Assistante des directions services techniques et aménagement/urbanisme
Offre n° O044241128000111
Publiée le 28/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
62 rue de bel-air, Le Cellier (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
28/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
L’assistante des directions des Services Techniques et Aménagement-urbanisme apporte une aide à ces directions en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Ces missions portent tant sur les projets portés par ces services, que sur les affaires courantes et la gestion des équipes, les relations externes/internes et la communication auprès des élus.
Ces missions portent tant sur les projets portés par ces services, que sur les affaires courantes et la gestion des équipes, les relations externes/internes et la communication auprès des élus.
Missions / conditions d'exercice
L’organisation de la vie professionnelle des directions techniques et aménagement-urbanisme :
- Organisation de l’agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités ;
- Rappel des informations importantes et transmissions des messages ;
- Mise en place et suivi d’outils de suivi des affaires courantes et des projets ;
- Organisation des déplacements.
L’organisation et la planification des réunions :
- Rédaction des ordres du jour en concertation avec les directions techniques et aménagement-urbanisme ;
- Organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter, gérer la liste, gestion des documents…) ;
- Respect des délais de transmission de documents avant les réunions ;
- Prise de notes lors des réunions ou elle est présente et rédaction des comptes rendus.
L’accueil téléphonique, physique et gestion des courriers et mails :
- Accueil téléphonique au standard ;
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent ;
- Gestion papier et gestion numérique du courrier des directions et intégration dans les outils de suivi ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques.
La réalisation et la mise en forme de travaux bureautiques, classement :
- Prise de notes et mise en forme de tous types de courriers ;
- Réalisation de saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Recherche d’informations à la demande des directions techniques et aménagement-urbanisme puis synthèse et présentation ;
- Photocopier et assembler des documents ;
- Organisation du classement et de l’archivage des dossiers des directions techniques et aménagement-urbanisme ;
- Bons de commande, décisions, délibération : édition, mise en signature, publicité et contrôle de légalité en lien avec les autres services concernés et dans le respect du Guide MAPA ;
- Gestion des fournitures des directions techniques et aménagement-urbanisme.
Le suivi des projets et activités des directions techniques et aménagement-urbanisme :
- Intégration des priorités du service dans la gestion quotidienne des activités ;
- En lien avec les responsables, suivre et formaliser le rapport d’activité des deux directions.
L’organisation et le suivi des équipes techniques et aménagement-urbanisme :
- Préparation, suivi et validation des plannings sous la direction des responsables des directions concernées et en lien avec le service administration générale ;
- Contact et suivi des prestataires fournissant du personnel en lien avec le service administration générale ;
- Inscription et suivi des formations des équipes des services techniques et aménagement-urbanisme dans le respect des instructions des directions et en lien avec le service administration générale, des comptes-rendus d’entretiens annuel et de la politique de formation communale.
Urbanisme et aménagement :
- Apporter son soutien aux agents du service urbanisme pour la gestion administrative papier et dématérialisée.
- Gestion administrative des DIA de manière dématérialisée ;
- Selon les besoins du service urbanisme, soutien à la gestion administrative des dossiers d’autorisation du droit des sols en format papier ou dématérialisé :
- enregistrement des dossiers, consultation des services externes via le logiciel métier ;
- envois des courriers, envois des arrêtés
- classement
- suivi système d’archivages du service urbanisme
- Gestion des numérotations, certificats d’adressage et suivi du RIL en lien/binôme/renfort avec l’assistante du service urbanisme
- Organisation de l’agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités ;
- Rappel des informations importantes et transmissions des messages ;
- Mise en place et suivi d’outils de suivi des affaires courantes et des projets ;
- Organisation des déplacements.
L’organisation et la planification des réunions :
- Rédaction des ordres du jour en concertation avec les directions techniques et aménagement-urbanisme ;
- Organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter, gérer la liste, gestion des documents…) ;
- Respect des délais de transmission de documents avant les réunions ;
- Prise de notes lors des réunions ou elle est présente et rédaction des comptes rendus.
L’accueil téléphonique, physique et gestion des courriers et mails :
- Accueil téléphonique au standard ;
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent ;
- Gestion papier et gestion numérique du courrier des directions et intégration dans les outils de suivi ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques.
