Secrétaire-assistante
Offre n° O059240903000855
Publiée le 05/09/2024
Synthèse de l'offre
Lieux de travail
- Siège de Région - 151 Avenue Hoover, Lille (Nord)
- Route de l'Aéroport, Lesquin (Nord)
Poste à pourvoir le
10/10/2024
Date limite de candidature
05/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps non complet,
24h30 hebdomadaire
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Régime indemnitaire / Titres restaurant / Participation à la protection sociale complémentaire santé et prévoyance / CNAS
Descriptif de l'emploi
La Région Hauts-de-France et la Métropole Européenne de Lille (MEL) coopèrent dans le cadre d’un Syndicat mixte pour exercer les compétences d’autorité aéroportuaire et gérer le patrimoine relatif à l’aéroport de Lille.
Le fonctionnement du Syndicat Mixte de l’Aéroport de Lille Métropole (SMALIM) repose sur une équipe très réduite et polyvalente.
Le SMALIM a confié à la Société Aéroport de Lille SAS (ADL) la gestion, l'entretien, le renouvellement, l'exploitation et le développement de l'Aéroport de Lille-Lesquin dans le cadre d’un contrat de concession.
MISSION GLOBALE ET DOMAINE D’ACTIVITE
- Assister la Direction et l’équipe du SMALIM ;
- Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
- Réaliser les travaux de secrétariat ;
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant et le traitement de l’information ;
- Gérer et organiser les ressources du SMALIM, missions d’appui logistique, fonctionnel ;
- Préparer et suivre les instances du SMALIM.
POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE ET RELATIONS FONCTIONNELLES
- Rattachement hiérarchique au/à la Directeur.trice ;
- Relations fonctionnelles avec les agents composant l’équipe du SMALIM ;
- Contacts avec la société en charge de l’exploitation de l’aéroport, le secrétariat des élus délégués, les administrations des collectivités adhérentes, les services de l’État, les usagers.
Le fonctionnement du Syndicat Mixte de l’Aéroport de Lille Métropole (SMALIM) repose sur une équipe très réduite et polyvalente.
Le SMALIM a confié à la Société Aéroport de Lille SAS (ADL) la gestion, l'entretien, le renouvellement, l'exploitation et le développement de l'Aéroport de Lille-Lesquin dans le cadre d’un contrat de concession.
MISSION GLOBALE ET DOMAINE D’ACTIVITE
- Assister la Direction et l’équipe du SMALIM ;
- Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
- Réaliser les travaux de secrétariat ;
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant et le traitement de l’information ;
- Gérer et organiser les ressources du SMALIM, missions d’appui logistique, fonctionnel ;
- Préparer et suivre les instances du SMALIM.
POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE ET RELATIONS FONCTIONNELLES
- Rattachement hiérarchique au/à la Directeur.trice ;
- Relations fonctionnelles avec les agents composant l’équipe du SMALIM ;
- Contacts avec la société en charge de l’exploitation de l’aéroport, le secrétariat des élus délégués, les administrations des collectivités adhérentes, les services de l’État, les usagers.
Missions / conditions d'exercice
Accueil
- Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
- Apporter un premier niveau d’information ;
- Relayer auprès de l’équipe et de la Direction.
Assister le/la Directeur.trice et l’équipe du SMALIM
- Prises de contacts, agenda et planning (Direction et SMALIM) ;
- Participer à la préparation de documents et de dossiers pour les réunions ;
- Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions ;
- Assurer les comptes rendus et relevés de réunions, leur diffusion.
Gestion du courrier
- Réceptionner, trier et enregistrer le courrier entrant et sortant ;
- Garantir la qualité de présentation des courriers.
Réalisation d’activités classiques de secrétariat
- Préparer et garantir la qualité de présentation des documents ;
- Proposer et assurer un mode de classement adapté aux besoins exprimés ;
- Classer et archiver les informations, éléments, dossiers et documents administratifs – format papier et dématérialisé ;
- Assurer notamment la conservation de l’ensemble des documents signés par voie électronique, avec leurs certificats ;
- Contribuer en appui de la direction à la mise en place d’outils sécurisés de gestion électronique des documents ;
- Participer à la gestion des ressources du SMALIM (intendance, fournitures).
