Accueil et secrétariat en EHPAD
Offre n° O053250110001171
Publiée le 10/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
4 rue du bon accueil, Chemazé (Mayenne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Inclusion sociale >
Travail social et développement social
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération selon grille indiciaire + régime indemnitaire + CNAS
Descriptif de l'emploi
L'agent d'accueil et de secrétariat devra assister la direction dans la gestion administrative de l'établissement.
Il veillera également à la qualité du séjour des résidents en améliorant sans cesse l'accueil de ces derniers et de leurs familles.
Il veillera également à la qualité du séjour des résidents en améliorant sans cesse l'accueil de ces derniers et de leurs familles.
Missions / conditions d'exercice
Gérer le secrétariat et l'accueil de l'établissement
- Accueil des visiteurs,
- Accueil téléphonique : filtrer et diriger les appels,
- Réception et enregistrement du courrier,
-Rédaction et envoi des courriers.
Assurer les visites de l'établissement auprès des futurs résidents et de leurs familles
- Effectuer les visites de l'établissement,
- Communiquer aux futurs résidents et à leurs familles la documentation de l'établissement : livret d'accueil, règlement de fonctionnement, tarifs,
- Répondre aux différentes questions concernant l'inscription dans l'établissement, et un éventuel séjour.
Gérer le suivi des inscriptions des futurs résidents
- Recueillir les renseignements nécessaires à l'inscription d'un futur résident,
- Suivi des inscriptions Via Trajectoire avec les IDE.
Gérer les réservations de la chambre temporaire
- Elaborer un calendrier de réservation de la chambre temporaire et veiller à sa mise à jour.
Veiller à la qualité du séjour des résidents
- Accueillir les résidents et leurs familles en communiquant les renseignements nécessaires aux séjours (horaires, activités,...),
- Regrouper les renseignements nécessaires en vue de constituer le dossier administratif, le dossier médical, le dossier de soins et le dossier de liaison d'urgence,
- Compléter les dossiers de demande d'aide pour les résidents et en assurer le suivi : dossier APL, aide sociale,...
Assurer la mise à jour de la documentation et de l'affichage au sein de l'établissement
- Assurer la mise à jour du livret d'accueil, du règlement de fonctionnement, du contrat de séjour,
- Veiller à la communication des nouveaux tarifs auprès des résidents et de leurs familles,
- Mettre en place les différents affichages pour l'information des usagés : affichage des menus, des activités, des évènements importants dans l'établissement,...
Assurer le suivi des dossiers et des fichiers du service de soins,
- Participer à la mise en place des dossiers de soins, des dossiers médicaux, des dossiers de liaison d'urgence,
- Assurer la mise à jour des différentes fiches de ces dossiers,
- Travailler avec le service des soins pour réaliser des fiches de suivi nécessaires au bon fonctionnement des soins,
Participer à l'élaboration de protocoles
- Protocoles concernant l'accueil, les soins,...
Assurer le suivi informatique
Tri, classement et archivage
Gérer les stocks et les approvisionnements
Participer à la gestion de la communication
Participer à l'organisation interne :
- Participer aux réunions de service, et en assurer les comptes rendus,
- Participer aux réunions de travail pour la mise en place de projets,
- Participer aux formations proposées par la direction.
- Accueil des visiteurs,
- Accueil téléphonique : filtrer et diriger les appels,
- Réception et enregistrement du courrier,
-Rédaction et envoi des courriers.
Assurer les visites de l'établissement auprès des futurs résidents et de leurs familles
- Effectuer les visites de l'établissement,
- Communiquer aux futurs résidents et à leurs familles la documentation de l'établissement : livret d'accueil, règlement de fonctionnement, tarifs,
- Répondre aux différentes questions concernant l'inscription dans l'établissement, et un éventuel séjour.
Gérer le suivi des inscriptions des futurs résidents
- Recueillir les renseignements nécessaires à l'inscription d'un futur résident,
- Suivi des inscriptions Via Trajectoire avec les IDE.
Gérer les réservations de la chambre temporaire
- Elaborer un calendrier de réservation de la chambre temporaire et veiller à sa mise à jour.
Veiller à la qualité du séjour des résidents
- Accueillir les résidents et leurs familles en communiquant les renseignements nécessaires aux séjours (horaires, activités,...),
- Regrouper les renseignements nécessaires en vue de constituer le dossier administratif, le dossier médical, le dossier de soins et le dossier de liaison d'urgence,
- Compléter les dossiers de demande d'aide pour les résidents et en assurer le suivi : dossier APL, aide sociale,...
Assurer la mise à jour de la documentation et de l'affichage au sein de l'établissement
- Assurer la mise à jour du livret d'accueil, du règlement de fonctionnement, du contrat de séjour,
- Veiller à la communication des nouveaux tarifs auprès des résidents et de leurs familles,
- Mettre en place les différents affichages pour l'information des usagés : affichage des menus, des activités, des évènements importants dans l'établissement,...
Assurer le suivi des dossiers et des fichiers du service de soins,
- Participer à la mise en place des dossiers de soins, des dossiers médicaux, des dossiers de liaison d'urgence,
- Assurer la mise à jour des différentes fiches de ces dossiers,
- Travailler avec le service des soins pour réaliser des fiches de suivi nécessaires au bon fonctionnement des soins,
Participer à l'élaboration de protocoles
- Protocoles concernant l'accueil, les soins,...
Assurer le suivi informatique
Tri, classement et archivage
Gérer les stocks et les approvisionnements
Participer à la gestion de la communication
Participer à l'organisation interne :
- Participer aux réunions de service, et en assurer les comptes rendus,
- Participer aux réunions de travail pour la mise en place de projets,
- Participer aux formations proposées par la direction.
Profils recherchés
- Bonne connaissance de la Fonction Publique Territoriale,
- Capacité d'analyse des situations,
- Grande polyvalence,
- Compétences fortes en bureautique et utilisation des outils/logiciels,
- Sens de l'accueil, de l'observation et de l'écoute,
- Capacité à rechercher des informations utiles et les transmettre
- Discrétion,
- Rigueur dans la mise en œuvre et le suivi des dossiers,
- Sens de l'organisation et esprit d'initiative,
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe,
- Bienveillance et écoute.
- Capacité d'analyse des situations,
- Grande polyvalence,
- Compétences fortes en bureautique et utilisation des outils/logiciels,
- Sens de l'accueil, de l'observation et de l'écoute,
- Capacité à rechercher des informations utiles et les transmettre
- Discrétion,
- Rigueur dans la mise en œuvre et le suivi des dossiers,
- Sens de l'organisation et esprit d'initiative,
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe,
- Bienveillance et écoute.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.