Assistant-e administrative/administratif
Offre n° O038250219001095
Publiée le 17/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Nichée au cœur des montagnes, Grenoble est une ville dynamique et une terre d’engagement, réputée pour son esprit d’innovation, sa qualité de vie et son patrimoine culturel. Avec ses parcs verdoyants, son cœur de ville chaleureux et ses sommets enneigés à proximité, Grenoble offre un cadre de vie exceptionnel, propice à l'épanouissement personnel et professionnel. Que vous soyez passionné-e par les sports de montagne, l'art et la culture, ou simplement en quête d’une vie urbaine et citoyenne animée, Grenoble a tout pour vous séduire.
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
Site web de l'employeur
Lieu de travail
11, boulevard jean pain, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
19/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Vous travaillez en binôme sous la responsabilité du/de la Che-ffe du service Coordination Générale et en lien étroit avec le Cabinet du Maire au sein d’un pôle de 6 assistant-es. Votre rôle consiste à faciliter l’exercice des missions du/ de la Chef-fe de Cabinet du Maire
Missions / conditions d'exercice
-Assurer des missions de secrétariat du Cabinet du Maire et de la Coordination Générale
-Assurer des permanences de secrétariat pour le Cabinet du Maire
-Gérer l’agenda du Maire et de la cheffe de Cabinet : assurer la constitution des dossiers préparatoires quotidiens pour le Maire, avec les éléments nécessaires à chaque réunion et évènement
-Organiser des réunions internes et externes, préparer les dossiers et supports et assurer la logistique
-Assister à certaines réunions en fonction des besoins et rédiger des relevés de décisions ou des comptes-rendus
-Assurer le suivi du planning des notes au Maire en lien avec la Direction Générale : centraliser et vérifier les notes, discours et documents de travail auprès des différents services et membres du Cabinet du Maire
-Constituer quotidiennement les pochettes du Maire
-Préparer les documents pour le Conseil municipal
-Gérer les présences du Maire ou ses représentations et rédiger les réponses aux invitations
-Assurer un suivi régulier avec le Protocole pour l’organisation de cérémonies et événements, l’accueil de personnalités et de délégations officielles
-Rédiger des courriers et assurer le suivi des parapheurs et l’enregistrement dans les différents logiciels métiers de traitement du courrier
-Organiser les déplacements du Maire et de la Cheffe de Cabinet en France et à l’étranger et gérer les réservations (nuitées, transports et restauration), gérer les états de frais
-Contribuer à la gestion de la boîte mail du Maire : trier les messages, identifier les sujets urgents ou sensibles, orienter et suivre les messages dans un rôle de veille et d’alerte -Gérer les billetteries de la Ville de Grenoble (clubs sportifs, Palais des Sports, etc)
-Assurer un accueil physique et téléphonique
-Gérer les vœux du Maire
-Constituer, suivre et archiver des dossiers
-Assurer des permanences de secrétariat pour le Cabinet du Maire
-Gérer l’agenda du Maire et de la cheffe de Cabinet : assurer la constitution des dossiers préparatoires quotidiens pour le Maire, avec les éléments nécessaires à chaque réunion et évènement
-Organiser des réunions internes et externes, préparer les dossiers et supports et assurer la logistique
-Assister à certaines réunions en fonction des besoins et rédiger des relevés de décisions ou des comptes-rendus
-Assurer le suivi du planning des notes au Maire en lien avec la Direction Générale : centraliser et vérifier les notes, discours et documents de travail auprès des différents services et membres du Cabinet du Maire
-Constituer quotidiennement les pochettes du Maire
-Préparer les documents pour le Conseil municipal
-Gérer les présences du Maire ou ses représentations et rédiger les réponses aux invitations
-Assurer un suivi régulier avec le Protocole pour l’organisation de cérémonies et événements, l’accueil de personnalités et de délégations officielles
-Rédiger des courriers et assurer le suivi des parapheurs et l’enregistrement dans les différents logiciels métiers de traitement du courrier
-Organiser les déplacements du Maire et de la Cheffe de Cabinet en France et à l’étranger et gérer les réservations (nuitées, transports et restauration), gérer les états de frais
-Contribuer à la gestion de la boîte mail du Maire : trier les messages, identifier les sujets urgents ou sensibles, orienter et suivre les messages dans un rôle de veille et d’alerte -Gérer les billetteries de la Ville de Grenoble (clubs sportifs, Palais des Sports, etc)
-Assurer un accueil physique et téléphonique
-Gérer les vœux du Maire
-Constituer, suivre et archiver des dossiers
Profils recherchés
Savoir faire
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat
Vous avez des capacités d’organisation et de gestion du temps de travail
Vous avez une solide connaissance de l'administration municipale, de ses différents services et de l’articulation avec le Cabinet du Maire et les élu-es.
Vous avez un bon niveau d’expression orale et écrite : règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
Vous connaissez les principes rédactionnels du compte-rendu et de la note de synthèse
Vous maîtrisez les logiciels informatiques (outlook, applications métiers)
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack office)
Savoir être
Vous faites preuve d’autonomie, d’initiative, de méthode et de rigueur
Vous avez la capacité à gérer de façon sereine un flux important d’informations à traiter, en repérant les priorités et les sujets sensibles
Vous avez le sens de l’écoute, des relations humaines et de la diplomatie. Vous faites preuve d’une très grande discrétion.
Vous faites preuve de disponibilité
Vous avez le sens du travail en équipe et savez être polyvalent-e et réactif/réactive
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat
Vous avez des capacités d’organisation et de gestion du temps de travail
Vous avez une solide connaissance de l'administration municipale, de ses différents services et de l’articulation avec le Cabinet du Maire et les élu-es.
Vous avez un bon niveau d’expression orale et écrite : règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
Vous connaissez les principes rédactionnels du compte-rendu et de la note de synthèse
Vous maîtrisez les logiciels informatiques (outlook, applications métiers)
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack office)
Savoir être
Vous faites preuve d’autonomie, d’initiative, de méthode et de rigueur
Vous avez la capacité à gérer de façon sereine un flux important d’informations à traiter, en repérant les priorités et les sujets sensibles
Vous avez le sens de l’écoute, des relations humaines et de la diplomatie. Vous faites preuve d’une très grande discrétion.
Vous faites preuve de disponibilité
Vous avez le sens du travail en équipe et savez être polyvalent-e et réactif/réactive
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle :
Temps de travail hebdomadaire :
Horaires flexibles en semaine en fonction de l’actualité
25 jours de congés annuels, 4 jours ARTT par an et 2 jours de congés dit de fractionnement
Semaine de travail sur 35h35 (ouvrant droit aux 4 jours d'ARTT)
Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance (sauf contrat horaire)
Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses
Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Temps de travail hebdomadaire :
Horaires flexibles en semaine en fonction de l’actualité
25 jours de congés annuels, 4 jours ARTT par an et 2 jours de congés dit de fractionnement
Semaine de travail sur 35h35 (ouvrant droit aux 4 jours d'ARTT)
Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance (sauf contrat horaire)
Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses
Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.