Assistant administratif polyvalent - Référent(e) courrier et copieurs h/f
Offre n° O045241206000799
Publiée le 06/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville attractive de plus de 22 000 habitants et deuxième ville du Département, Olivet, située dans la Métropole orléanaise, se caractérise à la fois par un cadre de vie privilégié avec la rivière Loiret comme fil conducteur, de nombreux équipements publics et structures de loisirs et un dynamisme par les projets d'envergure qu'elle porte (plan pour les écoles, label ville amie des enfants etc.).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
283 rue du Général de Gaulle, Olivet (Loiret)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
06/01/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Définition du poste :
- Référent(e) courrier et copieurs
- Gestion des archives
- Remplace le/ la référent(e) comptable
- Remplace le/la référent(e) documentation
- Référent(e) courrier et copieurs
- Gestion des archives
- Remplace le/ la référent(e) comptable
- Remplace le/la référent(e) documentation
Missions / conditions d'exercice
Missions générales :
- Gérer le courrier (arrivée/départ/affranchissement/administration utilisateurs/tableaux de suivi, relances courriers retard et réclamations) ;
- Gérer les archives (recherches, rangement, tableaux d’élimination, traitement de l’arriéré et traitement des versements annuels) ;
- Gérer les commissions municipales B et remplacer l’agent en charge des commissions A en cas de nécessité de service ;
- Gérer le suivi des activités pour la reprographie (interventions, commandes toners, administration utilisateurs, requêtes copieurs et suivi comptable) ;
- Participer à la gestion de la partie administrative de la cellule (tableaux de suivi d’activités, courriers...) ;
- Participer à la gestion comptable du service administration générale ;
- Gérer la documentation lorsque le/la référent(e) est absent(e) ;
- Effectuer l’affichage administratif réglementaire des services ;
- Effectuer des missions en suppléance d’autres agents en cas de besoins (assurances, assemblées, divers).
Missions particulières :
- Gérer la documentation en cas d’absence de la/du référent(e) ;
- Participer à l’expertise RIL et aux activités du recensement de la population en lien avec l’INSEE : secrétariat, expertise terrain en cas d’absence de la/du référent(e) ;
- Participer aux missions administratives des assemblées (préparation CM, secrétariat le soir du CM).
- Gérer le courrier (arrivée/départ/affranchissement/administration utilisateurs/tableaux de suivi, relances courriers retard et réclamations) ;
- Gérer les archives (recherches, rangement, tableaux d’élimination, traitement de l’arriéré et traitement des versements annuels) ;
- Gérer les commissions municipales B et remplacer l’agent en charge des commissions A en cas de nécessité de service ;
- Gérer le suivi des activités pour la reprographie (interventions, commandes toners, administration utilisateurs, requêtes copieurs et suivi comptable) ;
- Participer à la gestion de la partie administrative de la cellule (tableaux de suivi d’activités, courriers...) ;
- Participer à la gestion comptable du service administration générale ;
- Gérer la documentation lorsque le/la référent(e) est absent(e) ;
- Effectuer l’affichage administratif réglementaire des services ;
- Effectuer des missions en suppléance d’autres agents en cas de besoins (assurances, assemblées, divers).
Missions particulières :
- Gérer la documentation en cas d’absence de la/du référent(e) ;
- Participer à l’expertise RIL et aux activités du recensement de la population en lien avec l’INSEE : secrétariat, expertise terrain en cas d’absence de la/du référent(e) ;
- Participer aux missions administratives des assemblées (préparation CM, secrétariat le soir du CM).
Profils recherchés
Compétences :
Connaissances :
- Connaissances opérationnelles en secrétariat et comptabilité
Savoir-faire :
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques (Office 365, MAARCH, SEDIT, WEB DELIB, IXBUS …)
- Maîtrise de l’expression écrite et orale
- Connaissance de l’environnement institutionnel des collectivités et de la fonction publique territoriale
- Sens de l’organisation, rigueur et sens des priorités
- Travail en équipe pluridisciplinaire
Aptitudes :
- Discrétion/sens de la confidentialité
- Sens de l’organisation
- Autonomie et sens du travail en équipe
Spécificités techniques :
- Travail en soirée (séances du Conseil municipal (9/an)
- Permis B
- Risques métier : travail sur écran, éclairage, gestes répétitifs, peu de mobilité, port de charge (archives), manutention
- Poste sur 5 jours
Connaissances :
- Connaissances opérationnelles en secrétariat et comptabilité
Savoir-faire :
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques (Office 365, MAARCH, SEDIT, WEB DELIB, IXBUS …)
- Maîtrise de l’expression écrite et orale
- Connaissance de l’environnement institutionnel des collectivités et de la fonction publique territoriale
- Sens de l’organisation, rigueur et sens des priorités
- Travail en équipe pluridisciplinaire
Aptitudes :
- Discrétion/sens de la confidentialité
- Sens de l’organisation
- Autonomie et sens du travail en équipe
Spécificités techniques :
- Travail en soirée (séances du Conseil municipal (9/an)
- Permis B
- Risques métier : travail sur écran, éclairage, gestes répétitifs, peu de mobilité, port de charge (archives), manutention
- Poste sur 5 jours
Contact et modalités de candidature
Contact
0238698300
Informations complémentaires
Envoyer candidature à l'adresse recrutement@olivet.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.