Chargé d'accueil (F/H)
Offre n° O056250108000071
Publiée le 08/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
B.P. 509, Vannes (Morbihan)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
08/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La ville de Vannes est régulièrement classée dans les tops des palmarès des villes françaises où il fait bon vivre. Vous aussi, vous pouvez venir vous installer dans notre ville de 55.000 habitants, ville d'Arts et d'Histoire, ville de sport, en Bretagne Sud, au bord du golfe du Morbihan. A 1h30 de Nantes, Rennes et Brest, vous bénéficierez d’un environnement de travail exceptionnel, au cœur du parc naturel régional du Golfe du Morbihan.
La Direction Vie citoyenne recrute un Chargé d'accueil (F/H)
La Direction Vie citoyenne recrute un Chargé d'accueil (F/H)
Missions / conditions d'exercice
Au sein d’une équipe accueil en pleine évolution (projet de refonte des accueils), vous assurez l’accueil général de la mairie, apporter une réponse de 1er niveau et orienter le public dans l’objectif d’améliorer le parcours usager. Vous êtes garant de l’image du service public et de la collectivité.
Missions principales :
- Accueil physique du public sur les 3 sites de la Mairie : Hôtel de Ville ; Centre administratif ; Centre Victor Hugo
o Assurer à l’usager un accueil personnalisé et adapté : identifier les demandes pour apporter la réponse la plus adéquate dans le respect des règles d’accueil établies (évolutives avec le projet de refonte des accueils) : renseignement et remise de documentation, réponse de 1er niveau ou orientation.
o Délivrance des imprimés pour les pièces à fournir dans les démarches usager
o Identifier et gérer les demandes en fonction de leur degré d’urgence
o Repérer les comportements à risque, réguler les conflits et situations de stress
o Appréhender les limites de son domaine d’intervention
o Assurer le suivi pour chaque site, des réservations de salles du site et des prises de rendez-vous organisés via le logiciel de gestion des files d’attente (ORION)
o Réguler les flux et les temps d’attente
o Gérer la réception des colis
- Accueil téléphonique du public sur 2 sites de la Mairie : Hôtel de Ville, Centre Victor Hugo
o Assurer la réception des appels et la transmission au service compétent dans le respect des règles d’accueil : réponse de 1er niveau, orientation ou transmission de l’appel avec présentation de l’appel
o Prendre et transmettre des messages
- Participation aux activités administratives et bureautiques/numériques de back office du service en lien avec la responsable relation Usagers
o Gestion partagée de la boite mail générique du service
o Veille active et formation continue sur les actualités mairies (règlementaires/organisationnelles et participation aux mises à jour des procédures sur outils bureautiques)
o Utilisation de plusieurs logiciels métiers (élections, outils des fiches connaissances …..)
Missions secondaires sous la responsabilité de la responsable:
- Prestation de services pour la Direction communication
o Préparation et conditionnement de l’ensemble des documents à distribuer
o Distribution de documents « Vannes Mag’ » au Ouest France et Télégramme
- Prestation de services diverses
o Aide administrative diverse …
Gestion de l’affichage d’information
Suivi et mise à jour de listings, tableaux et plannings des accueils
Classement, publipostage, mise sous pli, envois de documents,
Tri journalier du courrier CCAS (centre Victor Hugo)
Missions principales :
- Accueil physique du public sur les 3 sites de la Mairie : Hôtel de Ville ; Centre administratif ; Centre Victor Hugo
o Assurer à l’usager un accueil personnalisé et adapté : identifier les demandes pour apporter la réponse la plus adéquate dans le respect des règles d’accueil établies (évolutives avec le projet de refonte des accueils) : renseignement et remise de documentation, réponse de 1er niveau ou orientation.
