Aassistant(e) adminitratif(ve)
Offre n° O053241201000017
Publiée le 04/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
22 RUE DE BRETAGNE, Beaulieu-sur-Oudon (Mayenne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
21h00 hebdomadaire
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous le contrôle du Maire et du ou de la secrétaire général(e) de Mairie, réaliser les opérations principales suivantes :
- Accueil téléphonique et physique
- État Civil
- Urbanisme
- Gestion du cimetière
En binôme avec le ou la secrétaire général(e) de Mairie, réaliser ponctuellement les missions suivantes:
- Gestion administrative et budgétaire
- Gestion des ressources humaines
- Accueil téléphonique et physique
- État Civil
- Urbanisme
- Gestion du cimetière
En binôme avec le ou la secrétaire général(e) de Mairie, réaliser ponctuellement les missions suivantes:
- Gestion administrative et budgétaire
- Gestion des ressources humaines
Missions / conditions d'exercice
1 - Accueillir et renseigner la population
- Accueil téléphonique et physique
- Traitement de la messagerie électronique
- Enregistrement du courrier
- Assurer la diffusion des informations sur les différents supports de communications
- Rédiger les différents courriers
- Tenir l'agence postale en cas d'absence de l'agent en charge de cette mission
- Assister la secrétaire de mairie
2 - État civil
- Établir des actes de naissances / mariages / décès
- Rédiger une mention marginale dans un registre
- Préparer la célébration des mariages
- Assurer le recensement citoyen
3 - Gestion des élections
- Assurer au fil de l'eau la gestion de la liste électorale
- Veiller à la bonne organisation des différents scrutins
4 - Urbanisme
- Établir les permis de construire
- Établir les demandes préalables
- Établir les permis de démolir
- Établir les certificats d'urbanisme
- Établir les arrêtés de voirie
- Établir les DICT
- Établir les demandes de renseignement
- Établir les arrêtés d'alignement
- Établir les arrêtés de numérotage
- Établir les DIA
5 - Gestion du cimetière
- Assurer le suivi des concessions du cimetière
- Assurer l'information du cimetière
6 - Gestion administrative et budgétaire
- Aider à la réalisation les différentes opérations budgétaires
- Aider au suivi les lignes budgétaires et alerter les élus si nécessaire
- Procéder à l'engagement des dépenses et des recettes de la commune
- Vérifier la cohérence des factures fournisseurs
- Aider au mandatement des factures
- Aider Procéder à l'émission des titres de recettes
- Planifier les locations de la salle des fêtes
- Rédiger les contrats de locations
- Assurer l'état des lieux d'entrée et de sorties de la salle des fêtes
- Assurer en collaboration avec la directrice ALSH la facturation des services péri et extra-scolaire
- Assurer le suivi du parc des logements locatifs
- Aider à l'émétisions les titres correspondants
- Assurer le suivi des commandes de fournitures
- Assurer les différentes missions ponctuelles
7 - Gestion des ressources humaines
- Aider la secrétaire de maire de la réalisation des différentes opérations liées à la paie
- Aider au suivi administratif des ressources humaines
- Aider aux différentes déclarations sociales
8 - Assurer le suivi général des affaires de la Mairie
- Aider la secrétaire de mairie dans la préparation des conseils municipaux
- Assister le Maire dans ses différentes missions
- Accueil téléphonique et physique
- Traitement de la messagerie électronique
- Enregistrement du courrier
- Assurer la diffusion des informations sur les différents supports de communications
- Rédiger les différents courriers
- Tenir l'agence postale en cas d'absence de l'agent en charge de cette mission
- Assister la secrétaire de mairie
2 - État civil
- Établir des actes de naissances / mariages / décès
- Rédiger une mention marginale dans un registre
- Préparer la célébration des mariages
- Assurer le recensement citoyen
3 - Gestion des élections
- Assurer au fil de l'eau la gestion de la liste électorale
- Veiller à la bonne organisation des différents scrutins
4 - Urbanisme
- Établir les permis de construire
- Établir les demandes préalables
- Établir les permis de démolir
- Établir les certificats d'urbanisme
- Établir les arrêtés de voirie
- Établir les DICT
- Établir les demandes de renseignement
- Établir les arrêtés d'alignement
- Établir les arrêtés de numérotage
- Établir les DIA
5 - Gestion du cimetière
- Assurer le suivi des concessions du cimetière
- Assurer l'information du cimetière
6 - Gestion administrative et budgétaire
- Aider à la réalisation les différentes opérations budgétaires
- Aider au suivi les lignes budgétaires et alerter les élus si nécessaire
- Procéder à l'engagement des dépenses et des recettes de la commune
- Vérifier la cohérence des factures fournisseurs
- Aider au mandatement des factures
- Aider Procéder à l'émission des titres de recettes
- Planifier les locations de la salle des fêtes
- Rédiger les contrats de locations
- Assurer l'état des lieux d'entrée et de sorties de la salle des fêtes
- Assurer en collaboration avec la directrice ALSH la facturation des services péri et extra-scolaire
- Assurer le suivi du parc des logements locatifs
- Aider à l'émétisions les titres correspondants
- Assurer le suivi des commandes de fournitures
- Assurer les différentes missions ponctuelles
7 - Gestion des ressources humaines
- Aider la secrétaire de maire de la réalisation des différentes opérations liées à la paie
- Aider au suivi administratif des ressources humaines
- Aider aux différentes déclarations sociales
8 - Assurer le suivi général des affaires de la Mairie
- Aider la secrétaire de mairie dans la préparation des conseils municipaux
- Assister le Maire dans ses différentes missions
Profils recherchés
* Savoirs:
- Maitrise l'outil informatique
- Maitrise du fonctionnement des collectivités territoriales
- Maitrise l'environnement réglementaire à l'urbanisme?; l'état civil, élection et funéraire
* Savoir- Faire:
- Maitrise les logiciels bureautique et métiers (Word, Excel, Berger Levraut, I-delibre , S2LOW)
* Savoir être:
- Sens de l'écoute
- Polyvalence
- Discrétion
- Diplomatie avec les différents interlocuteurs
- Esprit d'initiative
- Maitrise l'outil informatique
- Maitrise du fonctionnement des collectivités territoriales
- Maitrise l'environnement réglementaire à l'urbanisme?; l'état civil, élection et funéraire
* Savoir- Faire:
- Maitrise les logiciels bureautique et métiers (Word, Excel, Berger Levraut, I-delibre , S2LOW)
* Savoir être:
- Sens de l'écoute
- Polyvalence
- Discrétion
- Diplomatie avec les différents interlocuteurs
- Esprit d'initiative
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.