Assistant services à la population (h/f)
Offre n° O049241115000454
Publiée le 15/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place de l'église - Mazé, Mazé-Milon (Maine-et-Loire)
Poste à pourvoir le
06/01/2025
Date limite de candidature
15/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Agent d'accueil et secrétariat des services techniques communal
Missions / conditions d'exercice
-Secrétariat Services Techniques
- Accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires professionnels
- Assistance de direction (agenda, convocations, comptes rendus)
- Assurer les relations avec les entreprises, les associations et les particuliers
- Déclarations de sinistres ou dégradations de biens publics aux assurances
- Demandes des concessionnaires : rédaction et envoi des arrêtés, courriers reçus, mails.
- Arrêtés de voirie, numérotages
- Assurer le suivi administratif des marchés publics
- Actualisation des tableaux de bords et indicateurs de l’activité du service
Agent d’accueil physique et téléphonique
Accueillir et renseigner le public :
- Accueillir physiquement ou téléphoniquement et écouter les demandes de tous les publics.
- Gérer les éventuelles situations de tension.
Identifier les demandes :
- Comprendre la demande, identifier la nature et le degré de priorité et orienter les personnes vers les services concernés.
- Renseigner les demandeurs sur l'organisation et le fonctionnement des services.
- Communiquer si besoin la liste des pièces nécessaires à l'ouverture d'un dossier administratif.
- Aider les personnes à rédiger des documents administratifs et vérifier avant de les orienter que le dossier nécessaire à la démarche soit complet.
- Intervenir auprès des services et des organismes pour faciliter les demandes des habitants.
- Délivrer les extraits d’acte d’état civil,
- Effectuer la mise à jour et délivrer les livrets de familles.
- Etablir les contrats de locations des salles et des sites,
- Gérer les réservations du matériel et les plannings de réservation des salles communales
- Suivi des clés des bâtiments communaux
- Gérer les objets trouvés
Missions annexes sur le temps d’accueil :
- Gestion des demandes de recensement du citoyen
- Etablir les duplicatas des livrets de famille
- Gestion des arrêtés de débit de boissons et des arrêtés de ventes au déballage
- Rédiger et/ou transmettre les demandes d’intervention auprès des Services Techniques
- Demandes de salles et de matériel,
- Traitement des demandes de déclarations de travaux (DT et DICT)
- Traitement de la fiche d’astreinte
- Gestion des animaux en divagation
Missions occasionnelles :
- Gestion des demandes de préinscriptions scolaires
- Assistance pour le dossier d’harmonisation de mise en culture du maïs
- Elections : inscriptions sur la liste électorale et secrétariat des scrutins électoraux
- Recensement de la population : saisie
- Accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires professionnels
- Assistance de direction (agenda, convocations, comptes rendus)
- Assurer les relations avec les entreprises, les associations et les particuliers
- Déclarations de sinistres ou dégradations de biens publics aux assurances
- Demandes des concessionnaires : rédaction et envoi des arrêtés, courriers reçus, mails.
- Arrêtés de voirie, numérotages
- Assurer le suivi administratif des marchés publics
- Actualisation des tableaux de bords et indicateurs de l’activité du service
Agent d’accueil physique et téléphonique
Accueillir et renseigner le public :
- Accueillir physiquement ou téléphoniquement et écouter les demandes de tous les publics.
- Gérer les éventuelles situations de tension.
Identifier les demandes :
- Comprendre la demande, identifier la nature et le degré de priorité et orienter les personnes vers les services concernés.
- Renseigner les demandeurs sur l'organisation et le fonctionnement des services.
- Communiquer si besoin la liste des pièces nécessaires à l'ouverture d'un dossier administratif.
- Aider les personnes à rédiger des documents administratifs et vérifier avant de les orienter que le dossier nécessaire à la démarche soit complet.
- Intervenir auprès des services et des organismes pour faciliter les demandes des habitants.
- Délivrer les extraits d’acte d’état civil,
- Effectuer la mise à jour et délivrer les livrets de familles.
- Etablir les contrats de locations des salles et des sites,
- Gérer les réservations du matériel et les plannings de réservation des salles communales
- Suivi des clés des bâtiments communaux
- Gérer les objets trouvés
Missions annexes sur le temps d’accueil :
- Gestion des demandes de recensement du citoyen
- Etablir les duplicatas des livrets de famille
- Gestion des arrêtés de débit de boissons et des arrêtés de ventes au déballage
- Rédiger et/ou transmettre les demandes d’intervention auprès des Services Techniques
- Demandes de salles et de matériel,
- Traitement des demandes de déclarations de travaux (DT et DICT)
- Traitement de la fiche d’astreinte
- Gestion des animaux en divagation
Missions occasionnelles :
- Gestion des demandes de préinscriptions scolaires
- Assistance pour le dossier d’harmonisation de mise en culture du maïs
- Elections : inscriptions sur la liste électorale et secrétariat des scrutins électoraux
- Recensement de la population : saisie
Profils recherchés
• Avoir l’esprit de service public
• Savoir travailler en équipe
• Être impliqué dans son travail
• Exécuter les tâches selon un programme de travail
• Mettre en œuvre les procédures administratives
• Avoir une culture administrative
• Connaitre l’orthographe et avoir le sens de la rédaction
• Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et multimédias
• Répondre à la demande de l’usager
• Avoir le sens du contact et de la relation
• Maîtriser la communication orale et la conversation téléphonique
• Relativiser les situations difficiles
• Savoir travailler en équipe
• Être impliqué dans son travail
• Exécuter les tâches selon un programme de travail
• Mettre en œuvre les procédures administratives
• Avoir une culture administrative
• Connaitre l’orthographe et avoir le sens de la rédaction
• Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et multimédias
• Répondre à la demande de l’usager
• Avoir le sens du contact et de la relation
• Maîtriser la communication orale et la conversation téléphonique
• Relativiser les situations difficiles
Contact et modalités de candidature
Contact
0241806101
Informations complémentaires
Adresser un CV et lettre de motivation par mail à f.cogne@maze-milon.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.