INSTRUCTEUR OU INSTRUCTRICE GESTIONNAIRE DE DOSSIERS
Offre n° O046241127000986
Publiée le 27/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
107 place des Anciens Combattants, Le Vigan (Lot)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
27/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Habitat et politique de la ville >
Habitat, logement
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
INSTRUCTEUR OU INSTRUCTRICE GESTIONNAIRE DE DOSSIERS
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES
Sous la responsabilité directe du Maire
Marchés publics :
• Information des usagers et des services
• Instruction administrative et technique des dossiers
• Suivi et gestion des dossiers
Gestion de l’eau et assainissement :
• Mise à jour du fichier EAU
• Suivi des redevables entrants et sortants
• Gestion des demandes et des réclamations
• Facturation semestrielle - ponctuelle
• Déclarations annuelles
• Suivi des fuites
Gestion des baux professionnels et particuliers :
• Instruction des baux
• Suivi des locataires entrants et sortants
• Gestion des demandes et des réclamations
• Facturation des loyers
• Déclarations des locataires CAF
• Suivi des dossiers
Gestion des assurances :
• Définition des besoins et appréciation des risques
• Gestion des polices d’assurances
• Gestion des sinistres
Suivi des contrôles obligatoires et mise en place des préconisations :
• Sécurité des bâtiments publics et des installations (Bureau Véritas)
• Obligations locatives DPE - Entretien
ACTIVITES COMPLEMENTAIRE
• Permanence accueil mairie de 10 h 00 à 12 h 30 – 1 samedi par mois
MOYENS MIS A DISPOSITION
• Logiciels spécifiques (Microsoft - Cosoluce)
• Matériel bureautique et logistique nécessaire à l’accomplissement des missions
Spécifications du poste :
Horaires : - Bureau du lundi au vendredi de 14 h 00 à 17 h 00 ( - 3 heures à définir)
- Accueil du samedi matin de 10 h 00 à 12 h 30 (1 samedi par mois)
ENCADREMENT D’AGENTS :
Oui ☐ Non ☒
RELATIONS INTERNES :
- Echange d’informations avec le Maire et les membres du Conseil Municipal
- Echange d’informations avec les différents services
RELATIONS EXTERNES :
- Partenariat avec les prestataires privés
- Coopération avec les partenaires publics (intercommunalité, préfecture, trésorerie, centre de gestion…)
- Relation avec le public
Sous la responsabilité directe du Maire
Marchés publics :
• Information des usagers et des services
• Instruction administrative et technique des dossiers
• Suivi et gestion des dossiers
Gestion de l’eau et assainissement :
• Mise à jour du fichier EAU
• Suivi des redevables entrants et sortants
• Gestion des demandes et des réclamations
• Facturation semestrielle - ponctuelle
• Déclarations annuelles
• Suivi des fuites
Gestion des baux professionnels et particuliers :
• Instruction des baux
• Suivi des locataires entrants et sortants
• Gestion des demandes et des réclamations
• Facturation des loyers
• Déclarations des locataires CAF
• Suivi des dossiers
Gestion des assurances :
• Définition des besoins et appréciation des risques
• Gestion des polices d’assurances
• Gestion des sinistres
Suivi des contrôles obligatoires et mise en place des préconisations :
• Sécurité des bâtiments publics et des installations (Bureau Véritas)
• Obligations locatives DPE - Entretien
ACTIVITES COMPLEMENTAIRE
• Permanence accueil mairie de 10 h 00 à 12 h 30 – 1 samedi par mois
MOYENS MIS A DISPOSITION
• Logiciels spécifiques (Microsoft - Cosoluce)
• Matériel bureautique et logistique nécessaire à l’accomplissement des missions
Spécifications du poste :
Horaires : - Bureau du lundi au vendredi de 14 h 00 à 17 h 00 ( - 3 heures à définir)
- Accueil du samedi matin de 10 h 00 à 12 h 30 (1 samedi par mois)
ENCADREMENT D’AGENTS :
Oui ☐ Non ☒
RELATIONS INTERNES :
- Echange d’informations avec le Maire et les membres du Conseil Municipal
- Echange d’informations avec les différents services
RELATIONS EXTERNES :
- Partenariat avec les prestataires privés
- Coopération avec les partenaires publics (intercommunalité, préfecture, trésorerie, centre de gestion…)
- Relation avec le public
Profils recherchés
SAVOIRS :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel…)
- Logiciels spécifiques
- Connaissances du statut de la Fonction Publique Territoriale
- Maîtrise des techniques de communication et de l’information
- Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité
- Connaissances des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs
- Connaissances du cadre réglementaire de la responsabilité civile et pénale
- Connaissances juridiques en droit civil
SAVOIR FAIRE :
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Qualités rédactionnelles
- Polyvalence du fait de l’exercice de missions très variées
- Discrétion
INFORMATION DES USAGERS ET DES SERVICES
- Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
- Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
- Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande
- Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l'instruction de la demande
- Enregistrer le dossier et établir le récépissé de dépôt de la demande
INSTRUCTION ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE DES DOSSIERS
- Contrôler les pièces constitutives d'un dossier et en vérifier l'éligibilité
- Réceptionner et ouvrir les plis, contrôler les pièces constitutives d'une demande
- Conduire des recherche techniques, juridiques et des vérifications administratives
- Consulter les autres services et recueillir leurs avis
- Rédiger ou participer à la rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, en collaboration avec les services compétents
- Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attribution, motif de rejet...)
