Chargé d'accueil
Offre n° O053241108001191
Publiée le 08/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Pl de la mairie, Gorron (Mayenne)
Poste à pourvoir le
09/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
24h30 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La ville de GORRON située dans le département de la Mayenne (53), avec plus de 2500 habitants, est caractérisée par son dynamisme labellisée par le titre de la ville la plus sportive du département. Fort de la densité de son tissu économique et associatif, elle est porteuse de plusieurs projets ambitieux pour son développement (revitalisation de son centre bourg, accueil d'entreprises performantes, réhabilitation des écoles, construction d'un lotissement, ...) .
C'est donc dans sa volonté de renforcer ses équipes et son fonctionnement interne que la ville recherche un agent chargé d'accueil (H/F).
Sous la responsabilité de la Responsable des Affaires Générales, le chargé d'accueil devra assurer l'accueil et l'orientation du public, répondre aux demandes d'informations des usagers, et soutenir les missions administratives de la collectivité.
C'est donc dans sa volonté de renforcer ses équipes et son fonctionnement interne que la ville recherche un agent chargé d'accueil (H/F).
Sous la responsabilité de la Responsable des Affaires Générales, le chargé d'accueil devra assurer l'accueil et l'orientation du public, répondre aux demandes d'informations des usagers, et soutenir les missions administratives de la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
* Accueil physique et téléphonique des administrés :
- Accueillir les usagers avec amabilité, les renseigner et les orienter vers les services compétents.
- Filtrer et gérer les appels téléphoniques et les demandes de renseignements.
- Identifier et gérer les demandes urgentes, en assurant un relais vers les interlocuteurs appropriés.
* Gestion des demandes et délivrance de documents administratifs :
- Délivrer des documents administratifs (attestations, formulaires).
- Assurer la gestion des dossiers d'état civil simple (déclaration de naissance, reconnaissance, etc.).
- Assister l'agent en charge de l'état civil dans ses missions.
* Organisation des espaces d'accueil et diffusion d'informations :
- Maintenir l'espace d'accueil propre et ordonné pour valoriser l'image de la collectivité.
- Afficher les informations utiles (horaires, avis, etc.) et gérer la documentation mise à disposition du public.
* Gestion du courrier et tâches administratives :
- Réceptionner, trier, et distribuer le courrier entrant ; assurer l'envoi du courrier sortant.
- Tenir le registre des courriers et gérer les communications électroniques.
- Archiver et classer les documents en lien avec les missions de l'accueil.
* Gestion des réservations de salles et du planning :
- Gérer les demandes de réservation des salles municipales et en tenir le planning.
- Distribuer les clés aux utilisateurs autorisés et s'assurer de leur restitution.
* Participation à la sécurité des locaux :
- Appliquer les consignes de sécurité liées à l'accueil du public.
- Être vigilant(e) quant aux accès, en assurant le contrôle visuel de l'accueil.
Conditions d'exercice des missions :
- Poste à pourvoir dès que possible par voie de mutation, détachement ou à défaut par voie contractuel
- CDD d'un 1an renouvelable
- Temps non complet de 24,5 heures par semaine, avec possibilité d'évolution vers un temps complet selon les besoins du service.
- Horaires réguliers en fonction des heures d'ouverture de la mairie, avec une exigence de ponctualité pour garantir la présence en accueil (notamment le samedi).
- Flexibilité requise lors de pics d'activité, notamment en période électorale ou lors d'événements organisés par la collectivité.
- Travail en contact direct et quotidien avec le public, nécessitant une attitude professionnelle, polie et bienveillante.
- Obligation de respect de la confidentialité des informations traitées et du secret professionnel, en particulier pour les informations administratives et personnelles des administrés.
- Capacité à gérer les situations potentiellement conflictuelles avec diplomatie et sang-froid, en cas de mécontentement ou de demandes urgentes.
- Tenue correcte et présentation soignée exigées, en accord avec les standards de l'accueil du public.
- Vigilance sur la sécurité de l'accueil et des accès, application des consignes de sécurité (gestes de prévention en cas d'incidents ou d'urgence).
- Attente d'une réactivité rapide pour répondre aux demandes et de la disponibilité pour assurer une présence en continu à l'accueil.
- Travail sur poste informatique avec accès aux logiciels métiers et aux outils bureautiques nécessaires
Avantages :
- Adhésion au CNAS
- Rémunération statutaire + RIFSEEP
* Accueil physique et téléphonique des administrés :
- Accueillir les usagers avec amabilité, les renseigner et les orienter vers les services compétents.
- Filtrer et gérer les appels téléphoniques et les demandes de renseignements.
- Identifier et gérer les demandes urgentes, en assurant un relais vers les interlocuteurs appropriés.
* Gestion des demandes et délivrance de documents administratifs :
- Délivrer des documents administratifs (attestations, formulaires).
- Assurer la gestion des dossiers d'état civil simple (déclaration de naissance, reconnaissance, etc.).
- Assister l'agent en charge de l'état civil dans ses missions.
* Organisation des espaces d'accueil et diffusion d'informations :
- Maintenir l'espace d'accueil propre et ordonné pour valoriser l'image de la collectivité.
- Afficher les informations utiles (horaires, avis, etc.) et gérer la documentation mise à disposition du public.
* Gestion du courrier et tâches administratives :
- Réceptionner, trier, et distribuer le courrier entrant ; assurer l'envoi du courrier sortant.