La réalisation et la mise en forme de travaux bureautiques, classement :
- Prise de notes et mise en forme de tous types de courriers ;
- Réalisation de saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Recherche d’informations à la demande des directions techniques et aménagement-urbanisme puis synthèse et présentation ;
- Photocopier et assembler des documents ;
- Organisation du classement et de l’archivage des dossiers des directions techniques et aménagement-urbanisme ;
- Bons de commande, décisions, délibération : édition, mise en signature, publicité et contrôle de légalité en lien avec les autres services concernés et dans le respect du Guide MAPA ;
- Gestion des fournitures des directions techniques et aménagement-urbanisme.
Le suivi des projets et activités des directions techniques et aménagement-urbanisme :
- Intégration des priorités du service dans la gestion quotidienne des activités ;
- En lien avec les responsables, suivre et formaliser le rapport d’activité des deux directions.
L’organisation et le suivi des équipes techniques et aménagement-urbanisme :
- Préparation, suivi et validation des plannings sous la direction des responsables des directions concernées et en lien avec le service administration générale ;
- Contact et suivi des prestataires fournissant du personnel en lien avec le service administration générale ;
- Inscription et suivi des formations des équipes des services techniques et aménagement-urbanisme dans le respect des instructions des directions et en lien avec le service administration générale, des comptes-rendus d’entretiens annuel et de la politique de formation communale.
Urbanisme et aménagement :
- Apporter son soutien aux agents du service urbanisme pour la gestion administrative papier et dématérialisée.
- Gestion administrative des DIA de manière dématérialisée ;
- Selon les besoins du service urbanisme, soutien à la gestion administrative des dossiers d’autorisation du droit des sols en format papier ou dématérialisé :
- enregistrement des dossiers, consultation des services externes via le logiciel métier ;
- envois des courriers, envois des arrêtés
- classement
- suivi système d’archivages du service urbanisme
- Gestion des numérotations, certificats d’adressage et suivi du RIL en lien/binôme/renfort avec l’assistante du service urbanisme
Profils recherchés
- Maitrise des techniques d’accueil et des règles de communication
- Connaissance des fondamentaux du statut de la fonction publique territoriale et du déroulement de carrière
- Maîtrise de l’outil informatique (logiciels métiers), téléphone, copieur, scan, etc…
- Techniques de secrétariat : prise de notes ; comptes-rendus, courrier, organisation de réunions, invitation, etc…
- Maitriser le langage technique et de l’aménagement et de l’urbanisme
- Savoir s’organiser et gérer les priorités
- Être polyvalente
- Être autonome
- Savoir faire des recherches et des demandes en autonomie
- Faire preuve d’esprit d’initiative
- Méthodologie de classement et d’archivage
- Faire preuve de rigueur, régularité et de concentration
- Nécessité d’intégrer les nouvelles urgences et les évolutions du plan de charge
- Être réactive et disponible
- Nécessité de mise à jour des connaissances par des formations
- Capacité à s’adapter à différents interlocuteurs
- Savoir travailler en équipe et en transversalité
- Disposer de qualités relationnelles et d’écoute
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité
- Connaissance des fondamentaux du statut de la fonction publique territoriale et du déroulement de carrière
- Maîtrise de l’outil informatique (logiciels métiers), téléphone, copieur, scan, etc…
- Techniques de secrétariat : prise de notes ; comptes-rendus, courrier, organisation de réunions, invitation, etc…
- Maitriser le langage technique et de l’aménagement et de l’urbanisme
- Savoir s’organiser et gérer les priorités
- Être polyvalente
- Être autonome
- Savoir faire des recherches et des demandes en autonomie
- Faire preuve d’esprit d’initiative
- Méthodologie de classement et d’archivage
- Faire preuve de rigueur, régularité et de concentration
- Nécessité d’intégrer les nouvelles urgences et les évolutions du plan de charge
- Être réactive et disponible
- Nécessité de mise à jour des connaissances par des formations
- Capacité à s’adapter à différents interlocuteurs
- Savoir travailler en équipe et en transversalité
- Disposer de qualités relationnelles et d’écoute
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0240254018
Informations complémentaires
Merci de transmettre votre CV, lettre de motivation et dernier arrêté à l'adresse : rh@lecellier.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE DU CELLIER
>62 rue de bel-air
44850 Le cellier
>62 rue de bel-air
44850 Le cellier
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.