- Conduire une analyse technique du dossier de demande et synthétiser les avis recueillis
- Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles
- Rédiger des décisions ou des délibérations
- Préparer les actes juridiques de la notification
- Mettre à jour les fichiers et registres d'instruction
- Représenter l'administration dans les réunions ou groupes interinstitutionnels organisés au titre des procédures d'instruction
- Assurer le suivi et le contrôle des ordres de service
- Notifier la décision au demandeur
SUIVI ET GESTION DES DOSSIERS
- Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
- Contrôler le respect des obligations réglementaires et la conformité des réalisations et déclencher les procédures de régularisation ou de sanction
- Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
- Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
- Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
- Effectuer un précontrôle de légalité
- Sensibiliser les services et les élus sur les risques juridiques, notamment pénaux
- Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures
- Mettre en place un système de contrôle des ordres de service
- Classer et archiver les dossiers
SAVOIR ÊTRE :
- Sens du service public
- Qualités relationnelles
- Sens pratique
- Capacité d’écoute
DIPLÔMES REQUIS : Baccalauréat + 2
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel…)
- Logiciels spécifiques
- Connaissances du statut de la Fonction Publique Territoriale
- Maîtrise des techniques de communication et de l’information
- Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité
- Connaissances des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs
- Connaissances du cadre réglementaire de la responsabilité civile et pénale
- Connaissances juridiques en droit civil
SAVOIR FAIRE :
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Qualités rédactionnelles
- Polyvalence du fait de l’exercice de missions très variées
- Discrétion
INFORMATION DES USAGERS ET DES SERVICES
- Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
- Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
- Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande
- Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l'instruction de la demande
- Enregistrer le dossier et établir le récépissé de dépôt de la demande
INSTRUCTION ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE DES DOSSIERS
- Contrôler les pièces constitutives d'un dossier et en vérifier l'éligibilité
- Réceptionner et ouvrir les plis, contrôler les pièces constitutives d'une demande
- Conduire des recherche techniques, juridiques et des vérifications administratives
- Consulter les autres services et recueillir leurs avis
- Rédiger ou participer à la rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, en collaboration avec les services compétents
- Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attribution, motif de rejet...)
- Conduire une analyse technique du dossier de demande et synthétiser les avis recueillis
- Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles
- Rédiger des décisions ou des délibérations
- Préparer les actes juridiques de la notification
- Mettre à jour les fichiers et registres d'instruction
- Représenter l'administration dans les réunions ou groupes interinstitutionnels organisés au titre des procédures d'instruction
- Assurer le suivi et le contrôle des ordres de service
- Notifier la décision au demandeur
SUIVI ET GESTION DES DOSSIERS
- Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
- Contrôler le respect des obligations réglementaires et la conformité des réalisations et déclencher les procédures de régularisation ou de sanction
- Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
- Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
- Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
- Effectuer un précontrôle de légalité
- Sensibiliser les services et les élus sur les risques juridiques, notamment pénaux
- Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures
- Mettre en place un système de contrôle des ordres de service
- Classer et archiver les dossiers
SAVOIR ÊTRE :
- Sens du service public
- Qualités relationnelles
- Sens pratique
- Capacité d’écoute
DIPLÔMES REQUIS : Baccalauréat + 2
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.