Assistant.e de direction au sein d'un C.C.A.S.
Offre n° O059240822000910
Publiée le 19/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- 9 rue Pellart - BP 589, Roubaix (Nord)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
30/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Vous apportez une aide permanente à la Directrice Générale en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, et de suivis de dossiers. Vous facilitez la prise de décision de la Directrice Générale en gérant son emploi du temps et en préparant les dossiers nécessaires à son activité professionnelle.
Vous travaillez au Centre Communal d’Action Sociale, établissement public, de 300 agents, présidé par le Maire de Roubaix. Vous exercez votre activité au sein d’une équipe de 3 agents et en lien direct avec la Direction du Secrétariat Général composée de 4 agents. Vous travaillerez sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale.
Vous travaillez au Centre Communal d’Action Sociale, établissement public, de 300 agents, présidé par le Maire de Roubaix. Vous exercez votre activité au sein d’une équipe de 3 agents et en lien direct avec la Direction du Secrétariat Général composée de 4 agents. Vous travaillerez sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale.
Missions / conditions d'exercice
* Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Direction :
- Recevoir, filtrer, transcrire les messages, renseigner et réorienter les interlocuteurs si nécessaire, analyser leurs requêtes et relayer autant que possible vers l’interlocuteur compétent ou préparer les éléments de réponses pour le compte de la Directrice Générale (investigations à mener) et s’assurer du suivi et du traitement de la demande,
* Réceptionner, traiter, et diffuser de l’information :
- Prioriser les sollicitations et interpeller efficacement la Directrice Générale,
- Questionner sur les interpellations et cerner les enjeux,
- Identifier et transmettre toute information utile à la Directrice Générale,
* Réaliser, mettre en forme des travaux de bureautique, rédiger des courriers, courriels et divers documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, réaliser des comptes-rendus à partir de notes manuscrites prises par la Directrice Générale ou d’enregistrements audio,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers de la Directrice Générale et assurer la coordination du classement de la Direction.
* Gérer les agendas de la Directrice Générale et du Vice-Président, prendre des rendez-vous et assurer l’organisation de réunions, d’évènements, de déplacements professionnels :
- Faire les convocations, établir et suivre les ordres du jour, procéder aux réservations de transport, d’hébergement, de salles de réunions…,
* préparer des dossiers afférents aux réunions et rendez-vous :
- collecter les documents nécessaires auprès des services et les informations indispensables aux traitements des demandes ou autres…,
* Etre Référent.e ressources humaines pour la direction :
- assurer la gestion des horaires variables, des congés, des ordres de mission…,
* accompagner à la préparation d’instances, de conseils d’administration et pallier aux congés de l’Assistant administratif affecté au Secrétariat Général :
- constituer les dossiers, assurer leur transmission auprès des Elus et personnes qualifiées, envoyer les délibérations en Préfecture (télétransmission des délibérations par la plate-forme Pastell)…
Rythme de travail : mardi au samedi midi – 38h00/semaine – permanence et présence à partir de 8h00 jusque 18h00 organisées avec l’Assistant administratif de la Direction du Secrétariat Général.
- Recevoir, filtrer, transcrire les messages, renseigner et réorienter les interlocuteurs si nécessaire, analyser leurs requêtes et relayer autant que possible vers l’interlocuteur compétent ou préparer les éléments de réponses pour le compte de la Directrice Générale (investigations à mener) et s’assurer du suivi et du traitement de la demande,
* Réceptionner, traiter, et diffuser de l’information :
- Prioriser les sollicitations et interpeller efficacement la Directrice Générale,
- Questionner sur les interpellations et cerner les enjeux,
- Identifier et transmettre toute information utile à la Directrice Générale,
* Réaliser, mettre en forme des travaux de bureautique, rédiger des courriers, courriels et divers documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, réaliser des comptes-rendus à partir de notes manuscrites prises par la Directrice Générale ou d’enregistrements audio,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers de la Directrice Générale et assurer la coordination du classement de la Direction.
* Gérer les agendas de la Directrice Générale et du Vice-Président, prendre des rendez-vous et assurer l’organisation de réunions, d’évènements, de déplacements professionnels :
- Faire les convocations, établir et suivre les ordres du jour, procéder aux réservations de transport, d’hébergement, de salles de réunions…,
* préparer des dossiers afférents aux réunions et rendez-vous :
- collecter les documents nécessaires auprès des services et les informations indispensables aux traitements des demandes ou autres…,
* Etre Référent.e ressources humaines pour la direction :
- assurer la gestion des horaires variables, des congés, des ordres de mission…,
* accompagner à la préparation d’instances, de conseils d’administration et pallier aux congés de l’Assistant administratif affecté au Secrétariat Général :
- constituer les dossiers, assurer leur transmission auprès des Elus et personnes qualifiées, envoyer les délibérations en Préfecture (télétransmission des délibérations par la plate-forme Pastell)…
Rythme de travail : mardi au samedi midi – 38h00/semaine – permanence et présence à partir de 8h00 jusque 18h00 organisées avec l’Assistant administratif de la Direction du Secrétariat Général.
Profils recherchés
- Connaissance de l’environnement institutionnel,
- Maîtrise des procédures administratives,
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
- Maîtrise des techniques de rédaction administrative, de la prise de notes,
- Maîtrise des techniques d’accueil,
- Bonne connaissance et maîtrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint), goût pour les nouvelles technologies,
- Expérience en secrétariat de direction et/ou de service appréciée,
- Grande capacité d’organisation et de méthode, rigueur,
- Grand sens relationnel, amabilité, disponibilité,
- Capacité d’adaptation importante,
- Gestion du stress, respect des délais,
- Capacité à faire face à l’urgence,
- Esprit d'équipe et capacité à travailler en transversalité,
- Autonomie, sens de l’initiative dans son domaine d’activité,
- Sens du service public – diplomatie,
- Sens de la discrétion et de la confidentialité indispensable.
- Maîtrise des procédures administratives,
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
- Maîtrise des techniques de rédaction administrative, de la prise de notes,
- Maîtrise des techniques d’accueil,
- Bonne connaissance et maîtrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint), goût pour les nouvelles technologies,
- Expérience en secrétariat de direction et/ou de service appréciée,
- Grande capacité d’organisation et de méthode, rigueur,
- Grand sens relationnel, amabilité, disponibilité,
- Capacité d’adaptation importante,
- Gestion du stress, respect des délais,
- Capacité à faire face à l’urgence,
- Esprit d'équipe et capacité à travailler en transversalité,
- Autonomie, sens de l’initiative dans son domaine d’activité,
- Sens du service public – diplomatie,
- Sens de la discrétion et de la confidentialité indispensable.
Contact et modalités de candidature
Contact
0320815757
Informations complémentaires
Envoyer lettre de motivation et C.V. à l'adresse de messagerie : recrutement@ccas-roubaix.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.