Adjoint administratif
Offre n° O049241118000198
Publiée le 18/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
5 Rue de la Mairie, Saint-Germain-des-Prés (Maine-et-Loire)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
selon la grille indiciaire
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la secrétaire générale, vous serez chargé de l'ensemble des tâches afférentes au secrétariat de mairie et de l'agence postale.
Missions / conditions d'exercice
FORMALITES ADMINISTRATIVES :
Accueil physique et téléphonique
Accueillir, identifier, renseigner les usagers,
Gérer le trafic téléphonique : recevoir et acheminer des communications, renseigner, filtrer et orienter,
Recevoir, filtrer et transmettre des messages par messagerie vocale et électronique,
Gérer les demandes de la population,
Délivrer des documents administratifs (attestations, etc.)
Réceptionner les demandes d’urbanisme, enregistrement sur Cart@ds et remise du récépissé de dépôt.
Gestion du courrier
Enregistrement et affranchissement des courriers arrivés et départs et transmission des courriers arrivés à la secrétaire générale.
Exécution de tâches administratives diverses
Réaliser la journée du citoyen des jeunes de 16 ans
Etablir des attestations d’accueil pour des étrangers
Réception et traitement des demandes d’inscription des enfants dans les écoles et à la cantine municipale.
Arrêtés de débits de boisson, de voirie…et diverses tâches de secrétariat à la demande de la hiérarchie.
ETAT CIVIL :
Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil
Naissances
Etablir les transcriptions des naissances et les déclarations de naissance
Mariages
Préparer les dossiers de mariages pour les élus et transmission aux organismes compétents.
PACS
Préparer les dossiers et informer les élus
Décès
Etablir et diffuser des actes de décès aux organismes compétents
Recevoir les informations et documents des pompes funèbres et des médecins (certificat de décès, demande de travaux, demande d’inhumation et d’exhumation, etc.)
Etablir les permis d’inhumer et d’exhumer, les autorisations de fermeture de cercueil
Assurer administrativement les transports de corps
Tenir et mettre à jour les registres d’état civil, les tables décennales, etc.
ELECTIONS
Suivre et réviser les listes électorales,
Préparer, convoquer et suivre les commissions de révision des listes,
Effectuer les inscriptions et radiations d’office,
Effectuer les demandes d’inscription sur les listes électorales et transmettre à l’INSEE,
Délivrer les cartes d’électeurs,
Préparer et suivre les opérations électorales,
Être présent les jours de scrutin,
Prendre en compte les procurations de vote.
CIMETIERE
Accueillir, accompagner et renseigner les familles endeuillées et les usagers du cimetière.
Veiller au bon déroulement des opérations funéraires (inhumations, exhumations…)
Assurer la gestion administrative des concessions (planification des reprises des concessions échues et en état d’abandon, saisie des données des concessions dans le logiciel…)
Assurer une veille réglementaire en matière de législation funéraire et proposer les adaptations nécessaires.
Rédiger des courriers liés à la gestion du cimetière.
AGENCE POSTALE COMMUNALE
Assurer les services postaux, les services financiers et les prestations associées d’une agence postale communale.
- Tout affranchissement manuel,
- Vente de timbres postes à usage courant
- Vente d’enveloppes et prêt-à-poster
- Dépôt des objets y compris recommandés
- Retrait des lettres et colis en instance
- Dépôt des procurations courrier
- Service de proximité : contrat de réexpédition du courrier, garde du courrier, abonnement mobilité et prêt à poster de réexpédition
- Retrait d’espèces sur compte courant postal
Travail en bureau et guichet d’accueil
Disponibilité vis-à-vis des administrés
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Travail du lundi au vendredi
Accueil physique et téléphonique
Accueillir, identifier, renseigner les usagers,
Gérer le trafic téléphonique : recevoir et acheminer des communications, renseigner, filtrer et orienter,
Recevoir, filtrer et transmettre des messages par messagerie vocale et électronique,
Gérer les demandes de la population,
Délivrer des documents administratifs (attestations, etc.)
Réceptionner les demandes d’urbanisme, enregistrement sur Cart@ds et remise du récépissé de dépôt.
