919-Asistant.e de direction
Offre n° O054250226000248
Publiée le 27/02/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
D.r.h - 48 esplanade j. baudot - rue du sergent blandan - co 900 - 19, Nancy (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
15/04/2025
Date limite de candidature
31/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Intervient en appui permanent au/à la directeur.trice général.e des services en termes d’organisation, de gestion et
d’animation de l’activité de la direction générale, d’accueil, d’information, de communication, de préparation, suivi et classement des
dossiers.
d’animation de l’activité de la direction générale, d’accueil, d’information, de communication, de préparation, suivi et classement des
dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Appui à l’organisation, gestion et optimisation de l’activité de la direction
• Gère l’activité professionnelle du/de la directeur.trice général.e, en planifiant les réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités
• Prépare les dossiers en vue des réunions quotidiennes (constitution notamment des dossiers en vue des réunions de l’exécutif et des réunions Préfet/Présidente)
• Assure le suivi des éléments préparatoires à constituer en vue des réunions du.de la président.e en lien avec le cabinet
• Assure la gestion du courrier entrant et sortant du/de la directeur.trice général.e des services
• Anticipe les délais des différentes instances (bureau de l’Assemblée, commission permanente, session)
• Assure l’apport de réponses aux différentes sollicitations du/de la directeur.trice général.e
• Rédige ponctuellement des courriers réponses, saisit des notes, rapports et courriers relatifs aux dossiers traités par la direction
• Contribue au classement et à l’archivage
Appui à l’animation de la direction
• Assure le suivi des modifications apportées par le/la DGS aux rapports de commission permanente et session
• Organise (gestion du planning, proposition des ordres du jour, envoi des invitations), participe aux comités de direction générale et rédige les relevés de décisions
Accueil, information et communication
• Traite et oriente les appels téléphoniques (internes/externes), accueille les visiteurs et rendez-vous en hiérarchisant les priorités
• Organise la circulation des informations entre le/la DGS, les DGA et DST
• Travaille en réseau avec les assistantes de direction de la collectivité et particulièrement avec les assistant.e.s du cabinet de la présidente
Spécificités
• Poste exigeant une souplesse dans les horaires de travail.
• Gère l’activité professionnelle du/de la directeur.trice général.e, en planifiant les réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités
• Prépare les dossiers en vue des réunions quotidiennes (constitution notamment des dossiers en vue des réunions de l’exécutif et des réunions Préfet/Présidente)
• Assure le suivi des éléments préparatoires à constituer en vue des réunions du.de la président.e en lien avec le cabinet
• Assure la gestion du courrier entrant et sortant du/de la directeur.trice général.e des services
• Anticipe les délais des différentes instances (bureau de l’Assemblée, commission permanente, session)
• Assure l’apport de réponses aux différentes sollicitations du/de la directeur.trice général.e
• Rédige ponctuellement des courriers réponses, saisit des notes, rapports et courriers relatifs aux dossiers traités par la direction
• Contribue au classement et à l’archivage
Appui à l’animation de la direction
• Assure le suivi des modifications apportées par le/la DGS aux rapports de commission permanente et session
• Organise (gestion du planning, proposition des ordres du jour, envoi des invitations), participe aux comités de direction générale et rédige les relevés de décisions
Accueil, information et communication
• Traite et oriente les appels téléphoniques (internes/externes), accueille les visiteurs et rendez-vous en hiérarchisant les priorités
• Organise la circulation des informations entre le/la DGS, les DGA et DST
• Travaille en réseau avec les assistantes de direction de la collectivité et particulièrement avec les assistant.e.s du cabinet de la présidente
Spécificités
• Poste exigeant une souplesse dans les horaires de travail.
Profils recherchés
Compétences techniques :
• Maîtriser l’organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
• Connaître les enjeux de la collectivité
• Rédiger des courriers, notes et comptes rendus de réunion
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage…)
• Mettre en forme les documents selon la charte graphique
• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service / de l’activité
Compétences relationnelles :
• Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Maîtriser les techniques de l’accueil téléphonique et physique
• Préserver la confidentialité des échanges et dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Savoir se rendre disponible
• Coopérer avec les autres services de la direction
• Promouvoir l’image de la direction / service auprès des interlocuteurs
Compétences stratégiques :
• Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
• Planifier et programmer
• Etre capable de prendre des initiatives
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degrés d’importance ou d’urgence
• Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
• Transmettre fidèlement les messages et attirer l’attention sur un problème éventuel
• Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traite
• Maîtriser l’organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
• Connaître les enjeux de la collectivité
• Rédiger des courriers, notes et comptes rendus de réunion
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage…)
• Mettre en forme les documents selon la charte graphique
• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service / de l’activité
Compétences relationnelles :
• Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Maîtriser les techniques de l’accueil téléphonique et physique
• Préserver la confidentialité des échanges et dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Savoir se rendre disponible
• Coopérer avec les autres services de la direction
• Promouvoir l’image de la direction / service auprès des interlocuteurs
Compétences stratégiques :
• Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
• Planifier et programmer
• Etre capable de prendre des initiatives
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degrés d’importance ou d’urgence
• Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
• Transmettre fidèlement les messages et attirer l’attention sur un problème éventuel
• Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traite
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.