Assistant·e de direction au sein de la direction générale des services
Offre n° O047250101391866
Publiée le 16/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel du Département, Agen (Lot-et-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
15/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au coeur du Sud-Ouest, le Conseil Départemental de Lot-et-Garonne vous invite à rejoindre une équipe de 1300 agents qui oeuvrent au quotidien sur un territoire de 333 000 habitants.
D'Agen à Marmande, de Casteljaloux à Villeneuve-sur-Lot, en passant par Damazan ou Nérac, le Lot-et-Garonne c'est un concentré de Sud-Ouest alliant convivialité et douceur de vivre. Idéalement situé entre les métropoles de Bordeaux et Toulouse, le Lot-et-Garonne est unanimement reconnu pour sa qualité de vie et son environnement privilégié. Véritable « Jardin de la France » pour la qualité et la diversité de ses produits locaux et sa gastronomie, le Lot-et-Garonne est aussi un territoire de culture, de sport et d'activités nature.
En terre d'ovalie, l'esprit d'équipe, le partage et la solidarité font partie de notre ADN. Rejoignez le pack lot-et-garonnais !
D'Agen à Marmande, de Casteljaloux à Villeneuve-sur-Lot, en passant par Damazan ou Nérac, le Lot-et-Garonne c'est un concentré de Sud-Ouest alliant convivialité et douceur de vivre. Idéalement situé entre les métropoles de Bordeaux et Toulouse, le Lot-et-Garonne est unanimement reconnu pour sa qualité de vie et son environnement privilégié. Véritable « Jardin de la France » pour la qualité et la diversité de ses produits locaux et sa gastronomie, le Lot-et-Garonne est aussi un territoire de culture, de sport et d'activités nature.
En terre d'ovalie, l'esprit d'équipe, le partage et la solidarité font partie de notre ADN. Rejoignez le pack lot-et-garonnais !
Missions / conditions d'exercice
Le Conseil départemental recrute un·e assistant·e de direction au sein de la direction générale des services
Assister le DGS dans l'organisation de sa vie professionnelle :
- gérer son agenda, prendre les rendez-vous,
- préparer les ordres du jour et les dossiers de réunion,
- préparer le dossier du jour du DGS,
- assurer la mise en forme et l'envoi de courriers.
Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique au niveau de la DGS :
- renseigner l'interlocuteur et aiguiller les demandes vers les services adéquats de la collectivité,
- recevoir, traiter, transmettre des messages électroniques,
- gérer les réservations de salles (en lien avec la SG).
Assurer la planification des réunions :
- réunions DGS avec les cadres de la collectivité (Codir, collectif DGA, bilatérales DGA),
- réunions délibératives de la collectivité (en lien avec la SG).
Assurer le suivi des instances et le respect des délais de réponse de la part des DGA :
- courriers réservés (AIRS),
- demandes du DGS,
- demandes du CAB,
- demandes de la Présidente.
Gérer les circuits de validation des notes et des courriers :
- enregistrement entrée / sortie des parapheurs au niveau de la DGS,
- relance auprès des rédacteurs et signataires en cas de besoin.
Participer à la préparation et au déroulement des réunions délibératives de la collectivité (en lien avec la SG) :
- relecture des rapports et délibérations,
- dématérialisation et envoi de rapports et délibérations aux élus,
- participation à la préparation du dossier présidente (résumés des rapports),
- suivi des présences et des votes en réunion.
Animer le réseau des assistantes métiers de la collectivité.
Ce poste nécessite une grande capacité d'organisation et de la résistance au stress
Assister le DGS dans l'organisation de sa vie professionnelle :
- gérer son agenda, prendre les rendez-vous,
- préparer les ordres du jour et les dossiers de réunion,
- préparer le dossier du jour du DGS,
- assurer la mise en forme et l'envoi de courriers.
Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique au niveau de la DGS :
- renseigner l'interlocuteur et aiguiller les demandes vers les services adéquats de la collectivité,
- recevoir, traiter, transmettre des messages électroniques,
- gérer les réservations de salles (en lien avec la SG).
Assurer la planification des réunions :
- réunions DGS avec les cadres de la collectivité (Codir, collectif DGA, bilatérales DGA),
- réunions délibératives de la collectivité (en lien avec la SG).
Assurer le suivi des instances et le respect des délais de réponse de la part des DGA :
- courriers réservés (AIRS),
- demandes du DGS,
- demandes du CAB,
- demandes de la Présidente.
Gérer les circuits de validation des notes et des courriers :
- enregistrement entrée / sortie des parapheurs au niveau de la DGS,
- relance auprès des rédacteurs et signataires en cas de besoin.
Participer à la préparation et au déroulement des réunions délibératives de la collectivité (en lien avec la SG) :
- relecture des rapports et délibérations,
- dématérialisation et envoi de rapports et délibérations aux élus,
- participation à la préparation du dossier présidente (résumés des rapports),
- suivi des présences et des votes en réunion.
Animer le réseau des assistantes métiers de la collectivité.
Ce poste nécessite une grande capacité d'organisation et de la résistance au stress
Profils recherchés
- Techniques de secrétariat
- Logiciels de bureautique
- Procédures administratives
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règlement intérieur de la collectivité
- Expression orale et écrite
- Organisation du temps (gestion d'agendas)
- Elaboration et suivi de tableaux de bord
- Bon relationnel
- Discrétion, confidentialité
- Capacité d'adaptation, d'organisation et d'anticipation
- Capacité à s'adapter à des interlocuteurs très variés
- Logiciels de bureautique
- Procédures administratives
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règlement intérieur de la collectivité
- Expression orale et écrite
- Organisation du temps (gestion d'agendas)
- Elaboration et suivi de tableaux de bord
- Bon relationnel
- Discrétion, confidentialité
- Capacité d'adaptation, d'organisation et d'anticipation
- Capacité à s'adapter à des interlocuteurs très variés
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Le Département de Lot-et-Garonne promeut l'égalité professionnelle et prévient toute forme de discrimination dans son processus de recrutement : la compétence, l'expérience et les qualités professionnelles sont les seuls critères qu'il prend en compte.
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation, CV récent et un arrêté de dernière situation administrative obligatoire pour les agents titulaires de la fonction publique), via le lien ci-dessous
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation, CV récent et un arrêté de dernière situation administrative obligatoire pour les agents titulaires de la fonction publique), via le lien ci-dessous
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.