Assistant(e) de la Direction des Bâtiments, des Canaux et de l'Environnement (6552) H/F
Offre n° O045240917000785
Publiée le 17/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
32 Avenue Jean Zay, Orléans (Loiret)
Poste à pourvoir le
17/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le Pôle Aménagement Durable a pour mission de proposer et de mettre en œuvre l’ensemble des stratégies liées aux bâtiments, à l’aménagement et aux infrastructures afin de répondre aux projets de mandat ainsi qu’à la maintenance du patrimoine départemental.
La Direction des Bâtiments, des Canaux et de l’Environnement (DBCE) a en charge la construction des bâtiments départementaux, leur entretien, ainsi que le service canaux et environnement.
Votre rôle est de recueillir et de traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction et de la collectivité.
Vous suivez et gérez les dossiers confiés à la direction et assistez le directeur dans l’organisation du travail de la Direction des Bâtiments, des Canaux et de l’Environnement.
La Direction des Bâtiments, des Canaux et de l’Environnement (DBCE) a en charge la construction des bâtiments départementaux, leur entretien, ainsi que le service canaux et environnement.
Votre rôle est de recueillir et de traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction et de la collectivité.
Vous suivez et gérez les dossiers confiés à la direction et assistez le directeur dans l’organisation du travail de la Direction des Bâtiments, des Canaux et de l’Environnement.
Missions / conditions d'exercice
Assistanat de direction
- Gérer l’agenda et la messagerie du Directeur,
- Organiser les réunions (calage date, convocation, réservation de salle, préparation des documents à la demande, rédaction et diffusion des compte-rendu),
- Organiser les déplacements,
- Préparer les dossiers pour la réunion de direction, y assister et rédiger le compte-rendu,
- Aide ponctuelle au Directeur de la Direction du Patrimoine et des Ressources Partagées (DPRP).
Secrétariat pour la Direction, le Service Canaux et Environnement et Suppléance du secrétariat du Service Vie des Bâtiments et Service Constructions Publiques
- Gérer, traiter et assurer le suivi des courriers courants et courriers réservés, y compris dans le logiciel dédié MAARCH,
- Assurer le suivi des circuits de signature des parapheurs (courriers et notes),
- Mettre à jour des tableaux de suivi (courriers et congés),
- Réaliser un accueil physique et téléphonique,
- Préparer et suivre les rapports pour les réunions des Commissions Intérieures, les CP et les Sessions,
- Préparer des réunions avec le Président, les Vice-présidents et les Elus,
- Classer des documents en respectant l’organisation mise en place,
- Être en coordination et appui avec les secrétariats de la DBCE, et assurer le suivi et le secrétariat de la mission transition énergétique,
Gestion de réservations
- Gérer les astreintes bâtimentaires (planning, véhicule d’astreinte, tableau des indemnités à transmettre à la DRH pour paiement),
- Gestion des cartes TAO pour les services du PAD présents au pavillon Aménagement,
- Gérer les inscriptions au mess de la gendarmerie.
Suivi de commandes et budgets associés
- Assurer le suivi des fournitures de bureau, du papier, et des consommables informatiques (commandes et suivi du budget) pour la DBCE et la DPRP,
- Suivre les commandes sur le logiciel KIMOCE (gestion des demandes bâtimentaires),
- Valider les factures sur le logiciel SEDIT.
- Valider les commandes de produits d’entretien et d’hygiène.
- Gérer l’agenda et la messagerie du Directeur,
- Organiser les réunions (calage date, convocation, réservation de salle, préparation des documents à la demande, rédaction et diffusion des compte-rendu),
- Organiser les déplacements,
- Préparer les dossiers pour la réunion de direction, y assister et rédiger le compte-rendu,
- Aide ponctuelle au Directeur de la Direction du Patrimoine et des Ressources Partagées (DPRP).
Secrétariat pour la Direction, le Service Canaux et Environnement et Suppléance du secrétariat du Service Vie des Bâtiments et Service Constructions Publiques
- Gérer, traiter et assurer le suivi des courriers courants et courriers réservés, y compris dans le logiciel dédié MAARCH,
- Assurer le suivi des circuits de signature des parapheurs (courriers et notes),
- Mettre à jour des tableaux de suivi (courriers et congés),
- Réaliser un accueil physique et téléphonique,
- Préparer et suivre les rapports pour les réunions des Commissions Intérieures, les CP et les Sessions,
- Préparer des réunions avec le Président, les Vice-présidents et les Elus,
- Classer des documents en respectant l’organisation mise en place,
- Être en coordination et appui avec les secrétariats de la DBCE, et assurer le suivi et le secrétariat de la mission transition énergétique,
Gestion de réservations
- Gérer les astreintes bâtimentaires (planning, véhicule d’astreinte, tableau des indemnités à transmettre à la DRH pour paiement),
- Gestion des cartes TAO pour les services du PAD présents au pavillon Aménagement,
- Gérer les inscriptions au mess de la gendarmerie.
Suivi de commandes et budgets associés
- Assurer le suivi des fournitures de bureau, du papier, et des consommables informatiques (commandes et suivi du budget) pour la DBCE et la DPRP,
- Suivre les commandes sur le logiciel KIMOCE (gestion des demandes bâtimentaires),
- Valider les factures sur le logiciel SEDIT.
- Valider les commandes de produits d’entretien et d’hygiène.
Profils recherchés
Niveau d'études min. requis
BAC+2
Niveau d'expérience min. requis
Inférieur à 2 ans
Profil / Expérience requise
Vous êtes titulaire d'un diplôme d'Assistant manager (ou BAC+2 équivalent) et avez une expérience significative sur des fonctions similaires.
Vous faites preuve d'organisation et de réactivité, et êtes dynamique et motivé(e).
L’emploi correspond au cadre d’emplois des Rédacteurs territoriaux et peut être pourvu par mobilité interne, mutation, détachement ou à défaut par voie contractuelle (contrat de 1 à 3 ans renouvelable dans la limite de 6 ans avant proposition d'un contrat à durée indéterminée).
BAC+2
Niveau d'expérience min. requis
Inférieur à 2 ans
Profil / Expérience requise
Vous êtes titulaire d'un diplôme d'Assistant manager (ou BAC+2 équivalent) et avez une expérience significative sur des fonctions similaires.
Vous faites preuve d'organisation et de réactivité, et êtes dynamique et motivé(e).
L’emploi correspond au cadre d’emplois des Rédacteurs territoriaux et peut être pourvu par mobilité interne, mutation, détachement ou à défaut par voie contractuelle (contrat de 1 à 3 ans renouvelable dans la limite de 6 ans avant proposition d'un contrat à durée indéterminée).
Contact et modalités de candidature
Contact
0238254545
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.