Secrétariat général / cabinet du maire h/f
Offre n° O045241202001692
Publiée le 02/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
6 rue Gambetta, Montargis (Loiret)
Poste à pourvoir le
31/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Secrétariat du cabinet du maire et du secrétariat générale
Missions / conditions d'exercice
ATTRIBUTIONS ET FONCTIONS
En collaboration avec une collègue au secrétariat du cabinet du maire et une collègue au secrétariat général :
- Gestion du courrier (logiciel Dotelec) : enregistrement et diffusion des arrivées et départs courriers, rédactions de courriers et de mails avec le logiciel DOTELEC
- Agenda du Maire et des élus (rdv individuels, invitations réunions, manifestations, évènements … etc.)
- Accueil physique et téléphonique du public
- Gestion partielle du site internet de la ville (associations)
- Enregistrement de la presse numérique
- Relation avec d’autres collectivités et administrations
- Participation à la gestion du registre des arrêtés
- Télétransmission des actes
- Participe au processus courrier dans le cadre de la démarche qualité
- Co-organisation de la fête des associations et gestion du fichier des associations
- Participation à l’élaboration de l’agenda de la ville
- Assure la continuité du service, pour les tâches essentielles, du secrétariat général et du secrétariat du cabinet
En collaboration avec une collègue au secrétariat du cabinet du maire et une collègue au secrétariat général :
- Gestion du courrier (logiciel Dotelec) : enregistrement et diffusion des arrivées et départs courriers, rédactions de courriers et de mails avec le logiciel DOTELEC
- Agenda du Maire et des élus (rdv individuels, invitations réunions, manifestations, évènements … etc.)
- Accueil physique et téléphonique du public
- Gestion partielle du site internet de la ville (associations)
- Enregistrement de la presse numérique
- Relation avec d’autres collectivités et administrations
- Participation à la gestion du registre des arrêtés
- Télétransmission des actes
- Participe au processus courrier dans le cadre de la démarche qualité
- Co-organisation de la fête des associations et gestion du fichier des associations
- Participation à l’élaboration de l’agenda de la ville
- Assure la continuité du service, pour les tâches essentielles, du secrétariat général et du secrétariat du cabinet
Profils recherchés
Savoir-faire
Accueillir et recevoir le public ;
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ;
S’exprimer correctement, prendre des notes et rédiger tous types de courriers ;
Gérer les agendas et prendre rendez-vous en fonction des priorités et échéances ;
Classer et ordonner les dossiers ;
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique.
Connaissances
Règles d’orthographe, de syntaxe de grammaire ;
Technique de secrétariat et d’accueil du public ;
Logiciel de bureautique internet et intranet ;
Organisation et gestion du temps ;
Technique de classement et d’archivages ;
Fonctionnement des services de la collectivité ;
Tableaux de bord et outils de planification et suivi ;
Fonctionnement et rôle des autres collectivités ;
Qualités et aptitudes
Autonomie, rigueur, grande discrétion, disponibilité (en dehors des heures d’ouverture de la mairie), réactivité, rapidité, adaptabilité, efficacité, polyvalence.
Qualités relationnelles
Ecoute, cordialité, politesse, diplomatie
Accueillir et recevoir le public ;
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ;
S’exprimer correctement, prendre des notes et rédiger tous types de courriers ;
Gérer les agendas et prendre rendez-vous en fonction des priorités et échéances ;
Classer et ordonner les dossiers ;
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique.
Connaissances
Règles d’orthographe, de syntaxe de grammaire ;
Technique de secrétariat et d’accueil du public ;
Logiciel de bureautique internet et intranet ;
Organisation et gestion du temps ;
Technique de classement et d’archivages ;
Fonctionnement des services de la collectivité ;
Tableaux de bord et outils de planification et suivi ;
Fonctionnement et rôle des autres collectivités ;
Qualités et aptitudes
Autonomie, rigueur, grande discrétion, disponibilité (en dehors des heures d’ouverture de la mairie), réactivité, rapidité, adaptabilité, efficacité, polyvalence.
Qualités relationnelles
Ecoute, cordialité, politesse, diplomatie
Contact et modalités de candidature
Contact
0238951000
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation obligatoires pour l'étude des candidatures. Expérience impérative de 12 mois.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.