Assistant(e) de Direction (h/f)
Offre n° O059240924001012
Publiée le 10/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
- 160 rue du général de gaulle, La Madeleine (Nord)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
10/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Mairie de La Madeleine recrute un(e) Assistant(e) de Direction
Missions / conditions d'exercice
Assistante de Direction et administration - accueil
- Accueil téléphonique et physique, avec aiguillage vers les différents services.
- Réceptionner et enregistrer le courrier et le diffuser aux Chefs de services, proposer les réponses en autonomie. Suivre les délais de réponse.
- Gérer agenda du DST.
- Vérification de l’ensemble des documents administratifs à transmettre au DST puis transmission et envoi.
- Rédaction, mise en page des différents documents nécessaires au fonctionnement de la direction
• Répondre en autonomie aux demandes des messageries « VOTREMESSAGE », « je vais le dire à mon Maire » et « je participe » et suivre le tableau de bord de réalisation.
- Présence et réalisation des comptes rendus des réunions de direction et en assurer le suivi.
- Gestion de la manifestation La Madeleine Fleurie
- Gestion administrative du Don d’Arbre et Arbuste
- Gestion des ballades urbaines avec l’élu.
- Rédiger les avis de passage et notification des commissions de sécurité pour les ERP et faire le suivi administratif en lien avec le responsable sécurité
Demande d’interventions et reporting
- Assurer la coordination de l’équipe accueil – intervention.
- Etablir les fiches de travail pour chacun des chefs de service via le logiciel ATAL en fonction des demandes des extérieurs
- Répondre aux demandes d’intervention interne, transmettre dans les services en faire le suivi et relancer si nécessaire
Suivi général Ressources Humaines ST
- Appui aux Responsables de Service concernant la gestion des absences OCTIME et congés
- Enregistrer et comptabiliser les arrêts maladies, assurer le suivi et le relai avec le Service RH / ST
- Enregistrer les heures supplémentaires et établir différents tableaux pour le suivi
- Transmettre au DST après vérification les documents relatifs au suivi RH général des ST
- Suivi général des plannings des visites médicales, des formations pour chaque service…
Interfaces et relations prestataires et logiciels
- Gérer les logiciels et demandes interventions : MEL – SATELEC - LYSTOITURES - SMF – COFELY - ORANGE – ESTERRA - ILEO - PROSTESCAN - SUEZ - NEO3 - INDALO - TOTAL-SOLARED – CITYSCOPE – VIANOVA - ASSIGORON en lien avec les techniciens référents
- Répondre et suivre les demandes d’interventions de l’éclairage public en lien avec le technicien référent, et réponse aux riverains.
- Suivre les demandes d’interventions pour les diverses sociétés à la demande des chefs de services
Démarche Qualité
- Tenir à jour les tableaux de bord de l’activité des ST (tableaux de suivi)
- Participer aux réunions de la Démarche Qualité
- Accueil téléphonique et physique, avec aiguillage vers les différents services.
- Réceptionner et enregistrer le courrier et le diffuser aux Chefs de services, proposer les réponses en autonomie. Suivre les délais de réponse.
- Gérer agenda du DST.
- Vérification de l’ensemble des documents administratifs à transmettre au DST puis transmission et envoi.
- Rédaction, mise en page des différents documents nécessaires au fonctionnement de la direction
• Répondre en autonomie aux demandes des messageries « VOTREMESSAGE », « je vais le dire à mon Maire » et « je participe » et suivre le tableau de bord de réalisation.
- Présence et réalisation des comptes rendus des réunions de direction et en assurer le suivi.
- Gestion de la manifestation La Madeleine Fleurie
- Gestion administrative du Don d’Arbre et Arbuste
- Gestion des ballades urbaines avec l’élu.
- Rédiger les avis de passage et notification des commissions de sécurité pour les ERP et faire le suivi administratif en lien avec le responsable sécurité
Demande d’interventions et reporting
- Assurer la coordination de l’équipe accueil – intervention.
- Etablir les fiches de travail pour chacun des chefs de service via le logiciel ATAL en fonction des demandes des extérieurs
- Répondre aux demandes d’intervention interne, transmettre dans les services en faire le suivi et relancer si nécessaire
Suivi général Ressources Humaines ST
- Appui aux Responsables de Service concernant la gestion des absences OCTIME et congés
- Enregistrer et comptabiliser les arrêts maladies, assurer le suivi et le relai avec le Service RH / ST
- Enregistrer les heures supplémentaires et établir différents tableaux pour le suivi
- Transmettre au DST après vérification les documents relatifs au suivi RH général des ST
- Suivi général des plannings des visites médicales, des formations pour chaque service…
Interfaces et relations prestataires et logiciels
- Gérer les logiciels et demandes interventions : MEL – SATELEC - LYSTOITURES - SMF – COFELY - ORANGE – ESTERRA - ILEO - PROSTESCAN - SUEZ - NEO3 - INDALO - TOTAL-SOLARED – CITYSCOPE – VIANOVA - ASSIGORON en lien avec les techniciens référents
- Répondre et suivre les demandes d’interventions de l’éclairage public en lien avec le technicien référent, et réponse aux riverains.
- Suivre les demandes d’interventions pour les diverses sociétés à la demande des chefs de services
Démarche Qualité
- Tenir à jour les tableaux de bord de l’activité des ST (tableaux de suivi)
- Participer aux réunions de la Démarche Qualité
Profils recherchés
Savoirs :
- Maîtriser le standard téléphonique
- Maîtriser les outils et les procédures informatiques
- Maîtriser les techniques et méthodes de travail liées au poste
Savoir-faire :
- Savoir accueillir les usagers (téléphone et accueil physique)
- Savoir archiver et classer les documents Savoir écouter, analyser et orienter
- Savoir gérer les situations difficiles
- Savoir organiser son travail en fonction des consignes écrites ou orales
- Rendre compte de son intervention à la hiérarchie
- Etre capable de s’adapter à des interlocuteurs différents.
Savoir être :
- Etre diplomate, être polyvalente, être organisée, être rigoureuse, être autonome, capacité à transmettre et à faire évoluer l’information.
- Travailler en équipe
- Respecter la confidentialité, veiller à l’image de la collectivité
- Prise d’initiative en cas d’intervention urgente
- Sens de l’écoute et de l’observation
- Dynamisme et réactivité
- Maîtriser le standard téléphonique
- Maîtriser les outils et les procédures informatiques
- Maîtriser les techniques et méthodes de travail liées au poste
Savoir-faire :
- Savoir accueillir les usagers (téléphone et accueil physique)
- Savoir archiver et classer les documents Savoir écouter, analyser et orienter
- Savoir gérer les situations difficiles
- Savoir organiser son travail en fonction des consignes écrites ou orales
- Rendre compte de son intervention à la hiérarchie
- Etre capable de s’adapter à des interlocuteurs différents.
Savoir être :
- Etre diplomate, être polyvalente, être organisée, être rigoureuse, être autonome, capacité à transmettre et à faire évoluer l’information.
- Travailler en équipe
- Respecter la confidentialité, veiller à l’image de la collectivité
- Prise d’initiative en cas d’intervention urgente
- Sens de l’écoute et de l’observation
- Dynamisme et réactivité
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.