Assistante coordinatrice H/F
Offre n° O044250120001244
Publiée le 20/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - bp 50167, Saint-Herblain (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
20/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
Seconde ville de l’agglomération par sa taille et troisième du département de Loire-Atlantique, Saint-Herblain est une ville attractive, au-delà de ses frontières géographiques. Ses 51 300 habitants apprécient ses structures de quartier : 80 équipements sportifs, 4 centres socio-culturels, 2 piscines, 5 médiathèques et ludothèques. Un pôle de service public, le Carré des services publics, mais aussi 15 groupes scolaires complètent une offre de services publics de proximité. La ville souhaite ainsi rester à taille humaine au cœur d’une métropole de 600 000 habitants.
Les Herblinois profitent également des espaces paysagers naturels et entretenus - autour de l’axe central du Cours Hermeland, une trame paysagère, verte et bleue, qui traverse la commune du Nord au Sud sur 7 km à vol d’oiseau et qui permet promenades, course à pied ou balade à vélo le long des liaisons douces aménagées.
Contexte direction/service :
Au sein de la Direction du Secrétariat Général et de l’Observatoire comprenant 3 entités : la Cellule de Gestion, le Service Juridique Vie des Assemblées et le Service Évaluation et Contrôle de Gestion.
Placée sous l’autorité de la responsable de Cellule de gestion, vous intégrerez une équipe composée de 8 agents en charge de l’assistance administrative aux élus, à la direction générale, à la direction et aux services de la DSGO, ainsi que de la documentation et des archives municipales..
Les Herblinois profitent également des espaces paysagers naturels et entretenus - autour de l’axe central du Cours Hermeland, une trame paysagère, verte et bleue, qui traverse la commune du Nord au Sud sur 7 km à vol d’oiseau et qui permet promenades, course à pied ou balade à vélo le long des liaisons douces aménagées.
Contexte direction/service :
Au sein de la Direction du Secrétariat Général et de l’Observatoire comprenant 3 entités : la Cellule de Gestion, le Service Juridique Vie des Assemblées et le Service Évaluation et Contrôle de Gestion.
Placée sous l’autorité de la responsable de Cellule de gestion, vous intégrerez une équipe composée de 8 agents en charge de l’assistance administrative aux élus, à la direction générale, à la direction et aux services de la DSGO, ainsi que de la documentation et des archives municipales..
Missions / conditions d'exercice
Assistance au quotidien du Directeur Général des Services et de la Directrice Générale Adjointe « Citoyenneté et Ressources »
Gestion du secrétariat : accueil physique et téléphonique, gestion et suivi des courriers, des courriels, des parapheurs et des agendas, organisation et logistique de réunions, élaboration de supports de réunions et d’informations, rédaction et transmission de notes de services/internes et compte-rendu, suivi des boites mails génériques et alimentation des espaces collaboratifs
Relai Communication des organismes extérieurs (Nantes Métropole, autres communes, réseau et conférence des DGS, …) : recherche et/ou réception d’éléments (comptes rendus de réunions, convention de gestion, plans, …) pour transmission auprès de la Direction Générale
Suivi des instances municipales : vérification de la conformité des procédures administratives (circuit de validation, échéances, charte graphique etc…)
Élaboration de supports et diffusion de l’information, classement et archivage papier et numérique, en veillant au respect des données personnelles.
Coordination du pool assistants(es) de la direction générale
Gestion RH du pool des assistants(es) et de la Direction Générale : suivi des plannings, suivi des tickets restaurants, suivi des absences, suivi des formations, suivi des frais de déplacements, missions relatives à l’accueil des nouveaux arrivants/stagiaires…
Gestion administrative et comptable : suivi du budget de la Direction générale, gestion des bons de commandes et factures, gestion des cartes de parking et essence, suivi des tickets informatiques et matériels, gestion des stocks et commande de fournitures
Binôme de la Responsable de Cellule de Gestion de la DSGO
Suivi d’indicateurs d’activités, alimentation de bases de données ou tableaux de bord (réalisation de statistiques périodiques et bilan annuel)
Suppléance en cas d’absence
Gestion du secrétariat : accueil physique et téléphonique, gestion et suivi des courriers, des courriels, des parapheurs et des agendas, organisation et logistique de réunions, élaboration de supports de réunions et d’informations, rédaction et transmission de notes de services/internes et compte-rendu, suivi des boites mails génériques et alimentation des espaces collaboratifs
Relai Communication des organismes extérieurs (Nantes Métropole, autres communes, réseau et conférence des DGS, …) : recherche et/ou réception d’éléments (comptes rendus de réunions, convention de gestion, plans, …) pour transmission auprès de la Direction Générale
Suivi des instances municipales : vérification de la conformité des procédures administratives (circuit de validation, échéances, charte graphique etc…)
Élaboration de supports et diffusion de l’information, classement et archivage papier et numérique, en veillant au respect des données personnelles.
