AGENTE / AGENT D'ACCUEIL ET GESTIONNAIRE SCOLARITE
Offre n° O056240731000598
Publiée le 11/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2 bd general leclerc, Lorient (Morbihan)
Poste à pourvoir le
03/02/2025
Date limite de candidature
11/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
2 postes à pourvoir : un à pourvoir au 1er novembre et un second au 1er janvier 2025
Membre de l’équipe administrative, vous travaillez en lien direct avec l’ensemble de l’équipe du Conservatoire (fonctions administrative, technique et pédagogique) – Travail en binôme avec un autre agent d’accueil.
Le conservatoire à rayonnement départemental de Lorient regroupe 30 disciplines qui font intervenir 50 enseignants. L’établissement compte plus de 1000 élèves inscrits et permet de sensibiliser environ 3 000 Lorientais de tous âges à travers ses actions hors les murs.
Dans ce cadre et en binôme, vous avez une double mission :
- Vous assurez des fonctions d’accueil physique et téléphonique au sein de l’établissement
- Vous assurez la gestion administrative et le suivi des dossiers des élèves, des évaluations et examens selon un portefeuille réparti entre les deux agents. Vous êtes l’interface administrative du suivi des parcours pédagogiques, dialoguant avec les enseignants, la direction et les usagers.
Membre de l’équipe administrative, vous travaillez en lien direct avec l’ensemble de l’équipe du Conservatoire (fonctions administrative, technique et pédagogique) – Travail en binôme avec un autre agent d’accueil.
Le conservatoire à rayonnement départemental de Lorient regroupe 30 disciplines qui font intervenir 50 enseignants. L’établissement compte plus de 1000 élèves inscrits et permet de sensibiliser environ 3 000 Lorientais de tous âges à travers ses actions hors les murs.
Dans ce cadre et en binôme, vous avez une double mission :
- Vous assurez des fonctions d’accueil physique et téléphonique au sein de l’établissement
- Vous assurez la gestion administrative et le suivi des dossiers des élèves, des évaluations et examens selon un portefeuille réparti entre les deux agents. Vous êtes l’interface administrative du suivi des parcours pédagogiques, dialoguant avec les enseignants, la direction et les usagers.
Missions / conditions d'exercice
Missions d’accueil du public – (environ 65%)
Accueil téléphonique et physique du public
Accueillir, écouter et renseigner les usagers (élèves, parents, enseignants, spectateurs, partenaires extérieurs…)
Identifier, gérer les demandes et accompagner les publics en difficulté avec le numérique dans leurs démarches d’inscriptions/réinscriptions en ligne
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Tenue du hall d’accueil
Faire respecter le calme et la discipline des lieux
En collaboration avec la chargée de communication, assurer au quotidien la gestion de l’affichage et la diffusion d’informations ou de documents divers
Suivi et gestion des salles
Assurer le suivi des plannings de salles
Effectuer la gestion et le suivi des réservations de salles (Duonet)
Remettre les clés et tenir le cahier de suivi à jour
Suivi des réservations et ventes de billet pour les spectacles de la saison musicale et chorégraphique Assurer l’assistance téléphonique et renseigner les usagers
Enregistrer et suivre les réservations et les ventes de billet (Welogin)
Missions ponctuelles pendant les temps fort d’accueil public
Accueillir, écouter et renseigner les usagers (nuit des conservatoires, spectacles de la saison, portes ouvertes…)
Missions d’assistance administrative à la scolarité – (environ 35%)
Suivi et gestion administrative à l’organisation pédagogique annuelle
Suivre et vérifier les emplois du temps prévisionnels
Assurer la traduction logiciel (Duonet) des maquettes pédagogiques
Participer à la mise en œuvre des inscriptions/réinscriptions, traiter les demandes d’inscriptions et de réinscriptions en ligne, vérifier les documents transmis, effectuer la mise à jour des données
Suivi et gestion administrative quotidien des élèves et des emplois du temps
Réaliser la création administrative et informatique des emplois du temps des élèves et des enseignants (Duonet) Veiller à l’intégration et à la gestion des cours, suivi des modifications quotidiennes des plannings et des constitutions de classes (changement de cours, nouvel inscrit, absences, abandon…)
Suivi et gestion des évaluations et des examens
Assurer l’organisation des examens : constitution des listes de passage avec les enseignants, mise à jour des tableaux de suivi, édition et suivi des listes de notations et des procès-verbaux, suivi de la constitution des jurys Suivre les évaluations pédagogiques annuelles et semestrielles…
Selon les besoins de l’établissement, participation aux tâches quotidiennes de l’administration
Accueil téléphonique et physique du public
Accueillir, écouter et renseigner les usagers (élèves, parents, enseignants, spectateurs, partenaires extérieurs…)
Identifier, gérer les demandes et accompagner les publics en difficulté avec le numérique dans leurs démarches d’inscriptions/réinscriptions en ligne
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Tenue du hall d’accueil
Faire respecter le calme et la discipline des lieux
En collaboration avec la chargée de communication, assurer au quotidien la gestion de l’affichage et la diffusion d’informations ou de documents divers
