agent administratif polyvalent

Offre n° O057240918000842
Publiée le 18/09/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
MAIRIE DE BASSE HAM
Lieu de travail
Place de la République, Basse-Ham (Moselle)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
18/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Chargé ou chargée d'accueil
Officier ou officière d'état civil
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Poste partagé entre l’accueil (50 %) et les travaux administratifs en bureau (50 %)
 Accueil des usagers et gestion des demandes
 Gestion de l’état civil et de la population
 Gestion du cimetière
 Gestion des élections et de la liste électorale
 Gestion administrative de toutes les manifestations communales régulières et évènementielles ;
 Assurer des travaux de bureautique/secrétariat
Missions / conditions d'exercice
 Accueil physique et téléphonique des usagers, gestion du standard téléphonique : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements ;
 Réceptionner et préparer les demandes diverses de la population (recensement militaire, certificats et attestations diverses, livret de famille, légalisation de signatures, vente cartes de pêche, photocopies, réservations des salles communales et du matériel, réservation véhicule…) ; gestion des demandes de transport pour les séniors, enregistrement et suivi des déclarations de catastrophes naturelles…
 Instruire, constituer les actes d'état civil et assurer la tenue administrative des registres (naissance, mariage, adoption, décès, etc.) ; coordonner le recensement de la population.
 Préparer et suivre les délivrances et renouvellements de concessions funéraires, les reprises de concessions. Tenir à jour le fichier du cimetière.
Répondre aux demandes d’autorisations présentées par les entreprises de pompes funèbres.
 Enregistrer les inscriptions, radiations, changements d’adresse sur la liste électorale.
Gérer et assurer la révision de la liste électorale. Préparer et organiser les scrutins politiques et professionnels, suivre leur déroulement.
 Programmation et planification des manifestations, suivi et mise à jour des listings et bases de données des participants, préparation des courriers d’invitation, réservation des salles, programmation des inventaires et nettoyage des locaux, consultation auprès de prestataires (traiteur, orchestre, fleuriste…), déclarations au GUSO + SACEM pour les spectacles, enregistrement des inscriptions aux différentes manifestations, gestion de la billetterie, classement des lauréats du concours communal des maisons fleuries, programmation des badges pour la gestion des accès dans les bâtiments communaux
 Travaux de bureautique/secrétariat : saisie et mise en forme de documents et courriers, tri, classement, archivage, enregistrement du courrier entrant et gestion de la boîte mail « mairie » en l’absence de l’agent affecté sur cette tâche,
préparation du tirage sort du jury criminel,
Suivi journalier de la presse locale (repérage et conservation des articles de presse en lien avec la commune)


Exigences du poste
Niveau de formation requis Niveau d'expérience requis
 Niveau BAC
Niveau d'expérience requis : expérience souhaitée dans la gestion de l'état civil, gestion des élections et gestion du cimetière


Conditions particulières d'exercice :
 Travail en bureau ; horaires réguliers
 Travail un samedi par mois le matin de 9h00 à 12h00 (sauf juillet et août);
 Devoir de réserve et sens du service public.
Profils recherchés
Connaissances – expériences et aptitudes requises
Savoirs / connaissances :
 Connaître les règles d’organisation et de fonctionnement de la collectivité
 Connaître les règles applicables et la législation en vigueur dans le domaine de l’état civil, des élections et du funéraire
 Connaître le cadre règlementaire des actes administratifs
 Connaître les procédures relatives aux formalités administratives

Savoirs faire / compétences techniques :
 Connaître et savoir utiliser les outils informatiques et outils de communication
 Connaître et savoir utiliser les logiciels et progiciels dédiés à l’activité
 Savoir accueillir et renseigner le public
 Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
 Savoir-faire un courrier (règles de base en orthographe et grammaire, règles de mise en page…) ;
 Connaître et savoir appliquer les techniques d’expression écrite et orale.
Savoirs être / aptitudes :
 Qualités relationnelles (pédagogie, écoute, empathie, diplomatie, amabilité, patience, esprit d’équipe) ;
 Bonne présentation
 Rigueur et organisation ;
 Esprit d’initiative, d’anticipation et de décision ;
 Autonomie ;
 Discrétion.

Contact et modalités de candidature

Contact
0382562225
Informations complémentaires
CV + Lettre de motivation à adresser par courriel à :
mairie@basse-ham.fr ou par voie postale à l'adresse suivante :
Mairie de BASSE-HAM-Place de la République 57970 BASSE-HAM
Déposer ma candidature

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.