Un·e assistant·e de direction
Offre n° O047241008001577
Publiée le 08/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1633 avenue du général leclerc, Agen (Lot-et-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
08/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le département de Lot-et-Garonne recrute un·e assistant·e de direction
Direction générale adjointe des ressources et de l'éducation
Cadre d'emploi des adjoints administratifs
Direction générale adjointe des ressources et de l'éducation
Cadre d'emploi des adjoints administratifs
Missions / conditions d'exercice
Missions et activités
Placée sous l'autorité du DGA, agente chargée d'apporter une aide permanente aux directeurs et cadres de la DGARE, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers de la direction.
Activités Principales :
- Accueil téléphonique et physique du secrétariat
- Organisation et planification des réunions
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Ouverture et tri du courrier par service, enregistrement courrier départ et arrivée et chrono, gestion sous AIRS courrier
- Mise en forme/saisie de courriers/publipostage/envoi
- Suivi des instances de la direction
- Rapports et notes
- Rapport VP/Commissions/CP (Gedelib) : saisie - transformation des rapports - suivi des circuits
- Tableau récapitulatif de suivi de tous les rapports
- Saisie de rapports relatifs aux sessions budgétaires
- Mise en forme des rapports d'orientation budgétaire et rapport d'activités
- Divers travaux de mise en forme (diaporama/tableur...)
- Photocopies diverses
- Classement et archivage
- Organisation du classement physique et numérique des dossiers de la direction
- Gestion des chronos,
- Classement de dossiers numériques et physiques
- Gestion des commandes de fournitures et documentation pour la direction
- Suivi des projets et activités de la direction
- Intégration des priorités de la direction dans la gestion quotidienne du secrétariat/préparation
- Plan de continuité d'activité de l'administration départementale : chargée de la logistique administrative
- Suivi du télétravail au sein de la DGARE
- Organisation de visio-conférences
- Encadrement d'un agent chargé de l'accueil et de la logistique
- Intérim secrétariat DRHDS et direction des Finances
Placée sous l'autorité du DGA, agente chargée d'apporter une aide permanente aux directeurs et cadres de la DGARE, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers de la direction.
Activités Principales :
- Accueil téléphonique et physique du secrétariat
- Organisation et planification des réunions
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Ouverture et tri du courrier par service, enregistrement courrier départ et arrivée et chrono, gestion sous AIRS courrier
- Mise en forme/saisie de courriers/publipostage/envoi
- Suivi des instances de la direction
- Rapports et notes
- Rapport VP/Commissions/CP (Gedelib) : saisie - transformation des rapports - suivi des circuits
- Tableau récapitulatif de suivi de tous les rapports
- Saisie de rapports relatifs aux sessions budgétaires
- Mise en forme des rapports d'orientation budgétaire et rapport d'activités
- Divers travaux de mise en forme (diaporama/tableur...)
- Photocopies diverses
- Classement et archivage
- Organisation du classement physique et numérique des dossiers de la direction
- Gestion des chronos,
- Classement de dossiers numériques et physiques
- Gestion des commandes de fournitures et documentation pour la direction
- Suivi des projets et activités de la direction
- Intégration des priorités de la direction dans la gestion quotidienne du secrétariat/préparation
- Plan de continuité d'activité de l'administration départementale : chargée de la logistique administrative
- Suivi du télétravail au sein de la DGARE
- Organisation de visio-conférences
- Encadrement d'un agent chargé de l'accueil et de la logistique
- Intérim secrétariat DRHDS et direction des Finances
Profils recherchés
Compétences requises
Qualifications obligatoires
- Techniques de secrétariat
- Organisation et gestion du temps
- Très bonne connaissance des règles d'expression écrite et orale
Qualifications autres
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, et les applications Airs courrier et Gedelib
- Maîtrise des outils visio : Gotomeeting, Zoom, Teams
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Maîtrise des circuits et procédures
- Vocabulaire professionnel de la direction
- Utilisation du site de commandes de fournitures Web du fournisseur
Les savoir-faire
- Organiser et gérer le temps de travail
- Organisation de réunions
- Savoir utiliser les applications informatiques
- Tenues de tableaux de bord et outils de planification et suivi
Les savoir-être
- Sens de l'organisation, autonomie
- Réactivité, dynamisme, initiative
- Capacité d'adaptation
- Disponibilité
- Qualités relationnelles
- Discrétion professionnelle
- Respect de la confidentialité
Qualifications obligatoires
- Techniques de secrétariat
- Organisation et gestion du temps
- Très bonne connaissance des règles d'expression écrite et orale
Qualifications autres
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, et les applications Airs courrier et Gedelib
- Maîtrise des outils visio : Gotomeeting, Zoom, Teams
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Maîtrise des circuits et procédures
- Vocabulaire professionnel de la direction
- Utilisation du site de commandes de fournitures Web du fournisseur
Les savoir-faire
- Organiser et gérer le temps de travail
- Organisation de réunions
- Savoir utiliser les applications informatiques
- Tenues de tableaux de bord et outils de planification et suivi
Les savoir-être
- Sens de l'organisation, autonomie
- Réactivité, dynamisme, initiative
- Capacité d'adaptation
- Disponibilité
- Qualités relationnelles
- Discrétion professionnelle
- Respect de la confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0553694036
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation, CV récent et un arrêté de dernière situation administrative obligatoire pour les agents titulaires de la fonction publique), au lien ci-dessous :
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.