Ces différents dossiers nécessitent un suivi administratif tout au long de la procédure et un suivi technique, administratif et financier durant leur exécution. Ces procédures sont relativement longues et chronophages et sollicitent les services : établissement du DCE, mise en publicité, analyse des offres, rapports d’analyse des offres, information des candidats, notification et transmission au contrôle de légalité, gestion des ordres de service, réception, contrôle des pièces pour le mandatement, suivi des cautions et retenues de garantie.
Toutes les phases doivent respecter des délais réglementaires fixés par le code des marchés notamment. Compte tenu de l’organisation actuelle, ces délais se heurtent parfois à d’autres échéances et sont difficiles à respecter sans dégrader d’autres indicateurs.

Au-delà de ces procédures, un travail de fond est également à mener. Afin de suivre la computation des seuils (l’objectif étant de garantir la sécurisation juridique des procédures) et analyser au mieux les besoins, il conviendra de mettre en place une nomenclature des achats. Cette analyse détermine la valeur estimée du besoin et par conséquent la procédure à lancer afin de respecter les seuils fixés pour la commande publique.

En lien avec la construction budgétaire, l’agent recruté appréhendera donc la connaissance des besoins actuels et travaillera sur l’anticipation des besoins futurs :
- Nombre de marchés
- Nombre de besoins non couverts par un marché (en valeur et en pourcentage)
- Savoir-faire nécessaire
- Niveau d’implication des fournisseurs dans les projets en amont
- Rendre nos besoins attractifs auprès des fournisseurs
- Nombre de produits/ marchés exclusifs et solutions pour sortir de l’exclusivité (standardisation)
- Construction budgétaire en partenariat avec les services

Cette cartographie des achats et l’analyse en amonts des besoins permettrait :
- D’identifier des leviers d’économies dans les procédures achats à lancer
- Rationaliser les besoins et simplifier les procédures
- Améliorer la réactivité des services et respecter les délais
- Mettre en place des procédures différentes selon les seuils et envisager une approche fonctionnelle des achats (cahier des charges fonctionnel plus léger pour les services et plus simple pour les fournisseurs)
- Identifier les marchés mutualisables
- Sécuriser juridiquement les procédures tout en les simplifiant.

Toute cette réflexion est à mener afin de passer d’une logique juridique centrée sur la sécurisation des procédures à une logique globale intégrant une stratégie d’optimisation des achats d’un point de vue qualité/ coûts/ délais.

Enfin, il conviendra d’intégrer aux cahiers des charges les critères environnementaux et sociaux, critères qui ne sont pas intégrés à ce jour dans les cahiers des charges.


Outre la fonction achats, l’agent recruté aura en charge une partie juridique liée notamment aux conventions de partenariat avec les collectivités extérieures, au suivi des subventions accordées et des conventions d’objectif, au suivi de la DSP et de la SEMOP, aux différentes obligations de publication en lien avec le service communication, à la veille juridique et à l’instauration de commissions ou instances nécessaires au bon déroulé des différentes procédures.

L’agent recruté viendra également en renfort en termes d’organisation et suivi des conseils.