Agent administratif
Offre n° O057241227000045
Publiée le 27/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
PLACE DE L'HOTEL DE VILLE - BP 80820, Woippy (Moselle)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
26/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable, le ou la chargé(e) de gestion administrative et de manifestations culturelles assure des missions administratives au sein du service culturel et participe à l’organisation de manifestations culturelles.
Missions / conditions d'exercice
• Mission 1 : Gestion administrative du service :
- Administration et secrétariat (accueil téléphonique, courriers, organisation de réunions, compte-rendu)
- Suivi comptable : saisie des bons de commande, des titres de recettes, validation des factures…
- Suivi du courrier sur logiciel spécifique
• Mission 2 : Gestion des demandes de salles et relation aux associations :
- Suivi des associations : gestion des demandes annuelles de réservation de salles, mise à jour du listing des associations, traitement et suivi des demandes de buvette, …
- Saisie sur logiciel spécifique des demandes de travaux
- Elaboration et suivi des conventions de mise à disposition des locaux et rédactions des décisions du Conseil Municipal
• Mission 3 : Organisation des manifestations (culturelles, patriotiques, sportives) :
- Elaboration, organisation et coordination des manifestations
- Gestion administrative liée aux manifestations : contrats des prestataires, engagement budgétaire, rédaction des décisions, déclarations nécessaires (SACEM, SACD, GUSO), rédaction des dossiers de demande de subvention et des bilans
- Gestion de la logistique : accueil des intervenants, gestion des besoins (transport, hébergement, restauration)
- Gestion des expositions : établir les dossiers d'assurances, assurer et organiser les vernissages
- Administration et secrétariat (accueil téléphonique, courriers, organisation de réunions, compte-rendu)
- Suivi comptable : saisie des bons de commande, des titres de recettes, validation des factures…
- Suivi du courrier sur logiciel spécifique
• Mission 2 : Gestion des demandes de salles et relation aux associations :
- Suivi des associations : gestion des demandes annuelles de réservation de salles, mise à jour du listing des associations, traitement et suivi des demandes de buvette, …
- Saisie sur logiciel spécifique des demandes de travaux
- Elaboration et suivi des conventions de mise à disposition des locaux et rédactions des décisions du Conseil Municipal
• Mission 3 : Organisation des manifestations (culturelles, patriotiques, sportives) :
- Elaboration, organisation et coordination des manifestations
- Gestion administrative liée aux manifestations : contrats des prestataires, engagement budgétaire, rédaction des décisions, déclarations nécessaires (SACEM, SACD, GUSO), rédaction des dossiers de demande de subvention et des bilans
- Gestion de la logistique : accueil des intervenants, gestion des besoins (transport, hébergement, restauration)
- Gestion des expositions : établir les dossiers d'assurances, assurer et organiser les vernissages
Profils recherchés
• Connaissances :
- Très bonne communication orale et écrite
- Maîtrise de l’orthographe et compétences rédactionnelles
- Intérêt pour la culture et/ou connaissance de la vie associative
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Compétences techniques :
- Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (Word, Excel, Internet, Outlook, Teams)
- Savoir rédiger et mettre en page des écrits professionnels
- Savoir effectuer une prise de note et la transcrire
- Permis obligatoire
• Compétences comportementales :
- Autonomie, rigueur et réactivité
- Capacité d’organisation et d’adaptation aux différentes situations de travail
- Capacité à prendre des initiatives pour répondre aux éventuelles problématiques et imprévus
- Capacité à coordonner plusieurs actions et travailler en transversalité
- Avoir un bon contact relationnel et le sens du service public
- Discrétion, sens de l’écoute et diplomatie
- Sens du travail en équipe
- Grande disponibilité (grande amplitude horaire lors des manifestations en soirée, les week end et jour férié).
