assistant(e) de gestion administrative
Offre n° O051241009000594
Publiée le 09/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Sézanne (Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Assistant(e) de gestion admnistrative
Missions / conditions d'exercice
• Secrétariat du Maire, des Adjoints et de la Direction générale : gestion des rdv et des documents administratifs (mise en forme et envoi de courriers, courriels, notes internes ou externes, et productions écrites diverses),
• Appui à l’organisation et au suivi des séances de Conseil Municipal, des commissions et réunions diverses,
• Relations quotidiennes avec les autres agents de la petite équipe administrative, les cadres et les élus
• Relations avec les administrés (traitement de leurs demandes et mise en relation avec les interlocuteurs compétents), les partenaires extérieurs et les services municipaux
• Accueil physique et téléphonique du service
• Appui à l'organisation d'événements :
- Participation à l’organisation des temps forts de l’animation de la Ville (fête de la gastronomie, fête médiévale, festivités de fin d’année …) et d’événements ponctuels (inaugurations, anniversaires…)
- Organisation logistique : préparation des supports administratifs et logistiques des divers événements (gestion et diffusion des invitations, suivi des participants, …)
- Organisation logistique de la diffusion d’outils de communication (logo, affiches, flyers, programmes, magazines, etc)
- Coordination logistique des événements : assurer la mise en place logistique, la gestion des besoins en matériel et la liaison avec les services internes concernés, passer des commandes auprès des fournisseurs
- Cérémonies et manifestations officielles
- Accueil des invités et/ou participants…
- Tenir à jour l’ensemble des fichiers relationnels
- Gérer les cadeaux protocolaires (commandes, gestion des stocks...),
• Gestion des relations avec les associations locales :
- plannings d’occupation des équipements municipaux
- interface avec l’Adjoint au Maire référent
- traitement des demandes associatives diverses
- suivi de l’annuaire des associations
• Gestion de la mise à disposition ou location des salles municipales aux associations, aux particuliers et à divers organismes
• Gestion des archives de la Mairie
• Appui à l’organisation et au suivi des séances de Conseil Municipal, des commissions et réunions diverses,
• Relations quotidiennes avec les autres agents de la petite équipe administrative, les cadres et les élus
• Relations avec les administrés (traitement de leurs demandes et mise en relation avec les interlocuteurs compétents), les partenaires extérieurs et les services municipaux
• Accueil physique et téléphonique du service
• Appui à l'organisation d'événements :
- Participation à l’organisation des temps forts de l’animation de la Ville (fête de la gastronomie, fête médiévale, festivités de fin d’année …) et d’événements ponctuels (inaugurations, anniversaires…)
- Organisation logistique : préparation des supports administratifs et logistiques des divers événements (gestion et diffusion des invitations, suivi des participants, …)
- Organisation logistique de la diffusion d’outils de communication (logo, affiches, flyers, programmes, magazines, etc)
- Coordination logistique des événements : assurer la mise en place logistique, la gestion des besoins en matériel et la liaison avec les services internes concernés, passer des commandes auprès des fournisseurs
- Cérémonies et manifestations officielles
- Accueil des invités et/ou participants…
- Tenir à jour l’ensemble des fichiers relationnels
- Gérer les cadeaux protocolaires (commandes, gestion des stocks...),
• Gestion des relations avec les associations locales :
- plannings d’occupation des équipements municipaux
- interface avec l’Adjoint au Maire référent
- traitement des demandes associatives diverses
- suivi de l’annuaire des associations
• Gestion de la mise à disposition ou location des salles municipales aux associations, aux particuliers et à divers organismes
• Gestion des archives de la Mairie
Profils recherchés
• Vous savez :
- organiser votre travail, anticiper et travailler avec méthode
- hiérarchiser les urgences et gérer les sollicitations multiples
- adapter votre discours en fonction de votre interlocuteur
• Vous possédez :
- la maîtrise des règles d’expression écrite et orale
- une bonne orthographe
- un esprit de synthèse
- des connaissances de l’environnement territorial et des procédures administratives
- une excellente maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, mise en page de documents, etc)
- une bonne maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, publipostage…)
- des connaissances de base d’un logiciel de création graphique serait un plus
• Les savoir-être
- Capacité à travailler en autonomie, mais également en équipe,
- Aptitude à partager et faire remonter l’information à la hiérarchie,
- Rigueur,
- Polyvalence
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Qualités d’écoute et sens du service public,
- S’adapter aux différents publics
- Faire preuve de diplomatie
Bac à Bac +2
Expérience similaire souhaitée.
- organiser votre travail, anticiper et travailler avec méthode
- hiérarchiser les urgences et gérer les sollicitations multiples
- adapter votre discours en fonction de votre interlocuteur
• Vous possédez :
- la maîtrise des règles d’expression écrite et orale
- une bonne orthographe
- un esprit de synthèse
- des connaissances de l’environnement territorial et des procédures administratives
- une excellente maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, mise en page de documents, etc)
- une bonne maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, publipostage…)
- des connaissances de base d’un logiciel de création graphique serait un plus
• Les savoir-être
- Capacité à travailler en autonomie, mais également en équipe,
- Aptitude à partager et faire remonter l’information à la hiérarchie,
- Rigueur,
- Polyvalence
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Qualités d’écoute et sens du service public,
- S’adapter aux différents publics
- Faire preuve de diplomatie
Bac à Bac +2
Expérience similaire souhaitée.
Contact et modalités de candidature
Contact
0326807600
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation manuscrite + CV) à Monsieur le Maire, Hôtel de Ville 51120 SEZANNE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.