Gestion du courrier
Enregistrement et affranchissement des courriers arrivés et départs et transmission des courriers arrivés à la secrétaire générale.
Exécution de tâches administratives diverses
Réaliser la journée du citoyen des jeunes de 16 ans
Etablir des attestations d’accueil pour des étrangers
Réception et traitement des demandes d’inscription des enfants dans les écoles et à la cantine municipale.
Arrêtés de débits de boisson, de voirie…et diverses tâches de secrétariat à la demande de la hiérarchie.
ETAT CIVIL :
Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil
Naissances
Etablir les transcriptions des naissances et les déclarations de naissance
Mariages
Préparer les dossiers de mariages pour les élus et transmission aux organismes compétents.
PACS
Préparer les dossiers et informer les élus
Décès
Etablir et diffuser des actes de décès aux organismes compétents
Recevoir les informations et documents des pompes funèbres et des médecins (certificat de décès, demande de travaux, demande d’inhumation et d’exhumation, etc.)
Etablir les permis d’inhumer et d’exhumer, les autorisations de fermeture de cercueil
Assurer administrativement les transports de corps
Tenir et mettre à jour les registres d’état civil, les tables décennales, etc.
ELECTIONS
Suivre et réviser les listes électorales,
Préparer, convoquer et suivre les commissions de révision des listes,
Effectuer les inscriptions et radiations d’office,
Effectuer les demandes d’inscription sur les listes électorales et transmettre à l’INSEE,
Délivrer les cartes d’électeurs,
Préparer et suivre les opérations électorales,
Être présent les jours de scrutin,
Prendre en compte les procurations de vote.
CIMETIERE
Accueillir, accompagner et renseigner les familles endeuillées et les usagers du cimetière.
Veiller au bon déroulement des opérations funéraires (inhumations, exhumations…)
Assurer la gestion administrative des concessions (planification des reprises des concessions échues et en état d’abandon, saisie des données des concessions dans le logiciel…)
Assurer une veille réglementaire en matière de législation funéraire et proposer les adaptations nécessaires.
Rédiger des courriers liés à la gestion du cimetière.
AGENCE POSTALE COMMUNALE
Assurer les services postaux, les services financiers et les prestations associées d’une agence postale communale.
- Tout affranchissement manuel,
- Vente de timbres postes à usage courant
- Vente d’enveloppes et prêt-à-poster
- Dépôt des objets y compris recommandés
- Retrait des lettres et colis en instance
- Dépôt des procurations courrier
- Service de proximité : contrat de réexpédition du courrier, garde du courrier, abonnement mobilité et prêt à poster de réexpédition
- Retrait d’espèces sur compte courant postal
Travail en bureau et guichet d’accueil
Disponibilité vis-à-vis des administrés
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Travail du lundi au vendredi
Profils recherchés
Savoirs :
Générales
Connaitre l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale.
Connaitre le fonctionnement des services de la collectivité
Connaitre les circuits et savoir appliquer des procédures administratives internes
Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
Connaitre et savoir appliquer le vocabulaire professionnel du service
Connaitre le fonctionnement et rôle des autres collectivités
Maitriser les logiciels de bureautique et spécialisé
Comprendre et suivre des consignes
Maitriser le fonctionnement de l’Internet et de l’intranet (serveur mairie)
Connaitre et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique dans les différents domaines d’action du poste
Accueil physique et téléphonique
Maitriser des techniques de recherche documentaire et de classement de documents
Connaitre et maitriser le fonctionnement du standard téléphonique
Maitriser des techniques de régulation des appels
Connaitre et savoir utiliser les techniques de communication
Connaitre l’organisation et les activités des autres services
État-civil
Assurer la veille juridique dans le domaine de l’état civil
Maitriser les connaissances générales dans le domaine de de l’état civil
Connaitre les règles communes à la rédaction des actes d'état civil
Connaitre et savoir appliquer les procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
Connaitre et savoir appliquer le cadre réglementaire et la législation en matière de famille (noms, adoption, mariage, livret de famille…)
Posséder des notions de généalogie de la recherche des origines
Savoirs faire :
Générales
S’exprimer clairement
Etablir une relation de confiance avec l’ensemble des services, la secrétaire générale et l’élu
Savoir travailler en équipe
Savoir s’organiser et gérer les priorités
Savoir appréhender et suivre une procédure
Savoir rendre compte d’une situation ou de l’avancement d’un dossier
Accueil physique et téléphonique
Savoir accueillir le public
Maitriser le fonctionnement du standard téléphonique
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Savoir transmettre des documents et des informations
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Savoir comprendre une demande, reformuler une demande, filtrer et orienter les correspondants
Rechercher et mettre en relation des correspondants (standard téléphonique)
Savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
État-civil
Respecter des délais réglementaires
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc.)
Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile)
Etablir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)
Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil
Savoir expliquer l'acte et ses conséquences
Savoir expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
Conserver son calme dans des situations de stress et réguler les tensions
Contrôler le droit d’accès aux documents administratifs
Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
Rédiger des mentions et des courriers
Savoirs être :
Savoir représenter une bonne image de la collectivité
Etre rigoureux, organisé, méthodique, réactif et dynamique.
Savoir s’adapter à différents interlocuteurs et différentes situations
Savoir accueillir le public avec amabilité
Savoir respecter la confidentialité
Capacité d’analyse et de synthèse
Discrétion et sens du service public
Savoir être force de proposition et prendre des initiatives préalablement validées par la hiérarchie.
Générales
Connaitre l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale.
Connaitre le fonctionnement des services de la collectivité
Connaitre les circuits et savoir appliquer des procédures administratives internes
Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
Connaitre et savoir appliquer le vocabulaire professionnel du service
Connaitre le fonctionnement et rôle des autres collectivités
Maitriser les logiciels de bureautique et spécialisé
Comprendre et suivre des consignes
Maitriser le fonctionnement de l’Internet et de l’intranet (serveur mairie)
Connaitre et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique dans les différents domaines d’action du poste
Accueil physique et téléphonique
Maitriser des techniques de recherche documentaire et de classement de documents
Connaitre et maitriser le fonctionnement du standard téléphonique
Maitriser des techniques de régulation des appels
Connaitre et savoir utiliser les techniques de communication
Connaitre l’organisation et les activités des autres services
État-civil
Assurer la veille juridique dans le domaine de l’état civil
Maitriser les connaissances générales dans le domaine de de l’état civil
Connaitre les règles communes à la rédaction des actes d'état civil
Connaitre et savoir appliquer les procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
Connaitre et savoir appliquer le cadre réglementaire et la législation en matière de famille (noms, adoption, mariage, livret de famille…)
Posséder des notions de généalogie de la recherche des origines
Savoirs faire :
Générales
S’exprimer clairement
Etablir une relation de confiance avec l’ensemble des services, la secrétaire générale et l’élu
Savoir travailler en équipe
Savoir s’organiser et gérer les priorités
Savoir appréhender et suivre une procédure
Savoir rendre compte d’une situation ou de l’avancement d’un dossier
Accueil physique et téléphonique
Savoir accueillir le public
Maitriser le fonctionnement du standard téléphonique
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Savoir transmettre des documents et des informations
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Savoir comprendre une demande, reformuler une demande, filtrer et orienter les correspondants
Rechercher et mettre en relation des correspondants (standard téléphonique)
Savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
État-civil
Respecter des délais réglementaires
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc.)
Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile)
Etablir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)
Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil
Savoir expliquer l'acte et ses conséquences
Savoir expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
Conserver son calme dans des situations de stress et réguler les tensions
Contrôler le droit d’accès aux documents administratifs
Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
Rédiger des mentions et des courriers
Savoirs être :
Savoir représenter une bonne image de la collectivité
Etre rigoureux, organisé, méthodique, réactif et dynamique.
Savoir s’adapter à différents interlocuteurs et différentes situations
Savoir accueillir le public avec amabilité
Savoir respecter la confidentialité
Capacité d’analyse et de synthèse
Discrétion et sens du service public
Savoir être force de proposition et prendre des initiatives préalablement validées par la hiérarchie.
Contact et modalités de candidature
Contact
0241396513
Informations complémentaires
Lettre de motivation et CV à adresser par courriel à sg@saintgermaindespres49.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.