Assistant administratif et financier (F/H)
Offre n° O038241119000453
Publiée le 19/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Entre ville, montagne et campagne, le territoire de Grenoble-Alpes Métropole rassemble 450 000 habitants et 49 communes aux profils diversifiés. Les indicateurs d'aménagement durable la situe dans le peloton de tête des métropoles françaises car son urbanisation compacte lui permet de limiter les déplacements motorisés et de préserver son environnement. L offre et les conditions de logement la rende accueillante ; la dynamique économique s appuie sur une grande diversité de l'emploi qui garde un fort secteur productif et de grandes capacités d'innovation. Son rayonnement national et international repose sur le triptyque université-recherche-entreprises. Grenoble-Alpes Métropole effectue son service public grâce à 1800 agents
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Le forum, 3 rue malakoff, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
19/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances >
Gestion et ingénierie financière
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Mission principale du service : il est chargé de l’exécution des marchés et de la gestion budgétaire des activités de la direction de l’immobilier et de l’environnement de travail et plus particulièrement des services de :
Maitrise d’ouvrage batimentaire (service construction)
Maintenance des bâtiments et équipements propriétés (service maintenance)
Gestion de la flotte de véhicules (service parc roulant)
Gestion des prestations de service, mobiliers et magasin (service environnement de travail)
Maitrise d’ouvrage batimentaire (service construction)
Maintenance des bâtiments et équipements propriétés (service maintenance)
Gestion de la flotte de véhicules (service parc roulant)
Gestion des prestations de service, mobiliers et magasin (service environnement de travail)
Missions / conditions d'exercice
Quotité de temps de travail affecté aux différents dossiers
50 % : gestion des factures et avoirs de fluides (eau / électricité / gaz / chauffage urbain), mise à jour des tableaux de suivi
50 % : émission de bons commande et gestion des factures afférentes de fournitures, services et travaux du service Maintenance
Activité 1 : Assurer le suivi administratif et comptable des dépenses et des recettes en lien avec le / les chargé(s) de suivi administratifs et financiers
Effectuer l’engagement : procéder aux engagements de dépense et de recette, constituer le dossier des pièces justificatives de la dépense / de la recette, si nécessaire faire créer les lignes d’imputations budgétaire et demander les virements de crédits en cohérence avec les enveloppes budgétaires gérées par les chargés de suivi
Suivi des engagements : Suivre les engagements jusqu’à l’envoi au prestataire, suivre les crédits des engagements réalisés sans l’application GRAND ANGLE
Gérer la facturation (selon le type de contrat et le niveau de réalisation du contrat) : réceptionner et contrôler les éléments de facturation, vérifier le service fait, produire les certificats administratifs, certificats de paiement et états de solde, calculer la révision de prix, répondre aux demandes des prestataires, traiter les observations et/ou les rejets du comptable public
Effectuer le pré-mandatement des engagements et des factures
Suivre l’exécution des contrats et marchés conclus par la Direction de l’Immobilier et de l’Environnement de Travail : produire les ordres de service, contrôler le bordereau des prix, gérer les garanties financières : contrôler les documents envoyés par les prestataires, demander les libérations de retenue de garantie
Préparer et vérifier le circuit des différents documents à porter au visa
Activité 2 : Participer à la sécurisation des opérations financières
Tenir à jour des tableaux de suivi des engagements et leur réalisation
Participer à l’élaboration des prévisions budgétaires en lien avec les chargés de suivi administratifs et financiers : état des consommations, restes à réaliser…
Activité 3 : Contribuer à l’amélioration du service rendu
Assurer la suppléance des autres assistant(e)s administratifs en cas d’absence ou de surcroit d’activité : effectuer si nécessaire les virements de crédits, les commandes sur marchés, assurer le suivi et la gestion des parapheurs (bons de commande, courriers urgents...), contribuer au règlement des factures en attente, effectuer différentes tâches administratives (scan des pièces, enregistrement de tiers, engagements, etc …)
Veiller au respect des délais de paiement
50 % : gestion des factures et avoirs de fluides (eau / électricité / gaz / chauffage urbain), mise à jour des tableaux de suivi