Suivi et gestion des salles
Assurer le suivi des plannings de salles
Effectuer la gestion et le suivi des réservations de salles (Duonet)
Remettre les clés et tenir le cahier de suivi à jour
Suivi des réservations et ventes de billet pour les spectacles de la saison musicale et chorégraphique Assurer l’assistance téléphonique et renseigner les usagers
Enregistrer et suivre les réservations et les ventes de billet (Welogin)
Missions ponctuelles pendant les temps fort d’accueil public
Accueillir, écouter et renseigner les usagers (nuit des conservatoires, spectacles de la saison, portes ouvertes…)
Missions d’assistance administrative à la scolarité – (environ 35%)
Suivi et gestion administrative à l’organisation pédagogique annuelle
Suivre et vérifier les emplois du temps prévisionnels
Assurer la traduction logiciel (Duonet) des maquettes pédagogiques
Participer à la mise en œuvre des inscriptions/réinscriptions, traiter les demandes d’inscriptions et de réinscriptions en ligne, vérifier les documents transmis, effectuer la mise à jour des données
Suivi et gestion administrative quotidien des élèves et des emplois du temps
Réaliser la création administrative et informatique des emplois du temps des élèves et des enseignants (Duonet) Veiller à l’intégration et à la gestion des cours, suivi des modifications quotidiennes des plannings et des constitutions de classes (changement de cours, nouvel inscrit, absences, abandon…)
Suivi et gestion des évaluations et des examens
Assurer l’organisation des examens : constitution des listes de passage avec les enseignants, mise à jour des tableaux de suivi, édition et suivi des listes de notations et des procès-verbaux, suivi de la constitution des jurys Suivre les évaluations pédagogiques annuelles et semestrielles…
Selon les besoins de l’établissement, participation aux tâches quotidiennes de l’administration
Profils recherchés
Maitrise des outils bureautiques - Une connaissance des logiciels métiers Duonet et Welogin serait un plus
Capacité à identifier, hiérarchiser et gérer la demande et son degré d’urgence - Capacité à assurer une bonne transmission de l'information - Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs - Maîtrise des techniques de classement et d’archivage numérique
Respect du devoir de réserve et des obligations de discrétion et de confidentialité - Réactivité et respect des délais - Rigueur - Fortes qualités relationnelles et sens de l’accueil (écoute – patience – discrétion)
Sens de l’organisation - Maîtrise de soi – Ponctualité - Sens du service public
Capacité à identifier, hiérarchiser et gérer la demande et son degré d’urgence - Capacité à assurer une bonne transmission de l'information - Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs - Maîtrise des techniques de classement et d’archivage numérique
Respect du devoir de réserve et des obligations de discrétion et de confidentialité - Réactivité et respect des délais - Rigueur - Fortes qualités relationnelles et sens de l’accueil (écoute – patience – discrétion)
Sens de l’organisation - Maîtrise de soi – Ponctualité - Sens du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0297022338
Informations complémentaires
Ce poste est assorti de la NBI sur les fonctions d’accueil exercées à titre principal sous réserve que les conditions d’octroi soient remplies.
Horaires de travail : L’amplitude horaire d’accueil du Conservatoire oscille entre 9h00 et 19h30.
En alternance 1 semaine sur 2, planning du lundi au vendredi ou du mardi au samedi
[2 fins de service fixées à 19h30 + 1 lundi sur 2 (13h-19h30) et 1 samedi sur 2 (9h-13h30)]
Disponibilité demandée, liée au travail possible le week-end et en soirée
Congés annuels à prendre obligatoirement pendant les vacances scolaires
Temps de travail : Temps complet : Régime de 37h30 (38h30 en période scolaire – 32h en période de vacances scolaires)• Régime indemnitaire afférent au poste, prime annuelle versée en deux fois (juin et novembre) • Participation à la mutuelle, possibilité d’adhérer au contrat collectif de prévoyance, Comité des œuvres sociales du Pays de Lorient • Restaurant municipal avec tarif préférentiel (approvisionnement en partie local et produits bio favorisés) • Prise en charge à 75% frais de transport public de voyageur (domicile-travail)
Horaires de travail : L’amplitude horaire d’accueil du Conservatoire oscille entre 9h00 et 19h30.
En alternance 1 semaine sur 2, planning du lundi au vendredi ou du mardi au samedi
[2 fins de service fixées à 19h30 + 1 lundi sur 2 (13h-19h30) et 1 samedi sur 2 (9h-13h30)]
Disponibilité demandée, liée au travail possible le week-end et en soirée
Congés annuels à prendre obligatoirement pendant les vacances scolaires
Temps de travail : Temps complet : Régime de 37h30 (38h30 en période scolaire – 32h en période de vacances scolaires)• Régime indemnitaire afférent au poste, prime annuelle versée en deux fois (juin et novembre) • Participation à la mutuelle, possibilité d’adhérer au contrat collectif de prévoyance, Comité des œuvres sociales du Pays de Lorient • Restaurant municipal avec tarif préférentiel (approvisionnement en partie local et produits bio favorisés) • Prise en charge à 75% frais de transport public de voyageur (domicile-travail)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.