Participation à la préparation et au suivi des instances et réunions de travail
- Participer à la préparation des réunions de l’assemblée délibérante et autres réunions d’instances décisionnelles ;
- Préparer les dossiers en lien avec l'équipe du SMALIM et garantir la présentation des dossiers et leur envoi ;
- Assurer l’organisation logistique des instances ;
- Assurer la publicité légale des délibérations du SMALIM (affichage public, annonces, gestion du site web du SMALIM).
Contribuer à la gestion des outils de communication du SMALIM
- Revue de presse, actualisation du site internet, réseaux sociaux.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
- Apporter un premier niveau d’information ;
- Relayer auprès de l’équipe et de la Direction.
Assister le/la Directeur.trice et l’équipe du SMALIM
- Prises de contacts, agenda et planning (Direction et SMALIM) ;
- Participer à la préparation de documents et de dossiers pour les réunions ;
- Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions ;
- Assurer les comptes rendus et relevés de réunions, leur diffusion.
Gestion du courrier
- Réceptionner, trier et enregistrer le courrier entrant et sortant ;
- Garantir la qualité de présentation des courriers.
Réalisation d’activités classiques de secrétariat
- Préparer et garantir la qualité de présentation des documents ;
- Proposer et assurer un mode de classement adapté aux besoins exprimés ;
- Classer et archiver les informations, éléments, dossiers et documents administratifs – format papier et dématérialisé ;
- Assurer notamment la conservation de l’ensemble des documents signés par voie électronique, avec leurs certificats ;
- Contribuer en appui de la direction à la mise en place d’outils sécurisés de gestion électronique des documents ;
- Participer à la gestion des ressources du SMALIM (intendance, fournitures).
Participation à la préparation et au suivi des instances et réunions de travail
- Participer à la préparation des réunions de l’assemblée délibérante et autres réunions d’instances décisionnelles ;
- Préparer les dossiers en lien avec l'équipe du SMALIM et garantir la présentation des dossiers et leur envoi ;
- Assurer l’organisation logistique des instances ;
- Assurer la publicité légale des délibérations du SMALIM (affichage public, annonces, gestion du site web du SMALIM).
Contribuer à la gestion des outils de communication du SMALIM
- Revue de presse, actualisation du site internet, réseaux sociaux.
Profils recherchés
- Expérience confirmée en secrétariat.
- Maîtrise des logiciels bureautiques standards (word, outlook, powerpoint, excel...)
- Utilisation de logiciel de gestion électroniques des documents (GED) ;
- Logiciels d’audio et de visio-conférence (Cisco, Webex, Teams…).
- Utilisation de logiciels spécifiques et plateforme : I-parafeur, Libriciel et Pastell. JOUE, BOAMP, Portail des marchés publics...
- Compétences d’organisation ;
- Compétences relationnelles (communication orale et écrite, pédagogie, diplomatie…) ;
- Disponibilité, sérieux, grande autonomie dans la réalisation des activités confiées,
- Confidentialité et discrétion ;
- Déplacements ponctuels en région.
- Maîtrise des logiciels bureautiques standards (word, outlook, powerpoint, excel...)
- Utilisation de logiciel de gestion électroniques des documents (GED) ;
- Logiciels d’audio et de visio-conférence (Cisco, Webex, Teams…).
- Utilisation de logiciels spécifiques et plateforme : I-parafeur, Libriciel et Pastell. JOUE, BOAMP, Portail des marchés publics...
- Compétences d’organisation ;
- Compétences relationnelles (communication orale et écrite, pédagogie, diplomatie…) ;
- Disponibilité, sérieux, grande autonomie dans la réalisation des activités confiées,
- Confidentialité et discrétion ;
- Déplacements ponctuels en région.
Contact et modalités de candidature
Contact
0374275793
Informations complémentaires
Les candidats devront adresser leur lettre de motivation accompagnée d'un curriculum vitae à M. le Président du SMALIM.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.