Secrétaire de direction (h/f)
Offre n° O050241223001406
Publiée le 23/12/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
Place du Parvis Notre Dame - BP 723, Coutances (Manche)
Poste à pourvoir le
03/02/2025
Date limite de candidature
23/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
QUI SOMMES-NOUS ?
Le coutançais est un territoire partagé entre terre et mer, qui dévoile au gré des promenades et des visites son patrimoine historique, au sein de paysages préservés. Idéalement situé entre Rennes, Cherbourg et Caen, Coutances et ses alentours vous offrent un cadre de vie familial. Au cœur du département de la Manche, la destination Coutances Mer et Bocage constitue un concentré de découvertes et d'expériences. Ici, " l'essentiel est grandeur nature " et le temps s'écoule au rythme des marées.
A proximité du Mont-Saint-Michel, de la Cité de la mer et des plages du Débarquement, Coutances Mer et Bocage, c'est aussi une vie économique et culturelle épanouie, agrémentée de divers événements tout au long de l'année, notamment le festival Jazz sous les Pommiers (85 000 spectateurs). Notre territoire s'enorgueillit d'un centre-ville riche en patrimoine, ponctué de nombreux commerces de proximité, et d'un tissu d'entreprises aux domaines d'activités variés.
Travailler pour Coutances Mer et Bocage, c'est rejoindre une collectivité attractive et innovante dont les valeurs, fortement ancrées autour de la transition écologique et solidaire, irriguent l'ensemble des 500 collaborateurs. Avec pour priorité la qualité de vie au travail, l'organisation est tournée autour du nomadisme, du télétravail et propose également du sport sur la pause méridienne. Cultivant une approche intergénérationnelle, les talents, qu'ils soient séniors ou juniors sont les bienvenus.
Le coutançais est un territoire partagé entre terre et mer, qui dévoile au gré des promenades et des visites son patrimoine historique, au sein de paysages préservés. Idéalement situé entre Rennes, Cherbourg et Caen, Coutances et ses alentours vous offrent un cadre de vie familial. Au cœur du département de la Manche, la destination Coutances Mer et Bocage constitue un concentré de découvertes et d'expériences. Ici, " l'essentiel est grandeur nature " et le temps s'écoule au rythme des marées.
A proximité du Mont-Saint-Michel, de la Cité de la mer et des plages du Débarquement, Coutances Mer et Bocage, c'est aussi une vie économique et culturelle épanouie, agrémentée de divers événements tout au long de l'année, notamment le festival Jazz sous les Pommiers (85 000 spectateurs). Notre territoire s'enorgueillit d'un centre-ville riche en patrimoine, ponctué de nombreux commerces de proximité, et d'un tissu d'entreprises aux domaines d'activités variés.
Travailler pour Coutances Mer et Bocage, c'est rejoindre une collectivité attractive et innovante dont les valeurs, fortement ancrées autour de la transition écologique et solidaire, irriguent l'ensemble des 500 collaborateurs. Avec pour priorité la qualité de vie au travail, l'organisation est tournée autour du nomadisme, du télétravail et propose également du sport sur la pause méridienne. Cultivant une approche intergénérationnelle, les talents, qu'ils soient séniors ou juniors sont les bienvenus.
Missions / conditions d'exercice
Votre principale mission ? Véritable collaborateur(trice) du directeur et du directeur adjoint, recueille et traite les informations administratives nécessaires au bon fonctionnement du service.
Force de proposition et en capacité de prise d'initiatives en phase avec la direction, participe à l'exécution, au suivi des procédures pour la mise en œuvre des décisions de la direction et l'assiste dans l'organisation du service.
Vos différentes missions :
Assurer l'accueil du public
* Informer, renseigner et orienter le public, physiquement et téléphoniquement ;
* Procéder aux inscriptions aux différents services à la population ;
Assurer le secrétariat de la direction
* Rédiger des courriers, convocations et en assurer la diffusion ;
* Compléter des dossiers d'habilitations et de déclarations ;
* Assurer l'organisation et le suivi des réunions et commissions ;
* Réaliser les comptes rendus ;
* Assister à certaines réunions ;
* Gérer matériellement les contacts du directeur et directeur adjoint (téléphone et mail) ;
* Saisir et mettre en forme des tableaux et documents informatiques ;
* Réceptionner et diffuser l'information ;
* Effectuer le suivi des plannings et des agendas ;
* Faire le tri des documents, archives, fonds documentaires et informations professionnelles ;
* Répondre aux différentes demandes liées à la gestion et l'actualité de la Direction (répartition documentation sur sites,...) ;
Assurer l'organisation du secrétariat de la direction et du service transports
* Elaborer les plannings et déterminer la répartition du travail des agents du secrétariat et du service transports ;
* Rédiger et assurer le suivi des fiches de poste et de l'organigramme, effectuer les entretiens des agents ;
* Veiller à la sécurité, à la santé et au bien-être au travail des agents de son service ;
* Proposer et suivre le plan de formation des agents de son service ;
* Animer régulièrement des réunions d'équipe.
Rendre compte :
* Rendre compte de l'avancement des projets, des difficultés rencontrées.
