chargé d'accueil et de logisitique
Offre n° O057241010000156
Publiée le 10/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
17 RUE DE METZ - BP 30, Hombourg-Haut (Moselle)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
09/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération : sur la base de la grille indiciaire (+ régime indemnitaire) des agents de catégorie C de la filière administrative de la Fonction Publique Territoriale, compte tenu du niveau d’études et de l’expérience professionnelle
Descriptif de l'emploi
Suite au départ du titulaire du poste, la Ville de Hombourg-Haut recrute un(e) CHARGE(E) D’ACCUEIL ET DE LOGISTIQUE (H/F)
CONTEXTE : Se distinguant par son positionnement géographique et son histoire, la commune de Hombourg-haut est entrée en septembre 2022 dans le label « Petites Cités de Caractère » et est devenu ainsi le 2ème ville du Département de la Moselle à l’intégrer. De plus, la commune a intégré le programme « Petites Villes de Demain » afin de renforcer son attractivité, améliorer son cadre de vie, développer l’économie de proximité et conforter son rôle dans la transition écologique et l’équilibre territorial. Elle s’inscrit également dans la démarche ANRU en élaborant et conduisant des projets globaux et des opérations de rénovation urbaine.
Son patrimoine contribue à l’embellissement de la Ville, tout comme son fleurissement qui lui permet l’attribution des 3 fleurs au label « Villes et villages fleuries ».
Missions principales :
Sous l’autorité du Directeur Général ou de tout autre personne qui s’y substitue, vous serez amené(e) à :
• Assurer la mise en place et le bon déroulement des manifestations, fêtes, cérémonies, inaugurations et autres évènements municipaux, dans le respect des règles protocolaires
• Assurer la logistique et les achats nécessaires
• Gérer les locations de salles et bâtiments communaux (salles, gymnases…)
• Accueil / guichet unique
CONTEXTE : Se distinguant par son positionnement géographique et son histoire, la commune de Hombourg-haut est entrée en septembre 2022 dans le label « Petites Cités de Caractère » et est devenu ainsi le 2ème ville du Département de la Moselle à l’intégrer. De plus, la commune a intégré le programme « Petites Villes de Demain » afin de renforcer son attractivité, améliorer son cadre de vie, développer l’économie de proximité et conforter son rôle dans la transition écologique et l’équilibre territorial. Elle s’inscrit également dans la démarche ANRU en élaborant et conduisant des projets globaux et des opérations de rénovation urbaine.
Son patrimoine contribue à l’embellissement de la Ville, tout comme son fleurissement qui lui permet l’attribution des 3 fleurs au label « Villes et villages fleuries ».
Missions principales :
Sous l’autorité du Directeur Général ou de tout autre personne qui s’y substitue, vous serez amené(e) à :
• Assurer la mise en place et le bon déroulement des manifestations, fêtes, cérémonies, inaugurations et autres évènements municipaux, dans le respect des règles protocolaires
• Assurer la logistique et les achats nécessaires
• Gérer les locations de salles et bâtiments communaux (salles, gymnases…)
• Accueil / guichet unique
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
Sous l’autorité du Directeur Général ou de tout autre personne qui s’y substitue, vous serez amené(e) à :
• Assurer la mise en place et le bon déroulement des manifestations, fêtes, cérémonies, inaugurations et autres évènements municipaux, dans le respect des règles protocolaires
• Assurer la logistique et les achats nécessaires
• Gérer les locations de salles et bâtiments communaux (salles, gymnases…)
• Accueil / guichet unique
1) Gestion et organisation des évènements et des achats
• Assurer l’organisation, mettre en œuvre et gérer toutes manifestations, fêtes, cérémonies, inaugurations…, ainsi que les évènements organisés par la Ville et veiller à leur bon déroulement dans le respect des règles protocolaires (lunchs, vins d’honneurs, manifestations, cérémonies, inaugurations, commémorations, vœux du Maire, fête des séniors, concerts d’été, festivités de Noël, concours des maisons fleuries, et tous autres évènements liés à la vie de la collectivité en lien avec les élus et le directeur de cabinet, in situ et à l’extérieur).