Diplôme(s) ou formation(s) souhaitée(s) :
• Gestion administrative, Animation et/ou organisation de manifestations
• Grade requis : Adjoint administratif (titulaire ou contractuel)
• Une expérience sur un poste similaire et /ou connaissance du secteur culturel, associatif et de l’animation
Spécificités du poste :
• Horaires spécifiques :
- Semaine classique (37 h/hebdomadaire – 11RTT) – réunion mensuelle en fin de journée
- Période de manifestations : horaires spécifiques (décalés, discontinus, en alternance…) en soirée, les week-end et jours fériés
• Contraintes :
- Présence importante sur certains évènements (soir, weekend et/ou jours fériés) – fortes activités sur certaines
périodes de l’année (avril-juin-octobre-novembre-décembre)
- Port de charges légères (installation de matériel).
Diplôme(s) ou formation(s) souhaitée(s) :
• Gestion administrative, Animation et/ou organisation de manifestations
• Grade requis : Adjoint administratif (titulaire ou contractuel)
• Une expérience sur un poste similaire et /ou connaissance du secteur culturel, associatif et de l’animation
- Très bonne communication orale et écrite
- Maîtrise de l’orthographe et compétences rédactionnelles
- Intérêt pour la culture et/ou connaissance de la vie associative
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Compétences techniques :
- Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (Word, Excel, Internet, Outlook, Teams)
- Savoir rédiger et mettre en page des écrits professionnels
- Savoir effectuer une prise de note et la transcrire
- Permis obligatoire
• Compétences comportementales :
- Autonomie, rigueur et réactivité
- Capacité d’organisation et d’adaptation aux différentes situations de travail
- Capacité à prendre des initiatives pour répondre aux éventuelles problématiques et imprévus
- Capacité à coordonner plusieurs actions et travailler en transversalité
- Avoir un bon contact relationnel et le sens du service public
- Discrétion, sens de l’écoute et diplomatie
- Sens du travail en équipe
- Grande disponibilité (grande amplitude horaire lors des manifestations en soirée, les week end et jour férié).
Diplôme(s) ou formation(s) souhaitée(s) :
• Gestion administrative, Animation et/ou organisation de manifestations
• Grade requis : Adjoint administratif (titulaire ou contractuel)
• Une expérience sur un poste similaire et /ou connaissance du secteur culturel, associatif et de l’animation
Spécificités du poste :
• Horaires spécifiques :
- Semaine classique (37 h/hebdomadaire – 11RTT) – réunion mensuelle en fin de journée
- Période de manifestations : horaires spécifiques (décalés, discontinus, en alternance…) en soirée, les week-end et jours fériés
• Contraintes :
- Présence importante sur certains évènements (soir, weekend et/ou jours fériés) – fortes activités sur certaines
périodes de l’année (avril-juin-octobre-novembre-décembre)
- Port de charges légères (installation de matériel).
Diplôme(s) ou formation(s) souhaitée(s) :
• Gestion administrative, Animation et/ou organisation de manifestations
• Grade requis : Adjoint administratif (titulaire ou contractuel)
• Une expérience sur un poste similaire et /ou connaissance du secteur culturel, associatif et de l’animation
Contact et modalités de candidature
Contact
0387346300
Informations complémentaires
Régime indemnitaire - Prime de fin d'année - Mutuelle - Prévoyance - Le CNAS - Tickets restaurant
Les candidatures sont à adresser à :
MAIRIE DE WOIPPY
PLACE DE L'HOTEL DE VILLE
BP 80820
57148 WOIPPY CEDEX
E-MAIL : courrier@mairie-woippy.fr
REFERENCE A RAPPELER : SCI - ADJT ADM.
Les candidatures sont à adresser à :
MAIRIE DE WOIPPY
PLACE DE L'HOTEL DE VILLE
BP 80820
57148 WOIPPY CEDEX
E-MAIL : courrier@mairie-woippy.fr
REFERENCE A RAPPELER : SCI - ADJT ADM.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.