AGENT(E) ACCUEIL ET ADMINISTRATIF
Offre n° O054241219001514
Publiée le 19/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - 14 rue du 15 septembre 1944, Maxéville (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
24/02/2025
Date limite de candidature
23/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l’autorité de la responsable du service Administratif-Secrétariat-Accueil, vous assurez au sein de la Maison du Lien de la Solidarité et du Relais Social Emploi du quartier du Champ-le-Bœuf :
- À titre principal l'accueil physique et téléphonique du public,
- Et à titre complémentaire des activités de secrétariat.
Accompagnant les usagers vers une autonomie dans les démarches administratives, vous travaillez en équipe avec l’ensemble des services, partenaires institutionnels et acteurs associatifs.
- À titre principal l'accueil physique et téléphonique du public,
- Et à titre complémentaire des activités de secrétariat.
Accompagnant les usagers vers une autonomie dans les démarches administratives, vous travaillez en équipe avec l’ensemble des services, partenaires institutionnels et acteurs associatifs.
Missions / conditions d'exercice
1. Accompagner la première demande au plan administratif. Identifier, qualifier la demande et l’orienter vers les services ou les professionnels concernés
Premier Accueil :
• Animer, organiser un espace d’accueil et d’information correspondant aux principaux champs d’intervention du pôle Solidarité :
- Accompagnement social au logement,
- Actions en faveur des séniors,
- Dispositifs d’aides sociales légales et facultatives,
- Accompagnement à l’emploi,
- Accès aux droits,
- Espace de Vie Sociale,
- Dispositif de Réussite Educative,
- Petite Enfance.
• Accueillir le public physiquement / téléphoniquement,
• Ecouter et recueillir la demande,
• Instaurer une relation de respect mutuel et recevoir de façon personnalisée,
• Gérer le flux.
Identification et qualification des demandes :
• Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande,
• Etablir la différence entre la demande et le besoin réel,
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement des services,
• Transmettre la demande au collègue compétent si besoin / Prise de RDV : Social, Logement, Emploi Mission Locale et correspondant de parcours, Petite Enfance, Seniors, DRE.
Accompagnement dans les démarches :
• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations,
• Aider à rédiger des documents administratifs du public,
• Remplir le logiciel métier Malléo (salle attente, dossier foyer…)
Gestion des espaces d’accueil : affichage, documents libre-service, borne informatique…
2 / Gestion administrative d’accueil
• Contrôler les caisses chaque demi-journée,
• Encaisser les participations des épiceries/cité pass/melodie et symphonie pass/REAPP après vérification des droits des usagers, mettre à jour le logiciel de suivi,
• Créer les dossiers de demande d’aide dans le logiciel MALLEO, enregistrement des pièces,
• Editer le tableau de la commission permanente du CCAS chaque semaine,
• Saisir les courriers aux usagers suite à la commission permanente, les envoyer après signature et mettre à jour le logiciel,
• Transmettre les décisions aux partenaires,
• Réserver les salles de réunion, les bureaux partagés,
• Prendre les inscriptions aux activités de la ville mises en place par le Pôle Solidarité.
MISSIONS COMPLEMENTAIRES : Assister un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service
• Développement économique et Politique de la ville
- Mise à jour des répertoires Politiques de la ville et Développement économique
- Traitement statistique de la liste demandeurs d’emploi
- Préparation des envois en grand nombre et mise sous pli
- Tableau de suivi financier des dossiers de demande de subventions et courriers de notification
• En cas d’absence des autres agents d’accueil et administratif :
Administratif du CCAS et Service Seniors
Premier Accueil :
• Animer, organiser un espace d’accueil et d’information correspondant aux principaux champs d’intervention du pôle Solidarité :
- Accompagnement social au logement,
- Actions en faveur des séniors,
- Dispositifs d’aides sociales légales et facultatives,
- Accompagnement à l’emploi,
- Accès aux droits,
- Espace de Vie Sociale,
- Dispositif de Réussite Educative,
- Petite Enfance.