• Lors de la préparation de tout évènement, assurer la gestion et le suivi : prospecter des prestataires, demander des devis, passer des commandes, réaliser tous types d’achats, assurer les différents préparatifs, installer les salles (tables/chaises/chevalets), installer les décorations ou affichages (pupitre, affiche protocolaire, fleurs, drapeaux…)
• Participer à l’accueil des personnalités, des officiels et des invités, les guider et les placer si besoin
• Contribuer à la gestion de la sonorisation des cérémonies et évènements organisés par la Ville : montage, réglage et exploitation des sonorisations nécessaires (micro(s), haut-parleurs, musique…)
• Assurer le service lors de tout évènement avec buffet et/ou vin d’honneur/verre de l’amitié, et coordonner l’équipe dédiée au service et au rangement
• Après tout évènement, contribuer au rangement des lieux et de la vaisselle
• Aménager les salles et installer le matériel nécessaire lors des réunions, jurys, commissions réunies, conseils municipaux : installations des tables et chaises, préparation et pose des chevalets, café, collation, ordinateur, vidéoprojecteur…
• Acheter le matériel nécessaire au fonctionnement de la mairie, les cadeaux, les bouquets (grand anniversaire, distinction honorifique, vœux du personnel…)
• Gérer l’installation et l’utilisation du matériel audiovisuel et informatique
• Apporter une assistante technique aux organisations et aux professionnels amenés à intervenir
• Participer aux réunions préparatoires des évènements
2) Gestion des locations et utilisations des salles communales
• Gérer les plannings d’occupation des salles / gymnases par les associations et usagers ou les partenaires
• Gérer le planning de réservation des salles (réservation, régie de recette, besoins matériels…)
• Communiquer les informations et assurer le suivi de l’occupation des salles par le biais des agents chargés des états des lieux
3) Accueil et renseignement du public
• Accueillir le public physiquement et téléphoniquement
• Orienter les usagers dans leur démarche vers les organismes compétents
• Prendre des messages et les transmettre : identifier, gérer les demandes et son degré d’urgence
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Délivrer les renseignements de base sur les domaines de compétence du guichet unique (toutes formalités multi-activités : état-civil, population, affaires scolaires, location de salles…)
• Certifier et légaliser les documents
• Demandes d’inscription sur les listes électorales
• Travailler en coopération avec les autres services municipaux afin de garantir une approche de proximité mais aussi un service global
4) Démarches guichet unique
• Une forte implication est attendue dans le cadre de la création du guichet unique.
• Délivrer les formulaires aux usagers dans le cadre des démarches administratives et familiales
• Traiter les demandes relevant du guichet unique et aider les usagers dans leurs démarches
• Procéder aux encaissements des régies du service aux usagers
• Participer aux opérations de recensement de la population, révision de la liste électorale et organisation des scrutins électoraux
La liste des missions ci-exposées est non exhaustive et peut faire l’objet de modification
Sous l’autorité du Directeur Général ou de tout autre personne qui s’y substitue, vous serez amené(e) à :
• Assurer la mise en place et le bon déroulement des manifestations, fêtes, cérémonies, inaugurations et autres évènements municipaux, dans le respect des règles protocolaires
• Assurer la logistique et les achats nécessaires
• Gérer les locations de salles et bâtiments communaux (salles, gymnases…)
• Accueil / guichet unique
1) Gestion et organisation des évènements et des achats
• Assurer l’organisation, mettre en œuvre et gérer toutes manifestations, fêtes, cérémonies, inaugurations…, ainsi que les évènements organisés par la Ville et veiller à leur bon déroulement dans le respect des règles protocolaires (lunchs, vins d’honneurs, manifestations, cérémonies, inaugurations, commémorations, vœux du Maire, fête des séniors, concerts d’été, festivités de Noël, concours des maisons fleuries, et tous autres évènements liés à la vie de la collectivité en lien avec les élus et le directeur de cabinet, in situ et à l’extérieur).
• Lors de la préparation de tout évènement, assurer la gestion et le suivi : prospecter des prestataires, demander des devis, passer des commandes, réaliser tous types d’achats, assurer les différents préparatifs, installer les salles (tables/chaises/chevalets), installer les décorations ou affichages (pupitre, affiche protocolaire, fleurs, drapeaux…)
• Participer à l’accueil des personnalités, des officiels et des invités, les guider et les placer si besoin
• Contribuer à la gestion de la sonorisation des cérémonies et évènements organisés par la Ville : montage, réglage et exploitation des sonorisations nécessaires (micro(s), haut-parleurs, musique…)
• Assurer le service lors de tout évènement avec buffet et/ou vin d’honneur/verre de l’amitié, et coordonner l’équipe dédiée au service et au rangement
• Après tout évènement, contribuer au rangement des lieux et de la vaisselle
• Aménager les salles et installer le matériel nécessaire lors des réunions, jurys, commissions réunies, conseils municipaux : installations des tables et chaises, préparation et pose des chevalets, café, collation, ordinateur, vidéoprojecteur…
• Acheter le matériel nécessaire au fonctionnement de la mairie, les cadeaux, les bouquets (grand anniversaire, distinction honorifique, vœux du personnel…)
• Gérer l’installation et l’utilisation du matériel audiovisuel et informatique
• Apporter une assistante technique aux organisations et aux professionnels amenés à intervenir
• Participer aux réunions préparatoires des évènements
2) Gestion des locations et utilisations des salles communales
• Gérer les plannings d’occupation des salles / gymnases par les associations et usagers ou les partenaires
• Gérer le planning de réservation des salles (réservation, régie de recette, besoins matériels…)
• Communiquer les informations et assurer le suivi de l’occupation des salles par le biais des agents chargés des états des lieux
3) Accueil et renseignement du public
• Accueillir le public physiquement et téléphoniquement
• Orienter les usagers dans leur démarche vers les organismes compétents
• Prendre des messages et les transmettre : identifier, gérer les demandes et son degré d’urgence
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Délivrer les renseignements de base sur les domaines de compétence du guichet unique (toutes formalités multi-activités : état-civil, population, affaires scolaires, location de salles…)
• Certifier et légaliser les documents
• Demandes d’inscription sur les listes électorales
• Travailler en coopération avec les autres services municipaux afin de garantir une approche de proximité mais aussi un service global
4) Démarches guichet unique
• Une forte implication est attendue dans le cadre de la création du guichet unique.