Coordination du pool assistants(es) de la direction générale
Gestion RH du pool des assistants(es) et de la Direction Générale : suivi des plannings, suivi des tickets restaurants, suivi des absences, suivi des formations, suivi des frais de déplacements, missions relatives à l’accueil des nouveaux arrivants/stagiaires…
Gestion administrative et comptable : suivi du budget de la Direction générale, gestion des bons de commandes et factures, gestion des cartes de parking et essence, suivi des tickets informatiques et matériels, gestion des stocks et commande de fournitures
Binôme de la Responsable de Cellule de Gestion de la DSGO
Suivi d’indicateurs d’activités, alimentation de bases de données ou tableaux de bord (réalisation de statistiques périodiques et bilan annuel)
Suppléance en cas d’absence
Profils recherchés
Formation supérieure Assistant de Direction ou équivalent, ou disposant d’une expérience significative en assistanat de direction et/ou d’administration des collectivités locales.
D’une grande discrétion, avec des qualités rédactionnelles et relationnelles reconnues et possédant un réel esprit d’équipe ; sachant travailler en autonomie et en transversalité, dans le respect des circuits et procédures.
Sens de l’organisation, rigueur et gestion des priorités, sachant prendre des initiatives et être force de proposition.
Sens du service public et de l’intérêt général. Connaissances souhaitées du fonctionnement des collectivités territoriales et des compétences des services municipaux.
Bonne maitrise des outils Internet, Intranet, bureautiques (Word, bases de données Excel, Powerpoint, One Note)
Connaissances souhaitées des logiciels spécifiques (type Astre, Dotelec, Acte Office…)
D’une grande discrétion, avec des qualités rédactionnelles et relationnelles reconnues et possédant un réel esprit d’équipe ; sachant travailler en autonomie et en transversalité, dans le respect des circuits et procédures.
Sens de l’organisation, rigueur et gestion des priorités, sachant prendre des initiatives et être force de proposition.
Sens du service public et de l’intérêt général. Connaissances souhaitées du fonctionnement des collectivités territoriales et des compétences des services municipaux.
Bonne maitrise des outils Internet, Intranet, bureautiques (Word, bases de données Excel, Powerpoint, One Note)
Connaissances souhaitées des logiciels spécifiques (type Astre, Dotelec, Acte Office…)
Contact et modalités de candidature
Contact
0228252000
Informations complémentaires
Conditions de travail
Cycle hebdomadaire de 37h30 sur 4.5 jours
Particularité du poste : Permanences (environ 3 demi-heures par semaine en roulement avec les autres assistantes) à savoir : du lundi au vendredi de 08h00 à 08h30 et de 17h30 à 18h00 sauf le vendredi soir et vacances scolaires.
Jour télétravaillable : ½ journée par semaine
Nos avantages :
-Une participation à la mutuelle et prévoyance
-Un comité des œuvres sociales qui participe aux loisirs, sorties culturelles et sportives ainsi qu’aux vacances
-Une prise en charge pour vos déplacements (TAN, vélo électrique et classique ainsi que le TER)
-Ratio d’avancement de grade fixé à 100%
-Contrat collectif prévoyance à adhésion obligatoire (incapacité temporaire de travail/invalidité permanente)
-Tickets restaurant dématérialisés, pour un montant de 144 € par mois sur 12 mois (prise en charge à hauteur de 60 % par l’employeur).
Rémunération :
Statutaire + Régime indemnitaire + prime annuelle
Poste à temps complet, à pourvoir à compter du 01/04/2025
Poste accessible hors concours aux personnes en situation de handicap sous condition de diplôme.
Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux - Catégorie B
Renseignements :
Isabelle Maquaire – Responsable de la cellule de gestion de la DSGO 02 28 25 20 90
Les candidatures (lettre de motivation, curriculum vitae, dernier arrêté administratif ou attestation liste d’aptitude, ou attestation RQTH), sont à adresser par mail à contact@saint-herblain.fr.
Tout dossier incomplet ne sera pas étudié en priorité
Cycle hebdomadaire de 37h30 sur 4.5 jours
Particularité du poste : Permanences (environ 3 demi-heures par semaine en roulement avec les autres assistantes) à savoir : du lundi au vendredi de 08h00 à 08h30 et de 17h30 à 18h00 sauf le vendredi soir et vacances scolaires.
Jour télétravaillable : ½ journée par semaine
Nos avantages :
-Une participation à la mutuelle et prévoyance
-Un comité des œuvres sociales qui participe aux loisirs, sorties culturelles et sportives ainsi qu’aux vacances
-Une prise en charge pour vos déplacements (TAN, vélo électrique et classique ainsi que le TER)
-Ratio d’avancement de grade fixé à 100%
-Contrat collectif prévoyance à adhésion obligatoire (incapacité temporaire de travail/invalidité permanente)
-Tickets restaurant dématérialisés, pour un montant de 144 € par mois sur 12 mois (prise en charge à hauteur de 60 % par l’employeur).
Rémunération :
Statutaire + Régime indemnitaire + prime annuelle
Poste à temps complet, à pourvoir à compter du 01/04/2025
Poste accessible hors concours aux personnes en situation de handicap sous condition de diplôme.
Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux - Catégorie B
Renseignements :
Isabelle Maquaire – Responsable de la cellule de gestion de la DSGO 02 28 25 20 90
Les candidatures (lettre de motivation, curriculum vitae, dernier arrêté administratif ou attestation liste d’aptitude, ou attestation RQTH), sont à adresser par mail à contact@saint-herblain.fr.
Tout dossier incomplet ne sera pas étudié en priorité
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.