50 % : émission de bons commande et gestion des factures afférentes de fournitures, services et travaux du service Maintenance
Activité 1 : Assurer le suivi administratif et comptable des dépenses et des recettes en lien avec le / les chargé(s) de suivi administratifs et financiers
Effectuer l’engagement : procéder aux engagements de dépense et de recette, constituer le dossier des pièces justificatives de la dépense / de la recette, si nécessaire faire créer les lignes d’imputations budgétaire et demander les virements de crédits en cohérence avec les enveloppes budgétaires gérées par les chargés de suivi
Suivi des engagements : Suivre les engagements jusqu’à l’envoi au prestataire, suivre les crédits des engagements réalisés sans l’application GRAND ANGLE
Gérer la facturation (selon le type de contrat et le niveau de réalisation du contrat) : réceptionner et contrôler les éléments de facturation, vérifier le service fait, produire les certificats administratifs, certificats de paiement et états de solde, calculer la révision de prix, répondre aux demandes des prestataires, traiter les observations et/ou les rejets du comptable public
Effectuer le pré-mandatement des engagements et des factures
Suivre l’exécution des contrats et marchés conclus par la Direction de l’Immobilier et de l’Environnement de Travail : produire les ordres de service, contrôler le bordereau des prix, gérer les garanties financières : contrôler les documents envoyés par les prestataires, demander les libérations de retenue de garantie
Préparer et vérifier le circuit des différents documents à porter au visa
Activité 2 : Participer à la sécurisation des opérations financières
Tenir à jour des tableaux de suivi des engagements et leur réalisation
Participer à l’élaboration des prévisions budgétaires en lien avec les chargés de suivi administratifs et financiers : état des consommations, restes à réaliser…
Activité 3 : Contribuer à l’amélioration du service rendu
Assurer la suppléance des autres assistant(e)s administratifs en cas d’absence ou de surcroit d’activité : effectuer si nécessaire les virements de crédits, les commandes sur marchés, assurer le suivi et la gestion des parapheurs (bons de commande, courriers urgents...), contribuer au règlement des factures en attente, effectuer différentes tâches administratives (scan des pièces, enregistrement de tiers, engagements, etc …)
Veiller au respect des délais de paiement
Profils recherchés
Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Niveau CAP/BEP spécialisation administrative et comptable
Expérience souhaitée : Une première expérience dans le même poste est souhaitée
CONNAISSANCES
Connaissances des règles budgétaires et comptables
Connaissance du droit de la commande publique
Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
SAVOIR FAIRE
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
Capacité à prioriser et à organiser son activité
Qualités rédactionnelles
Qualités d’analyse et de synthèse
Maitrise des outils informatiques
SAVOIR ETRE
Rigueur / Organisation / Méthode / Pragmatisme
Qualités de travail en équipe
Réactivité / Disponibilité
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Niveau CAP/BEP spécialisation administrative et comptable
Expérience souhaitée : Une première expérience dans le même poste est souhaitée
CONNAISSANCES
Connaissances des règles budgétaires et comptables
Connaissance du droit de la commande publique
Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
SAVOIR FAIRE
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
Capacité à prioriser et à organiser son activité
Qualités rédactionnelles
Qualités d’analyse et de synthèse
Maitrise des outils informatiques
SAVOIR ETRE
Rigueur / Organisation / Méthode / Pragmatisme
Qualités de travail en équipe
Réactivité / Disponibilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0476595959
Informations complémentaires
Temps de travail: 9 choix de cycle de travail avec possibilité de travailler sur 5 jours ou 4,5 jours + 25 jours de congés annuels + RTT (jusqu'à 25 jours selon le cycle) + horaires variables
Avantages sociaux :
-Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300euros par an),
-Participation mutuelle et prévoyance,
-Titres restaurant (10euros unitaire dont 60% prise en charge par l'employeur),
-Comité des oeuvres sociales,
-CESU (jusqu'à 400euros)
-Activités sportives proposées sur le temps de travail
Avantages sociaux :
-Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300euros par an),
-Participation mutuelle et prévoyance,
-Titres restaurant (10euros unitaire dont 60% prise en charge par l'employeur),
-Comité des oeuvres sociales,
-CESU (jusqu'à 400euros)
-Activités sportives proposées sur le temps de travail
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.