• Accueillir le public physiquement / téléphoniquement,
• Ecouter et recueillir la demande,
• Instaurer une relation de respect mutuel et recevoir de façon personnalisée,
• Gérer le flux.
Identification et qualification des demandes :
• Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande,
• Etablir la différence entre la demande et le besoin réel,
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement des services,
• Transmettre la demande au collègue compétent si besoin / Prise de RDV : Social, Logement, Emploi Mission Locale et correspondant de parcours, Petite Enfance, Seniors, DRE.
Accompagnement dans les démarches :
• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations,
• Aider à rédiger des documents administratifs du public,
• Remplir le logiciel métier Malléo (salle attente, dossier foyer…)
Gestion des espaces d’accueil : affichage, documents libre-service, borne informatique…
2 / Gestion administrative d’accueil
• Contrôler les caisses chaque demi-journée,
• Encaisser les participations des épiceries/cité pass/melodie et symphonie pass/REAPP après vérification des droits des usagers, mettre à jour le logiciel de suivi,
• Créer les dossiers de demande d’aide dans le logiciel MALLEO, enregistrement des pièces,
• Editer le tableau de la commission permanente du CCAS chaque semaine,
• Saisir les courriers aux usagers suite à la commission permanente, les envoyer après signature et mettre à jour le logiciel,
• Transmettre les décisions aux partenaires,
• Réserver les salles de réunion, les bureaux partagés,
• Prendre les inscriptions aux activités de la ville mises en place par le Pôle Solidarité.
MISSIONS COMPLEMENTAIRES : Assister un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service
• Développement économique et Politique de la ville
- Mise à jour des répertoires Politiques de la ville et Développement économique
- Traitement statistique de la liste demandeurs d’emploi
- Préparation des envois en grand nombre et mise sous pli
- Tableau de suivi financier des dossiers de demande de subventions et courriers de notification
• En cas d’absence des autres agents d’accueil et administratif :
Administratif du CCAS et Service Seniors
Profils recherchés
Connaissances et compétences :
• Connaissances théoriques et pratiques du fonctionnement des collectivités territoriales et du champ des politiques de Solidarité,
• Gérer les techniques / procédures de secrétariat / recherche documentaire,
• Savoir effectuer et accompagner dans les démarches administratives,
• Savoir rédiger et mettre en page un document papier ou électronique,
• Être à l'écoute, discret, patient, diplomate (contact régulier avec le public),
• Respecter la confidentialité,
• Notions de base des techniques de communication orale et écrite,
• Savoir adapter son discours en fonction des interlocuteurs concernés,
• Travailler en équipe et en partenariat,
• Capacités d'initiative, d’adaptation, de réactivité, de synthèse et rédactionnelles,
• Savoir rendre compte de son activité à sa hiérarchie,
• Rigueur, devoir de confidentialité, autonomie, disponibilité, sens des responsabilités,
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Power Point) et permis B.
• Connaissances théoriques et pratiques du fonctionnement des collectivités territoriales et du champ des politiques de Solidarité,
• Gérer les techniques / procédures de secrétariat / recherche documentaire,
• Savoir effectuer et accompagner dans les démarches administratives,
• Savoir rédiger et mettre en page un document papier ou électronique,
• Être à l'écoute, discret, patient, diplomate (contact régulier avec le public),
• Respecter la confidentialité,
• Notions de base des techniques de communication orale et écrite,
• Savoir adapter son discours en fonction des interlocuteurs concernés,
• Travailler en équipe et en partenariat,
• Capacités d'initiative, d’adaptation, de réactivité, de synthèse et rédactionnelles,
• Savoir rendre compte de son activité à sa hiérarchie,
• Rigueur, devoir de confidentialité, autonomie, disponibilité, sens des responsabilités,
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Power Point) et permis B.
Contact et modalités de candidature
Contact
0383323000
Informations complémentaires
Régime indemnitaire
13ème mois
Chèque déjeuner
Participation employeur assurance maintien de salaire
Participation employeur mutuelle (MNT)
13ème mois
Chèque déjeuner
Participation employeur assurance maintien de salaire
Participation employeur mutuelle (MNT)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.