ASSISTANT(E) DE DIRECTION ET GESTION ADMINSTRATIVE AU PÔLE ESPACE PUBLIC
Offre n° O054240920000105
Publiée le 20/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - 14 rue du 15 septembre 1944, Maxéville (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
04/11/2024
Date limite de candidature
20/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Le Pôle Espace Public (PEP) regroupe les services techniques de la ville, composés du Patrimoine/Logistique, du Cadre de Vie/Environnement, de l’Urbanisme et la Participation Citoyenne/Coordination des Brasseries.
Le PEP travaille également de manière très étroite avec le service support « Finances et marchés publics ».
Vous apporterez à la responsable de Pôle une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication et d'information.
Sous son autorité, vous aurez en charge la gestion administrative et budgétaire des activités du Pôle afin de répondre aux besoins de lancements et de suivis administratifs des marchés publics ainsi que de soutien au quotidien du service technique en collaboration avec les responsables et chefs de services.
Le PEP travaille également de manière très étroite avec le service support « Finances et marchés publics ».
Vous apporterez à la responsable de Pôle une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication et d'information.
Sous son autorité, vous aurez en charge la gestion administrative et budgétaire des activités du Pôle afin de répondre aux besoins de lancements et de suivis administratifs des marchés publics ainsi que de soutien au quotidien du service technique en collaboration avec les responsables et chefs de services.
Missions / conditions d'exercice
1/ Assistant de Direction
• Gérer et suivre les affaires délibératives du Pôle relevant de la Commission Municipale ad-hoc,
• Réaliser des tâches de secrétariat (convocation, saisie de rapport, compte rendu, Demandes d’Intervention, etc.) et assurez la gestion du courrier,
• Organiser les agendas de la chef de Pôle,
• Suivre les demandes du Cabinet du Maire au Pôle (RDV, demande de note, listings…)
• Suivre, classer, archiver les dossiers, bilans, rapports … du Pôle.
2/ Gestion du service technique,
• Accueil physique et téléphonique des usagers et des entreprises/prestataires (1er accueil et orientation),
• Gestion des devis et des Bons de Commandes,
• Soutien administratif au service : élaboration de bilans techniques, suivi des interventions des ST sur les contrôles techniques et réglementaires,
• Suivi de l’inventaire des investissements
• Gestion et suivi des plannings (astreintes, événements)
3/ Lancement et suivi des marchés publics,
• Accompagner le service sur les différentes étapes d’un marché public,
• Relire les pièces techniques rédigées par le service,
• Participer au suivi les consultations via la plateforme de dématérialisation des marchés (publication, réponses aux questions des candidats, réception des offres…)
• Rédiger des courriers, assurer le lien administratif avec les entreprises
• Assurer le suivi des délais, alerter le service concernant les renouvellements de marchés publics (mise à jour de tableaux de bords et outils de suivi)
• Gérer et suivre les affaires délibératives du Pôle relevant de la Commission Municipale ad-hoc,
• Réaliser des tâches de secrétariat (convocation, saisie de rapport, compte rendu, Demandes d’Intervention, etc.) et assurez la gestion du courrier,
• Organiser les agendas de la chef de Pôle,
• Suivre les demandes du Cabinet du Maire au Pôle (RDV, demande de note, listings…)
• Suivre, classer, archiver les dossiers, bilans, rapports … du Pôle.
2/ Gestion du service technique,
• Accueil physique et téléphonique des usagers et des entreprises/prestataires (1er accueil et orientation),
• Gestion des devis et des Bons de Commandes,
• Soutien administratif au service : élaboration de bilans techniques, suivi des interventions des ST sur les contrôles techniques et réglementaires,
• Suivi de l’inventaire des investissements
• Gestion et suivi des plannings (astreintes, événements)
3/ Lancement et suivi des marchés publics,
• Accompagner le service sur les différentes étapes d’un marché public,
• Relire les pièces techniques rédigées par le service,
• Participer au suivi les consultations via la plateforme de dématérialisation des marchés (publication, réponses aux questions des candidats, réception des offres…)
• Rédiger des courriers, assurer le lien administratif avec les entreprises
• Assurer le suivi des délais, alerter le service concernant les renouvellements de marchés publics (mise à jour de tableaux de bords et outils de suivi)
Profils recherchés
- Expérience sur un poste similaire vivement souhaitée,
- Connaissances des procédures administratives et financières,
- Connaissance de l’environnement, de la réglementation et des procédures de la commande publique,
- Sens de l’écoute et de la communication,
- Rigueur, autonomie, réactivité et disponibilité,
- Capacité à travailler en équipe,
- Devoir de confidentialité,
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,
- Permis B.
- Connaissances des procédures administratives et financières,
- Connaissance de l’environnement, de la réglementation et des procédures de la commande publique,
- Sens de l’écoute et de la communication,
- Rigueur, autonomie, réactivité et disponibilité,
- Capacité à travailler en équipe,
- Devoir de confidentialité,
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,
- Permis B.
Contact et modalités de candidature
Contact
0383323000
Informations complémentaires
Régime indemnitaire
13ème mois
Chèque déjeuner
Participation employeur à l'assurance maintien de salaire
Participation employeur à la mutuelle (MNT)
13ème mois
Chèque déjeuner
Participation employeur à l'assurance maintien de salaire
Participation employeur à la mutuelle (MNT)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.