures, copie conforme, recensement citoyen, attestation d’accueil, certificats divers,
- Tâches diverses en l’absence ou en aide à la.le Secrétaire Général(e) de Mairie,
- Toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public et de la mairie.
Contraintes :
- Travail le mardi soir jusqu'à 19H30
Profils recherchés
CONNAISSANCES REQUISES :
- Connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- Connaître l’environnement institutionnel, les processus décisionnels des collectivités, les missions des Administrations et partenaires publics,
- Savoir écouter, comprendre et renseigner clairement le public
- Savoir utiliser les outils informatiques, copieurs, les logiciels classiques et de métier
- Savoir faire un courrier (orthographe et grammaire, règles de mise en page…)
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d’état civil
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d’urbanisme
- Connaître le cadre réglementaire qui entoure les élections
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes communaux
- Connaître le cadre réglementaire en matière d’archivage des documents administratifs
- Connaissance des procédures d’instruction des dossiers et les partenaires
- Connaissances en informatique et nouvelles technologies
- Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Polyvalence et gestion simultanée de plusieurs dossiers
- Connaître les droits et obligations des usagers
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale
SAVOIR ÊTRE :
Qualités relationnelles et d’écoute, patience et diplomatie
Expression orale claire et esprit de synthèse
Qualités rédactionnelles
Autonomie
Ponctualité
Rigueur, méthode, organisation et respect des délais réglementaires
Adaptation et travail en équipe
Capacité à travailler dans l’urgence, gestion du stress et gestion de la polyvalence et des priorités
Discrétion professionnelle
Disponibilité
Réactivité, gestion des pics d’activités (période électorale…), initiative, anticipation
Bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte
Savoir vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs .
- Connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- Connaître l’environnement institutionnel, les processus décisionnels des collectivités, les missions des Administrations et partenaires publics,
- Savoir écouter, comprendre et renseigner clairement le public
- Savoir utiliser les outils informatiques, copieurs, les logiciels classiques et de métier
- Savoir faire un courrier (orthographe et grammaire, règles de mise en page…)
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d’état civil
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d’urbanisme
- Connaître le cadre réglementaire qui entoure les élections
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes communaux
- Connaître le cadre réglementaire en matière d’archivage des documents administratifs
- Connaissance des procédures d’instruction des dossiers et les partenaires
- Connaissances en informatique et nouvelles technologies
- Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Polyvalence et gestion simultanée de plusieurs dossiers
- Connaître les droits et obligations des usagers
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale
SAVOIR ÊTRE :
Qualités relationnelles et d’écoute, patience et diplomatie
Expression orale claire et esprit de synthèse
Qualités rédactionnelles
Autonomie
Ponctualité
Rigueur, méthode, organisation et respect des délais réglementaires
Adaptation et travail en équipe
Capacité à travailler dans l’urgence, gestion du stress et gestion de la polyvalence et des priorités
Discrétion professionnelle
Disponibilité
Réactivité, gestion des pics d’activités (période électorale…), initiative, anticipation
Bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte
Savoir vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs .
Contact et modalités de candidature
Contact
0327809042
Informations complémentaires
La lettre de motivation et le CV sont à déposer sur le site emploi territorial ou à envoyer par courriel à fressain@wanadoo.fr
Les arrêtés (dernière situation indiciaire) seront demandées lors de l'entretien
Les arrêtés (dernière situation indiciaire) seront demandées lors de l'entretien
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.