responsable de service accueil/état-civil
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O043240731000748
Publiée le 10/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
PL CHARLES DE GAULLE, Yssingeaux (Haute-Loire)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
20/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Rémunération indicative
IFSE mensuelle CIA et prime de fin d'année
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre de la création de son accueil mutualisé, la commune d’Yssingeaux recrute un (ou une) responsable du service accueil état-civil mutualisé commune/communauté de communes des sucs.
Placé (e) sous la responsabilité de la cheffe du service secrétariat général, la personne aura pour missions principales :
• Supervision et coordination de l’équipe d’accueil
• Veille du bon fonctionnement et de l’amélioration des pratiques
• Chargé(e) du traitement de l’information et de l’actualité de l’ensemble des services municipaux et intercommunaux pour diffusion par le service aux usagers
Placé (e) sous la responsabilité de la cheffe du service secrétariat général, la personne aura pour missions principales :
• Supervision et coordination de l’équipe d’accueil
• Veille du bon fonctionnement et de l’amélioration des pratiques
• Chargé(e) du traitement de l’information et de l’actualité de l’ensemble des services municipaux et intercommunaux pour diffusion par le service aux usagers
Missions / conditions d'exercice
Missions :
Encadrement de l’équipe d’accueil mutualisé (4 personnes) :
- Superviser, animer et coordonner l’équipe d’accueil mutualisée pour garantir un service de qualité
- Organiser et gérer les plannings des agents pour garantir une couverture optimale de l’accueil
- Assurer l’intégration et la formation initiale des nouveaux agents
- Veiller à la formation continue et au développement des compétences des membres de l’équipe
Organisation et gestion du service :
- Garantir le bon fonctionnement du service accueil : élaboration et mise en œuvre des procédures ; amélioration des pratiques d’accueil
- Mener des réunions régulières pour assurer la cohésion et la communication au sein de l’équipe
- Collaborer avec les autres services des deux collectivités pour assurer une prise en charge efficace des demandes usagers avec notamment la mise en place d’un outil de suivi des demandes
- Participer aux réunions internes et représenter le service accueil
- Suivre les indicateurs de performance du service et rédiger des rapports réguliers sur l’activité du service et proposer des axes d’amélioration
Accueil et orientation des publics :
- Assurer la veille quotidienne des informations et actualités des services commune et communauté de communes pour une diffusion au service
- Assurer la continuité du service avec les missions courantes : accueil du public physique et téléphonique, prise de rendez-vous, instruction des CNI passeports, gestion de l’état-civil et du funéraire…
- Développer le service gestion de la relation à l’usager
- Développer des procédures dématérialisées et des démarches en lignes
Encadrement de l’équipe d’accueil mutualisé (4 personnes) :
- Superviser, animer et coordonner l’équipe d’accueil mutualisée pour garantir un service de qualité
- Organiser et gérer les plannings des agents pour garantir une couverture optimale de l’accueil
- Assurer l’intégration et la formation initiale des nouveaux agents
- Veiller à la formation continue et au développement des compétences des membres de l’équipe
Organisation et gestion du service :
- Garantir le bon fonctionnement du service accueil : élaboration et mise en œuvre des procédures ; amélioration des pratiques d’accueil
- Mener des réunions régulières pour assurer la cohésion et la communication au sein de l’équipe
- Collaborer avec les autres services des deux collectivités pour assurer une prise en charge efficace des demandes usagers avec notamment la mise en place d’un outil de suivi des demandes
- Participer aux réunions internes et représenter le service accueil
- Suivre les indicateurs de performance du service et rédiger des rapports réguliers sur l’activité du service et proposer des axes d’amélioration
Accueil et orientation des publics :
- Assurer la veille quotidienne des informations et actualités des services commune et communauté de communes pour une diffusion au service
- Assurer la continuité du service avec les missions courantes : accueil du public physique et téléphonique, prise de rendez-vous, instruction des CNI passeports, gestion de l’état-civil et du funéraire…
- Développer le service gestion de la relation à l’usager
- Développer des procédures dématérialisées et des démarches en lignes
Profils recherchés
Profil recherché
• Recrutement titulaire catégorie : B ou C
• Expérience appréciée : 2 ans dans le domaine d’activité état-civil
• Aisance avec les outils de bureautique
• Poste à temps complet (35 h hebdo)
• Permanences du samedi matin à tour de rôle avec les membres de l’équipe
Savoir-faire
- Capacités managériales
- Connaissance générale sur le fonctionnement des collectivités
- Connaître les règles générales de l’état civil (IGREC) et du droit funéraire
Savoir-être
• Qualités d’écoute et relationnelles importantes
• Être rigoureux et organisé
• Savoir travailler en équipe
• Sens du service public
• Devoir de discrétion, réserve, neutralité
• Recrutement titulaire catégorie : B ou C
• Expérience appréciée : 2 ans dans le domaine d’activité état-civil
• Aisance avec les outils de bureautique
• Poste à temps complet (35 h hebdo)
• Permanences du samedi matin à tour de rôle avec les membres de l’équipe
Savoir-faire
- Capacités managériales
- Connaissance générale sur le fonctionnement des collectivités
- Connaître les règles générales de l’état civil (IGREC) et du droit funéraire
Savoir-être
• Qualités d’écoute et relationnelles importantes
• Être rigoureux et organisé
• Savoir travailler en équipe
• Sens du service public
• Devoir de discrétion, réserve, neutralité
Contact et modalités de candidature
Contact
04 71 65 73 54
Informations complémentaires
Retour des candidatures avant le 20 septembre 2024
Prise de poste au plus tôt
adhésion au CNAS, chèque déjeuner, participation employeur prévoyance et santé.
IFSE mensuelle-CIA + prime de fin d'année
Prise de poste au plus tôt
adhésion au CNAS, chèque déjeuner, participation employeur prévoyance et santé.
IFSE mensuelle-CIA + prime de fin d'année
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE YSSINGEAUX
>PL CHARLES DE GAULLE
43200 YSSINGEAUX
>PL CHARLES DE GAULLE
43200 YSSINGEAUX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.