CONDITIONS DU POSTE :
- Travail en bureau - déplacements possibles -
- 37h30 hebdomadaires avec des pics d'activités
- Diversité des tâches et des interlocuteurs
- Possibilité de télétravail
Force de proposition et en capacité de prise d'initiatives en phase avec la direction, participe à l'exécution, au suivi des procédures pour la mise en œuvre des décisions de la direction et l'assiste dans l'organisation du service.
Vos différentes missions :
Assurer l'accueil du public
* Informer, renseigner et orienter le public, physiquement et téléphoniquement ;
* Procéder aux inscriptions aux différents services à la population ;
Assurer le secrétariat de la direction
* Rédiger des courriers, convocations et en assurer la diffusion ;
* Compléter des dossiers d'habilitations et de déclarations ;
* Assurer l'organisation et le suivi des réunions et commissions ;
* Réaliser les comptes rendus ;
* Assister à certaines réunions ;
* Gérer matériellement les contacts du directeur et directeur adjoint (téléphone et mail) ;
* Saisir et mettre en forme des tableaux et documents informatiques ;
* Réceptionner et diffuser l'information ;
* Effectuer le suivi des plannings et des agendas ;
* Faire le tri des documents, archives, fonds documentaires et informations professionnelles ;
* Répondre aux différentes demandes liées à la gestion et l'actualité de la Direction (répartition documentation sur sites,...) ;
Assurer l'organisation du secrétariat de la direction et du service transports
* Elaborer les plannings et déterminer la répartition du travail des agents du secrétariat et du service transports ;
* Rédiger et assurer le suivi des fiches de poste et de l'organigramme, effectuer les entretiens des agents ;
* Veiller à la sécurité, à la santé et au bien-être au travail des agents de son service ;
* Proposer et suivre le plan de formation des agents de son service ;
* Animer régulièrement des réunions d'équipe.
Rendre compte :
* Rendre compte de l'avancement des projets, des difficultés rencontrées.
CONDITIONS DU POSTE :
- Travail en bureau - déplacements possibles -
- 37h30 hebdomadaires avec des pics d'activités
- Diversité des tâches et des interlocuteurs
- Possibilité de télétravail
Profils recherchés
DIPLOME REQUIS / EXPERIENCE PROFESSIONNELLE :
- Formation de niveau 5 (ancien niveau III) minimum avec expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat,
- Connaissance du secteur scolaire, enfance et petite enfance appréciée.
COMPETENCES :
Savoirs :
- Connaître l'organisation de la collectivité.
- Connaître le cadre réglementaire et le fonctionnement des collectivités territoriales.
- Sens du Service Public.
- Maîtriser les outils bureautiques et d'internet et les logiciels métiers.
- Connaissance du fonctionnement des services liés à la petite enfance, à l'enfance et à la jeunesse.
Savoir-faire :
- Maîtrise de l'outil informatique (logiciel professionnel, traitement de texte et tableur).
- Capacité d'adaptation à des interlocuteurs très divers.
- Polyvalence liée à la diversité des tâches.
- Capacité à situer sa propre action dans une organisation plus globale.
- Comprendre et savoir prioriser les demandes.
Savoir-être :
- Respecter la confidentialité dans le traitement des informations.
- Qualités relationnelles permettant de travailler en transversalité.
- Appétence pour les outils numériques.
- Autonomie.
- Curiosité professionnelle permettant d'être force de proposition.
- Rigueur.
- Dynamisme.
- Agilité managériale.
- Formation de niveau 5 (ancien niveau III) minimum avec expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat,
- Connaissance du secteur scolaire, enfance et petite enfance appréciée.
COMPETENCES :
Savoirs :
- Connaître l'organisation de la collectivité.
- Connaître le cadre réglementaire et le fonctionnement des collectivités territoriales.
- Sens du Service Public.
- Maîtriser les outils bureautiques et d'internet et les logiciels métiers.
- Connaissance du fonctionnement des services liés à la petite enfance, à l'enfance et à la jeunesse.
Savoir-faire :
- Maîtrise de l'outil informatique (logiciel professionnel, traitement de texte et tableur).
- Capacité d'adaptation à des interlocuteurs très divers.
- Polyvalence liée à la diversité des tâches.
- Capacité à situer sa propre action dans une organisation plus globale.
- Comprendre et savoir prioriser les demandes.
Savoir-être :
- Respecter la confidentialité dans le traitement des informations.
- Qualités relationnelles permettant de travailler en transversalité.
- Appétence pour les outils numériques.
- Autonomie.
- Curiosité professionnelle permettant d'être force de proposition.
- Rigueur.
- Dynamisme.
- Agilité managériale.
Contact et modalités de candidature
Contact
0261671478
Informations complémentaires
RENSEIGNEMENTS :
Sandrine ROBIN (02 72 88 33 73) - Directrice de l'éducation, de l'enfance et de la jeunesse.
Candidature (curriculum vitae et lettre de motivation) à transmettre, au plus tard le 23 janvier 2025, accompagnée du dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires.
Les entretiens se dérouleront la semaine 5.
Sandrine ROBIN (02 72 88 33 73) - Directrice de l'éducation, de l'enfance et de la jeunesse.
Candidature (curriculum vitae et lettre de motivation) à transmettre, au plus tard le 23 janvier 2025, accompagnée du dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires.
Les entretiens se dérouleront la semaine 5.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.