• Délivrer les formulaires aux usagers dans le cadre des démarches administratives et familiales
• Traiter les demandes relevant du guichet unique et aider les usagers dans leurs démarches
• Procéder aux encaissements des régies du service aux usagers
• Participer aux opérations de recensement de la population, révision de la liste électorale et organisation des scrutins électoraux
La liste des missions ci-exposées est non exhaustive et peut faire l’objet de modification
Profils recherchés
Savoir-faire technique et connaissances nécessaires :
Outils informatiques et bureautiques
Exploitation du matériel informatique, vidéoprojecteur, visioconférence et systèmes micro-conférence…
Connaissance du fonctionnement d’une collectivité et des institutions
Connaissances des protocoles
Connaissance des règles de sécurité d’un ERP
Savoir gérer un planning et s’organiser
Savoir-être et qualités requises :
Sens de l'organisation, autonomie, réactivité, disponibilité
Grande polyvalence, rigueur et ponctualité
Qualités relationnelles
Savoir travailler en mode projet
Savoir rendre compte, alerter et respecter les délais impartis
Capacités d’adaptation et d’encadrement
Capacité à travailler en équipe et en lien avec les partenaires extérieurs
Loyauté envers la hiérarchie et les élus
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Sens du service public
PROFIL
Qualifications requises : Bac +2 (assistant de direction / gestion des entreprises et des administrations)
Expérience fortement appréciée dans un emploi similaire
Permis B obligatoire
L’habilitation électrique serait un plus.
Outils informatiques et bureautiques
Exploitation du matériel informatique, vidéoprojecteur, visioconférence et systèmes micro-conférence…
Connaissance du fonctionnement d’une collectivité et des institutions
Connaissances des protocoles
Connaissance des règles de sécurité d’un ERP
Savoir gérer un planning et s’organiser
Savoir-être et qualités requises :
Sens de l'organisation, autonomie, réactivité, disponibilité
Grande polyvalence, rigueur et ponctualité
Qualités relationnelles
Savoir travailler en mode projet
Savoir rendre compte, alerter et respecter les délais impartis
Capacités d’adaptation et d’encadrement
Capacité à travailler en équipe et en lien avec les partenaires extérieurs
Loyauté envers la hiérarchie et les élus
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Sens du service public
PROFIL
Qualifications requises : Bac +2 (assistant de direction / gestion des entreprises et des administrations)
Expérience fortement appréciée dans un emploi similaire
Permis B obligatoire
L’habilitation électrique serait un plus.
Contact et modalités de candidature
Contact
0387814869
Informations complémentaires
Temps de travail et horaires : temps complet annualisé, avec horaires décalés et présence nécessaire en soirée, le week-end, en fonction des évènements. Les horaires sont donc irréguliers avec amplitude variable.
A compétences équivalentes, ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.
Les candidatures (lettre de motivation + CV) sont à adresser par courrier à :
Monsieur le Maire - Laurent MULLER
Ville de Hombourg-Haut
17 rue de Metz 57470 HOMBOURG-HAUT
Ou par mail à l’adresse suivante : c.lm@hombourg-haut.com
A compétences équivalentes, ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.
Les candidatures (lettre de motivation + CV) sont à adresser par courrier à :
Monsieur le Maire - Laurent MULLER
Ville de Hombourg-Haut
17 rue de Metz 57470 HOMBOURG-HAUT
Ou par mail à l’adresse suivante : c.lm@hombourg-haut.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.