Assistant de direction (h/f)
Offre n° O049250212000182
Publiée le 12/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
BP 800011, Angers (Maine-et-Loire)
Poste à pourvoir le
14/04/2025
Date limite de candidature
16/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assistant de direction
Missions / conditions d'exercice
Dans un contexte de déploiement de la direction, le poste d’assistant de direction implique d’accompagner la Directrice dans ses décisions auprès de tous les services de la direction, en relation avec les collègues en charges de dossiers spécifiques.
Par thématique, vos principales missions consisteront à :
Gestion administrative et organisationnelle
• Assurer la gestion de l’agenda, des courriers et des réunions.
• Gérer le courrier départ, et arrivée et le distribuer.
• Suivre le circuit de signature des parapheurs (Direction, DGA, DGS, Cabinet).
• Superviser la gestion du temps de travail sur le logiciel de temps (congés, absences, horaires, …).
• Classer et archiver les dossiers administratifs.
Support à la direction
• Assister la Directrice dans la préparation des dossiers et l’organisation des rendez-vous.
• Assurer la liaison entre la Directrice, les chefs de services et les encadrants directs, mais également avec la Direction Générale Adjointe, les autres directions, les élus et les partenaires privilégiés (Alter, SieML, ...).
• Rédiger des documents, dans une approche d’anticipation et d’alerte.
• Assurer le suivi de la boîte mail de la Directrice et effectuer une primo-réponse ou un transfert auprès des différents acteurs (chefs de service, experts, etc.).
• Assurer le suivi téléphonique des communications.
• Valider, en binôme, les demandes sur le portail numérique dédié.
Organisation des réunions et événements
• Organiser et formaliser les réunions, séminaires et événements.
• Participer aux réunions de direction hebdomadaires : proposer un ordre du jour et rédiger le compte-rendu.
• Diffuser des comptes-rendus aux élus, responsables de service, etc.
• En interne assurer la diffusion des informations en provenance de la Direction Générale, des Ressources Humaines et des autres services.
• Réaliser et mettre en forme les supports écrits (PowerPoint, comptes-rendus, notes, etc.).
Gestion des ressources et des infrastructures
• Prendre en charge et suivre les demandes de travaux pour le bâtiment de Direction et le modulaire.
• Assurer le suivi et la gestion des véhicules de pool.
Accompagnement et coordination RH
• Accompagner en matière de RH sur certains dossiers spécifiques, en collaboration avec le service appui au pilotage stratégique/opérationnel RH/projets.
• Participer activement à l’animation de la direction.
• Aider, s’il y a lieu, les collègues dans leur domaine afin de gérer les pics d’activité.
• Contribuer aux réflexions lancées au sein de la direction dans son ensemble, y compris dans l’élaboration et la mise au point de processus, de protocoles, de gestion des archives…
Par thématique, vos principales missions consisteront à :
Gestion administrative et organisationnelle
• Assurer la gestion de l’agenda, des courriers et des réunions.
• Gérer le courrier départ, et arrivée et le distribuer.
• Suivre le circuit de signature des parapheurs (Direction, DGA, DGS, Cabinet).
• Superviser la gestion du temps de travail sur le logiciel de temps (congés, absences, horaires, …).
• Classer et archiver les dossiers administratifs.
Support à la direction
• Assister la Directrice dans la préparation des dossiers et l’organisation des rendez-vous.
• Assurer la liaison entre la Directrice, les chefs de services et les encadrants directs, mais également avec la Direction Générale Adjointe, les autres directions, les élus et les partenaires privilégiés (Alter, SieML, ...).
• Rédiger des documents, dans une approche d’anticipation et d’alerte.
• Assurer le suivi de la boîte mail de la Directrice et effectuer une primo-réponse ou un transfert auprès des différents acteurs (chefs de service, experts, etc.).
• Assurer le suivi téléphonique des communications.
• Valider, en binôme, les demandes sur le portail numérique dédié.
Organisation des réunions et événements
• Organiser et formaliser les réunions, séminaires et événements.
• Participer aux réunions de direction hebdomadaires : proposer un ordre du jour et rédiger le compte-rendu.
• Diffuser des comptes-rendus aux élus, responsables de service, etc.
• En interne assurer la diffusion des informations en provenance de la Direction Générale, des Ressources Humaines et des autres services.
• Réaliser et mettre en forme les supports écrits (PowerPoint, comptes-rendus, notes, etc.).
Gestion des ressources et des infrastructures
• Prendre en charge et suivre les demandes de travaux pour le bâtiment de Direction et le modulaire.
• Assurer le suivi et la gestion des véhicules de pool.
Accompagnement et coordination RH
• Accompagner en matière de RH sur certains dossiers spécifiques, en collaboration avec le service appui au pilotage stratégique/opérationnel RH/projets.
• Participer activement à l’animation de la direction.
• Aider, s’il y a lieu, les collègues dans leur domaine afin de gérer les pics d’activité.
• Contribuer aux réflexions lancées au sein de la direction dans son ensemble, y compris dans l’élaboration et la mise au point de processus, de protocoles, de gestion des archives…
Profils recherchés
Vous disposez d’une formation d’assistant de direction ou d’une expérience confirmée en assistanat, et d’un bon niveau en orthographe.
Vous maîtrisez les outils bureautiques courants et êtes en capacité de vous approprier rapidement des applications métiers ou plateformes collaboratives (ex. Team’s).
Vous êtes une personne reconnue pour votre aisance relationnelle et votre discrétion professionnelle.
Organisé, fiable et rigoureux, vous savez gérer vos activités avec efficacité et autonomie, dans un souci d’anticipation, de prise d’initiatives et de discernement des priorités, en respectant les échéances.
ELEMENTS COMPLEMENTAIRES
- Poste à temps complet
- Rémunération selon expérience
- Recrutement dans le cadre d’emplois des Adjoints Administratifs par voie statutaire (mutation, détachement ou inscription en liste d’aptitude), à défaut, CDD de 1 an renouvelable.
Vous maîtrisez les outils bureautiques courants et êtes en capacité de vous approprier rapidement des applications métiers ou plateformes collaboratives (ex. Team’s).
Vous êtes une personne reconnue pour votre aisance relationnelle et votre discrétion professionnelle.
Organisé, fiable et rigoureux, vous savez gérer vos activités avec efficacité et autonomie, dans un souci d’anticipation, de prise d’initiatives et de discernement des priorités, en respectant les échéances.
ELEMENTS COMPLEMENTAIRES
- Poste à temps complet
- Rémunération selon expérience
- Recrutement dans le cadre d’emplois des Adjoints Administratifs par voie statutaire (mutation, détachement ou inscription en liste d’aptitude), à défaut, CDD de 1 an renouvelable.
Contact et modalités de candidature
Contact
02 41 05 46 59
Informations complémentaires
Adressez un dossier de candidature (Lettre de motivation et CV) à l’attention de Monsieur le Président
Par mail : recrutement.offres@angersloiremetropole.fr
Par mail : recrutement.offres@angersloiremetropole.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.