assistant(e) à la direction du pôle technique
Offre n° O056250129000946
Publiée le 29/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
BP 11, Arradon (Morbihan)
Poste à pourvoir le
15/03/2025
Date limite de candidature
28/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + titres restaurant
Descriptif de l'emploi
Rattaché(e) hiérarchiquement à la Directrice du pôle technique, l’agent exercera les missions suivantes :
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle technique
Suivre les dossiers administratifs et gérer les demandes selon l'organisation.
Assister un ou plusieurs responsables (DST, adjoint à la DST, chargée de mission Transition) dans l'organisation du travail.
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle technique
Suivre les dossiers administratifs et gérer les demandes selon l'organisation.
Assister un ou plusieurs responsables (DST, adjoint à la DST, chargée de mission Transition) dans l'organisation du travail.
Missions / conditions d'exercice
• Secrétariat, saisie des documents et traitement de dossiers :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents et courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Gérer et actualiser une base d'informations (tableaux de bord)
- Rechercher des informations techniques ou réglementaires
- Rédiger des documents administratifs (courriers, actes…)
- Assurer le suivi des courriers de la vie des quartiers et du pôle technique
- Compléter les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires (ex Autorisations de travaux, Déclarations Préalables…)
- Rédiger des comptes rendus de réunion ou notes synthétiques
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Accueil téléphonique du public (ponctuellement accueil physique)
- Recevoir et orienter les demandes concernant le pôle
- Conseiller et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes selon leur priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
• Planification et suivi
- Gérer les agendas de l'équipe (DST, responsable ateliers, chargée de mission transition), prendre et organiser les rendez-vous.
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions
- Participer aux réunions hebdomadaires de la Vie des Quartiers et Bureau Municipal Technique.
- Administrer les logiciels d’interventions Betterstreet et Sogelink (arrêtés DT/DICT)
- Rédaction et suivi des arrêtés et autorisations de voirie, et de l’occupation du domaine public
- Suivi des réclamations et demandes d’intervention
- Gestion des commissions de sécurité (suivi du tableau de bord et référent pour les services de la Préfecture)
- Signalement et suivi des interventions sur les réseaux (éclairage public, EU, EP, télécom)
- Rendre compte régulièrement à la direction (points 3 fois par semaine)
• Divers
- Fournir une aide au suivi administratif des marchés publics.
- Saisie de bons de commandes
- Rechercher et proposer des applications métiers permettant une meilleure performance du service.
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents et courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Gérer et actualiser une base d'informations (tableaux de bord)
- Rechercher des informations techniques ou réglementaires
- Rédiger des documents administratifs (courriers, actes…)
- Assurer le suivi des courriers de la vie des quartiers et du pôle technique
- Compléter les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires (ex Autorisations de travaux, Déclarations Préalables…)
- Rédiger des comptes rendus de réunion ou notes synthétiques
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Accueil téléphonique du public (ponctuellement accueil physique)
- Recevoir et orienter les demandes concernant le pôle
- Conseiller et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes selon leur priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
• Planification et suivi
- Gérer les agendas de l'équipe (DST, responsable ateliers, chargée de mission transition), prendre et organiser les rendez-vous.
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions
- Participer aux réunions hebdomadaires de la Vie des Quartiers et Bureau Municipal Technique.
- Administrer les logiciels d’interventions Betterstreet et Sogelink (arrêtés DT/DICT)
- Rédaction et suivi des arrêtés et autorisations de voirie, et de l’occupation du domaine public
- Suivi des réclamations et demandes d’intervention
- Gestion des commissions de sécurité (suivi du tableau de bord et référent pour les services de la Préfecture)
- Signalement et suivi des interventions sur les réseaux (éclairage public, EU, EP, télécom)
- Rendre compte régulièrement à la direction (points 3 fois par semaine)
• Divers
- Fournir une aide au suivi administratif des marchés publics.
- Saisie de bons de commandes
- Rechercher et proposer des applications métiers permettant une meilleure performance du service.
Profils recherchés
De formation Bac +2 Assistance de direction ou équivalent.
Compétences recherchées :
• Vocabulaire professionnel du service technique
• Rigueur et organisation
• Aptitudes rédactionnelles et orthographiques avérées
• Gestion autonome des priorités
• Excellente maitrise des outils informatiques cités
• Connaissance des procédures administratives
• Sens du service public et du travail en équipe, bon relationnel
• Réactivité, polyvalence, adaptabilité et force de proposition
• Expérience similaire souhaitée
Compétences recherchées :
• Vocabulaire professionnel du service technique
• Rigueur et organisation
• Aptitudes rédactionnelles et orthographiques avérées
• Gestion autonome des priorités
• Excellente maitrise des outils informatiques cités
• Connaissance des procédures administratives
• Sens du service public et du travail en équipe, bon relationnel
• Réactivité, polyvalence, adaptabilité et force de proposition
• Expérience similaire souhaitée
Contact et modalités de candidature
Contact
0297440156
Informations complémentaires
votre candidature (lettre de motivation + CV) est à adresser à
M. Le Maire d'Arradon
2 Place de l'Eglise
56610 ARRADON
Pour tout renseignement complémentaire vous pouvez prendre contact auprès de Mme Carine COUTEAU, directrice du pôle technique au 0297440156
M. Le Maire d'Arradon
2 Place de l'Eglise
56610 ARRADON
Pour tout renseignement complémentaire vous pouvez prendre contact auprès de Mme Carine COUTEAU, directrice du pôle technique au 0297440156
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.