- Tenir le registre des courriers et gérer les communications électroniques.
- Archiver et classer les documents en lien avec les missions de l'accueil.
* Gestion des réservations de salles et du planning :
- Gérer les demandes de réservation des salles municipales et en tenir le planning.
- Distribuer les clés aux utilisateurs autorisés et s'assurer de leur restitution.
* Participation à la sécurité des locaux :
- Appliquer les consignes de sécurité liées à l'accueil du public.
- Être vigilant(e) quant aux accès, en assurant le contrôle visuel de l'accueil.
Conditions d'exercice des missions :
- Poste à pourvoir dès que possible par voie de mutation, détachement ou à défaut par voie contractuel
- CDD d'un 1an renouvelable
- Temps non complet de 24,5 heures par semaine, avec possibilité d'évolution vers un temps complet selon les besoins du service.
- Horaires réguliers en fonction des heures d'ouverture de la mairie, avec une exigence de ponctualité pour garantir la présence en accueil (notamment le samedi).
- Flexibilité requise lors de pics d'activité, notamment en période électorale ou lors d'événements organisés par la collectivité.
- Travail en contact direct et quotidien avec le public, nécessitant une attitude professionnelle, polie et bienveillante.
- Obligation de respect de la confidentialité des informations traitées et du secret professionnel, en particulier pour les informations administratives et personnelles des administrés.
- Capacité à gérer les situations potentiellement conflictuelles avec diplomatie et sang-froid, en cas de mécontentement ou de demandes urgentes.
- Tenue correcte et présentation soignée exigées, en accord avec les standards de l'accueil du public.
- Vigilance sur la sécurité de l'accueil et des accès, application des consignes de sécurité (gestes de prévention en cas d'incidents ou d'urgence).
- Attente d'une réactivité rapide pour répondre aux demandes et de la disponibilité pour assurer une présence en continu à l'accueil.
- Travail sur poste informatique avec accès aux logiciels métiers et aux outils bureautiques nécessaires
Avantages :
- Adhésion au CNAS
- Rémunération statutaire + RIFSEEP
Profils recherchés
Profil recherché :
Diplômes :
- CAP ou BEP Accueil et Services ou Agent d'accueil et de relation usagers ;
- Bac Pro Gestion-Administration, Accueil-Relation Clients et Usagers, Services aux personnes.
- Formation en accueil et relation clientèle
Expérience professionnelle : Une expérience de 1 à 2 ans dans un poste similaire d'accueil, de secrétariat, ou de gestion de la relation client serait appréciée
Compétences requises :
Savoir :
- Connaissance de l'organisation et des missions des services municipaux.
- Maîtrise des techniques d'accueil et de communication.
- Connaissances de base en bureautique (Word, Excel) et de l'utilisation des logiciels métiers (gestion des plannings, état civil).
Savoir-faire :
- Accueillir et renseigner le public avec courtoisie et efficacité.
- Maîtriser les outils de communication (standard téléphonique, e-mail, logiciel de gestion).
- Gérer les situations de tension et faire preuve de diplomatie.
- Appliquer les consignes de confidentialité et de respect du secret professionnel.
Savoir-être :
- Rigueur, sens de l'organisation, capacité à travailler en autonomie et réactivité.
- Patience, diplomatie et discrétion.
- Sens du service public et engagement envers la collectivité.
Diplômes :
- CAP ou BEP Accueil et Services ou Agent d'accueil et de relation usagers ;
- Bac Pro Gestion-Administration, Accueil-Relation Clients et Usagers, Services aux personnes.
- Formation en accueil et relation clientèle
Expérience professionnelle : Une expérience de 1 à 2 ans dans un poste similaire d'accueil, de secrétariat, ou de gestion de la relation client serait appréciée
Compétences requises :
Savoir :
- Connaissance de l'organisation et des missions des services municipaux.
- Maîtrise des techniques d'accueil et de communication.
- Connaissances de base en bureautique (Word, Excel) et de l'utilisation des logiciels métiers (gestion des plannings, état civil).
Savoir-faire :
- Accueillir et renseigner le public avec courtoisie et efficacité.
- Maîtriser les outils de communication (standard téléphonique, e-mail, logiciel de gestion).
- Gérer les situations de tension et faire preuve de diplomatie.
- Appliquer les consignes de confidentialité et de respect du secret professionnel.
Savoir-être :
- Rigueur, sens de l'organisation, capacité à travailler en autonomie et réactivité.
- Patience, diplomatie et discrétion.
- Sens du service public et engagement envers la collectivité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0243301050
Informations complémentaires
Informations complémentaires :
Pour postuler, adressez votre curriculum vitae et une lettre de motivation ainsi que votre dernier arrêté de situation administrative pour les agents de la fonction publique :
* Par courrier à
Monsieur le maire
Place de la mairie
53120 GORRON
* Par mail à n.blanchetiere@gorron.fr
Renseignements auprès du service des Ressources Humaines : 02 43 30 10 50
Pour postuler, adressez votre curriculum vitae et une lettre de motivation ainsi que votre dernier arrêté de situation administrative pour les agents de la fonction publique :
* Par courrier à
Monsieur le maire
Place de la mairie
53120 GORRON
* Par mail à n.blanchetiere@gorron.fr
Renseignements auprès du service des Ressources Humaines : 02 43 30 10 50
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.