Assistante de direction
Offre n° O059240909000824
Publiée le 21/11/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
- 12/13 place du Général de Gaulle, Ronchin (Nord)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L’assistante de direction apporte une aide permanente à la directrice du CCAS en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Elle est garant de l'image de la personne qu'elle assiste (conséquence politique pour l'élu)
Elle est un relais d'informations avec la supérieure hiérarchique et les collaborateurs, notamment sur l’aspect ressources humaines
Elle accueille les visiteurs de la supérieure hiérarchique, a des contacts directs et des échanges permanents avec le cadre ou l'élu qu'elle assiste. Elle fait également le lien avec les services et les structures annexes pour le compte de la supérieure hiérarchique, et a éventuellement des contacts avec la population.
Elle est garant de l'image de la personne qu'elle assiste (conséquence politique pour l'élu)
Elle est un relais d'informations avec la supérieure hiérarchique et les collaborateurs, notamment sur l’aspect ressources humaines
Elle accueille les visiteurs de la supérieure hiérarchique, a des contacts directs et des échanges permanents avec le cadre ou l'élu qu'elle assiste. Elle fait également le lien avec les services et les structures annexes pour le compte de la supérieure hiérarchique, et a éventuellement des contacts avec la population.
Missions / conditions d'exercice
Les activités Principales :
• Gestion de la messagerie, des appels et des rendez-vous de la direction (cadre et élu)
• Gestion administrative (planification et organisation des réunions, organiser l'agenda, les déplacements, gestion des commandes et des prestations de service, renseigner des tableaux de suivi, respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Gestion des conseils d’administration
• Traitement des dossiers et saisie de documents divers
• Rédaction de documents administratifs, arrêtés, notes de service, compte-rendus, procès-verbaux …)
• Mise à jour des documents et déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Vérifier la validité des informations traitées
• Suivre les projets et activités de la direction
Les activités spécifiques :
• Aider à la rédaction des contrats sous couvert du responsable des ressources humaines
• Suivre les absences et congés
• Organiser et gérer les recrutements
• Gestion de la messagerie, des appels et des rendez-vous de la direction (cadre et élu)
• Gestion administrative (planification et organisation des réunions, organiser l'agenda, les déplacements, gestion des commandes et des prestations de service, renseigner des tableaux de suivi, respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Gestion des conseils d’administration
• Traitement des dossiers et saisie de documents divers
• Rédaction de documents administratifs, arrêtés, notes de service, compte-rendus, procès-verbaux …)
• Mise à jour des documents et déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Vérifier la validité des informations traitées
• Suivre les projets et activités de la direction
Les activités spécifiques :
• Aider à la rédaction des contrats sous couvert du responsable des ressources humaines
• Suivre les absences et congés
• Organiser et gérer les recrutements
Profils recherchés
Savoirs-faire
Transmettre les directives aux équipes en respectant les consignes et en conservant la neutralité
Prendre les mesures appropriées en situation d'urgence
Savoir faire preuve d’initiative, être force de proposition dans le but d'améliorer le service
Exigences particulières :
Tenue correcte, représente la direction dans la posture professionnelle, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, confidentialité totale en ce qui concerne les affaires de la direction
Se montrer discrète dans ses propos et sa façon de se comporter.
Transmettre les directives aux équipes en respectant les consignes et en conservant la neutralité
Prendre les mesures appropriées en situation d'urgence
Savoir faire preuve d’initiative, être force de proposition dans le but d'améliorer le service
Exigences particulières :
Tenue correcte, représente la direction dans la posture professionnelle, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, confidentialité totale en ce qui concerne les affaires de la direction
Se montrer discrète dans ses propos et sa façon de se comporter.
Contact et modalités de candidature
Contact
0320967400
Informations complémentaires
Lettre de motivation+CV suivi d'un entretien de recrutement.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.