o Délivrance des imprimés pour les pièces à fournir dans les démarches usager
o Identifier et gérer les demandes en fonction de leur degré d’urgence
o Repérer les comportements à risque, réguler les conflits et situations de stress
o Appréhender les limites de son domaine d’intervention
o Assurer le suivi pour chaque site, des réservations de salles du site et des prises de rendez-vous organisés via le logiciel de gestion des files d’attente (ORION)
o Réguler les flux et les temps d’attente
o Gérer la réception des colis
- Accueil téléphonique du public sur 2 sites de la Mairie : Hôtel de Ville, Centre Victor Hugo
o Assurer la réception des appels et la transmission au service compétent dans le respect des règles d’accueil : réponse de 1er niveau, orientation ou transmission de l’appel avec présentation de l’appel
o Prendre et transmettre des messages
- Participation aux activités administratives et bureautiques/numériques de back office du service en lien avec la responsable relation Usagers
o Gestion partagée de la boite mail générique du service
o Veille active et formation continue sur les actualités mairies (règlementaires/organisationnelles et participation aux mises à jour des procédures sur outils bureautiques)
o Utilisation de plusieurs logiciels métiers (élections, outils des fiches connaissances …..)
Missions secondaires sous la responsabilité de la responsable:
- Prestation de services pour la Direction communication
o Préparation et conditionnement de l’ensemble des documents à distribuer
o Distribution de documents « Vannes Mag’ » au Ouest France et Télégramme
- Prestation de services diverses
o Aide administrative diverse …
Gestion de l’affichage d’information
Suivi et mise à jour de listings, tableaux et plannings des accueils
Classement, publipostage, mise sous pli, envois de documents,
Tri journalier du courrier CCAS (centre Victor Hugo)
Profils recherchés
Connaissance
− Connaissance de l’organisation des services et de l’organigramme de la collectivité
− Connaissance du cadre légal et règlementaires des activités exercées
− Aisance avérée et indispensable dans l’utilisation des outils bureautiques (word, excel, outlook)
− Maitrise des techniques d’expression écrite et orale (s’exprimer clairement oral et écrit)
− Maitrise des techniques d’accueil et de communication (reformulation des demandes, gestion des conflits, gestion du stress, priorisation de l’urgence, neutralité et objectivité…)
Qualités attendues
− Appétence nécessaire pour les évolutions dans les démarches numériques
− Capacité d’adaptation rapide des logiciels métiers
− Consciencieux dans le travail
− Goût du contact avec le public (accueil aimable, courtois, diplomate)
− Qualité relationnelle
− Discrétion professionnelle
− Esprit d’équipe
− Autonomie de travail dans les activités back office
− Savoir rendre compte de son activité
− Connaissance de l’organisation des services et de l’organigramme de la collectivité
− Connaissance du cadre légal et règlementaires des activités exercées
− Aisance avérée et indispensable dans l’utilisation des outils bureautiques (word, excel, outlook)
− Maitrise des techniques d’expression écrite et orale (s’exprimer clairement oral et écrit)
− Maitrise des techniques d’accueil et de communication (reformulation des demandes, gestion des conflits, gestion du stress, priorisation de l’urgence, neutralité et objectivité…)
Qualités attendues
− Appétence nécessaire pour les évolutions dans les démarches numériques
− Capacité d’adaptation rapide des logiciels métiers
− Consciencieux dans le travail
− Goût du contact avec le public (accueil aimable, courtois, diplomate)
− Qualité relationnelle
− Discrétion professionnelle
− Esprit d’équipe
− Autonomie de travail dans les activités back office
− Savoir rendre compte de son activité
Contact et modalités de candidature
Contact
0297016000
Informations complémentaires
• Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique ou aux contractuels
• Politique active de formation des agents
• Dispositif de télémédecine pris en charge par la collectivité
• Adhésion possible au Comité des Œuvres Sociales
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime sociale
• Temps de travail : 38h45 - 25 jours de congés + 2 jours de fractionnement, 21 RTT.
• Forfait mobilité durable sous certaines conditions
• Politique active de formation des agents
• Dispositif de télémédecine pris en charge par la collectivité
• Adhésion possible au Comité des Œuvres Sociales
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime sociale
• Temps de travail : 38h45 - 25 jours de congés + 2 jours de fractionnement, 21 RTT.
• Forfait mobilité durable sous certaines conditions
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.