- Encadrement :
* encadrement et animation du service composé de 10 agents chargés du bon fonctionnement institutionnel sur différents secteurs
d’activités (courrier, accueil, moyens mobiliers, matériels et logistiques, gestion du parc automobile nécessaires au fonctionnement
des services et de la collectivité)
* définition, pilotage, coordination et supervision des orientations de travail et des réflexions sur l’organisation et l’évolution des
missions
* conception d’outils (pilotage, suivi et aide à la décision) et de procédures sur les domaines de compétences en charge contribuant à
optimiser l’efficacité des interventions/actions du service
* identification, en lien avec la hiérarchie, des besoins de formation éventuels sur les domaines d’intervention dans le cadre des axes
stratégiques déclinés pour la direction

- Conseil - aide à la décision/accompagnement des services :
* organiser et assurer la mise en œuvre opérationnelle des actions/projets départementaux en collaboration avec les services
gestionnaires en les informant et les conseillant sur les thématiques traitées
* assurer une circulation rapide et efficace des informations entre services et entre l’administration et certains partenaires au travers
d’une gestion facilitée et optimisée de l’activité Courrier/Accueil
* veille juridique sur l’ensemble des thématiques traitées avec le soutien du service Juridique

- Gestion des programmes d’actions/dossiers :
* garantir le bon fonctionnement de la collectivité par la mise à disposition de moyens adaptés aux besoins et aux capacités techniques et financières du service et de la collectivité
* conseiller sur la mobilisation et la mise en œuvre des ressources logistiques nécessaires afin de favoriser/contribuer à une efficacité accrue de l’action des services et de la collectivité
* s’assurer d’une approche transversale des activités supports gérées afin de décider d’actions cohérentes et pertinentes
* évaluer les actions/dossiers gérés et proposer les ajustements nécessaires en lien notamment avec les priorités d’actions de la direction et de la politique concernée
* dans ces perspectives, assurer l’organisation du travail, le pilotage et la coordination des équipes du service et veiller à leur implication
* préparation, suivi et exécution du budget du service dans le cadre des orientations définies en lien avec la hiérarchie et l’agent chargé budgétaire de la direction

- Contribuer aux actions/projets transversaux et stratégiques de la direction, particulièrement en lien avec le service des Achats, pour un fonctionnement facilité et optimisé de la collectivité et une cohérence renforcée :
* participation au collectif de direction de la Direction de l’Administration générale et des Achats et aide à la décision auprès de la hiérarchie sur les domaines gérés
* en lien avec la hiérarchie, contribution et force de proposition sur la conduite et l’évolution de la politique Moyens de l’institution de la collectivité
* participation active au groupe de travail dans le cadre des projets de modernisation de l’action publique initiés par la collectivité (par exemple : forte implication dans la mise en œuvre du projet de gestion électronique du courrier)
* contribuer et faciliter une vision globale des problématiques/situations prenant en compte le contexte d’action des services afin d’améliorer la pertinence des interventions du service et de la direction. A ce titre, collaboration régulière avec d’autres services de la collectivité œuvrant au fonctionnement des services (bâtiments départementaux, RH et conditions de travail et relations sociales, Informatique...)
* collaboration renforcée avec le service des Achats dans la mobilisation des moyens matériels et logistiques nécessaires à la satisfaction des besoins des services dans l’exercice de leurs missions et au bon fonctionnement de l’ensemble de la collectivité
* collaboration avec le Cabinet du Président dans l’organisation d’évènements relevant des politiques publiques (organisation logistique, gestion et prêt de matériel et objets publicitaires)