Assistant(e) de la Directrice Générale des Services (h/f)
Offre n° O059241008001313
Publiée le 08/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
- rue de Lessines, Jeumont (Nord)
Poste à pourvoir le
15/11/2024
Date limite de candidature
01/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Assure une aide permanente à la Directrice Générale des Services en termes de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. Et assure les missions spécifiques de préparation des conseils municipaux et de transmission au contrôle de légalité.
Missions / conditions d'exercice
ORGANISATION DE LA VIE PROFESSIONNELLE DU DGS
• Organiser l’agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités du DGS
• Rappeler des informations importantes et transmettre les messages
• Assurer le suivi des sujets et projets prioritaires de la DGS
• Établir une relation de confiance avec le DGS
SUIVI ET ORGANISATION ADMINISTRATIVE DE LA DIRECTION
• Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs (renseigner, orienter et adapter son discours en fonction de l’interlocuteur)
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers
• Organiser et planifier les réunions (rédiger les ordres du jour, respecter les délais de transmission des documents, prendre des notes, rédiger les comptes-rendus)
• Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique
• Réaliser la saisie de documents de forme et contenus différents
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
• Assurer l’enregistrement du courrier arrivé et suivi des courriers signalés, et des parapheurs
• Assurer la numérotation des décisions et transmission au contrôle de légalité
SUIVI DES PROJETS ET ACTIVITES DE LA DIRECTION
• Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction
• Mise à jour du Plan de Sauvegarde Communal (PCS)
PREPARATION DES CONSEILS MUNICIPAUX
• Assure avec la direction générale et les services la préparation des conseils municipaux
• Organiser l’agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités du DGS
• Rappeler des informations importantes et transmettre les messages
• Assurer le suivi des sujets et projets prioritaires de la DGS
• Établir une relation de confiance avec le DGS
SUIVI ET ORGANISATION ADMINISTRATIVE DE LA DIRECTION
• Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs (renseigner, orienter et adapter son discours en fonction de l’interlocuteur)
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers
• Organiser et planifier les réunions (rédiger les ordres du jour, respecter les délais de transmission des documents, prendre des notes, rédiger les comptes-rendus)
• Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique
• Réaliser la saisie de documents de forme et contenus différents
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
• Assurer l’enregistrement du courrier arrivé et suivi des courriers signalés, et des parapheurs
• Assurer la numérotation des décisions et transmission au contrôle de légalité
SUIVI DES PROJETS ET ACTIVITES DE LA DIRECTION
• Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction
• Mise à jour du Plan de Sauvegarde Communal (PCS)
PREPARATION DES CONSEILS MUNICIPAUX
• Assure avec la direction générale et les services la préparation des conseils municipaux
Profils recherchés
- Savoir rendre compte de son activité
- Avoir un bon relationnel et savoir travailler en transversalité avec les équipes et les élus
- Être réactif, autonome
- Faire preuve de confidentialité et de réserve
- Avoir le sens de l’organisation et être rigoureux
- Maîtriser les techniques de secrétariat et d’assistanat
- Avoir une bonne aptitude rédactionnelle
- Maîtriser les logiciels bureautiques
- Filtrer et orienter les informations
- Avoir un bon relationnel et savoir travailler en transversalité avec les équipes et les élus
- Être réactif, autonome
- Faire preuve de confidentialité et de réserve
- Avoir le sens de l’organisation et être rigoureux
- Maîtriser les techniques de secrétariat et d’assistanat
- Avoir une bonne aptitude rédactionnelle
- Maîtriser les logiciels bureautiques
- Filtrer et orienter les informations
Contact et modalités de candidature
Contact
0327395055
Informations complémentaires
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser :
- Par voie postale à : à M. Le Maire de Jeumont, Service Ressources Humaines, Centre administratif Georges Pompidou BP70159, 59572 JEUMONT.
Ou
- Par mail : sabine.degroise@mairie-jeumont.fr (Assistante Ressources Humaines)
Avantages liés au poste : régime indemnitaire + prime annuelle (juin/novembre) + œuvres sociales du personnel (Plurelya ainsi qu’amicale des personnels).
- Par voie postale à : à M. Le Maire de Jeumont, Service Ressources Humaines, Centre administratif Georges Pompidou BP70159, 59572 JEUMONT.
Ou
- Par mail : sabine.degroise@mairie-jeumont.fr (Assistante Ressources Humaines)
Avantages liés au poste : régime indemnitaire + prime annuelle (juin/novembre) + œuvres sociales du personnel (Plurelya ainsi qu’amicale des personnels).
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE JEUMONT
> - rue de Lessines
59460 JEUMONT
> - rue de Lessines
59460 JEUMONT
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.